ผู้ประกอบการ SMEs เป็นจำนวนมากสงสัยว่าเพราะเหตุใดการที่ไม่มีบันทึกจึงเป็นสิ่งที่ไม่ดี ทั้งนี้เนื่องจากพวกเขาเป็นเจ้าของธุรกิจ ใครจะมาสนใจ ถ้าหากว่าค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ถูกนำเข้ามารวมเข้าด้วยกันทั้งหมด
เจ้าหนี้และผู้ที่จะให้ธุรกิจกู้ยืมเงินจะให้ความสนใจเกี่ยวกับสภาพบันทึกของธุรกิจ พวกเขาต้องการที่จะมองเห็นว่าธุรกิจสามารถทำกำไรได้ด้วยวิธีใด ในที่สุดผู้ประกอบการควรจะให้ความสนใจว่าธุรกิจดำเนินงานอย่างเหมาะสมหรือไม่
บันทึกที่ดีเป็นที่ต้องการเพื่อจุดมุ่งหมายทั้งภายในและภายนอก อย่างไรก็ตาม ประเภทของสมุดบัญชีซึ่งเป็นที่ต้องการของการบริหารภายในอาจจะแตกต่างไปจากสมุดบัญชีที่เจ้าหนี้ภายนอกต้องการ
ไม่ใช่เป็นสิ่งที่ผิดปกติที่จะพบผู้ประกอบการซึ่งเก็บรักษาสมุดบัญชีทั้งสองชุดไว้ สมุดบัญชีชุดหนึ่งเป็นจุดเด่นในเรื่องการตัดสินใจทางการบริหาร ส่วนสมุดบัญชีอีกชุดหนึ่งมีไว้สำหรับแหล่งภายนอก
บันทึกที่ใช้เพื่อจุดมุ่งหมายภายใน
การบริหารธุรกิจที่เหมาะสมไม่เพียงแต่ขึ้นอยู่กับการพิจารณาที่ดีของผู้บริหารเท่านั้นแต่ยังขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีคุณภาพสูงและทันเวลา ซึ่งการพินิจพิจารณาของผู้บริหารจะต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้ด้วยบันทึกภายใน
บันทึกเกี่ยวกับการเกิดรายได้ของธุรกิจอาจจะรวมถึงข้อมูลที่ว่าใครคือผู้ที่ซื้อสินค้า ซื้อเป็นจำนวนเท่าใดทั้งในรูปของปริมาณและจำนวนเงิน และเมื่อใดที่เกิดการซื้อขึ้น สำหรับ SMEs ข้อมูลเหล่านี้สามารถถูกนำไปใช้เพื่อระบุถึงลูกค้าที่สำคัญและรูปแบบการซื้อของพวกเขา
การที่ธุรกิจมีบันทึกพื้นฐานต่อไปนี้จะสามารถสร้างระบบการบัญชีขึ้นมาได้
หลักสำคัญของระบบการเก็บบันทึกภายในที่ดีนั้น คือ งบประมาณของธุรกิจ เนื่องจากงบประมาณเป็นสิ่งจำเป็นในการวางแผนเป็นตัวเลขและเป็นเครื่องมือในการควบคุมจึงจำเป็นต้องทำให้งบประมาณทันสมัยและมีการตรวจสอบบ่อยครั้ง ยอดขายควรจะอยู่ระดับใด การใช้จ่ายในเรื่องของสินค้าคงคลังมีจำนวนมาเกินไปหรือน้อยเกินไปเมื่อเทียบกับระดับของยอดขายที่คาดไว้ ค่าใช้จ่ายสำนักงานมีจำนวนสูงเกินไปเมื่อเทียบกับยอดขายหรือไม่
บันทึกที่ใช้เพื่อจุดมุ่งหมายภายนอก
บันทึกจะต้องถูกเก็บรักษาไว้เพื่อตอบสนองหน่วยงานของรัฐ ลูกค้า และเจ้าหนี้แต่จำนวนข้อมูลที่ต้องการจะผันแปรไปขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจและสถานที่ตั้ง นอกจากความต้องการของรัฐแล้วเจ้าหนี้อาจจะต้องการายงานตามระยะเวลาเกี่ยวกับฐานะทางการเงินของธุรกิจ
สำหรับ SMEs ที่ขอกู้เงิน งบการเงินเหล่านี้เป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นฐานะการเงินไม่เพียงแต่ในช่วงเวลาปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังแสดงถึงฐานะการเงินในปีต่าง ๆ ที่ผ่านมาอีกด้วย ผู้ให้กู้ยืมทางการพาณิชย์ไม่ค่อยจะให้กู้เงิน ถ้าหากว่าไม่มีรายงานเหล่านี้
การตระหนักว่าข้อมูลอะไรเป็นข้อมูลที่จำเป็นและเป็นประโยชน์นั้นเป็นสิ่งสำคัญ ถึงแม้ว่าในบางกรณีบันทึกต่างๆ ซึ่งเป็นที่ต้องการเพื่อจุดมุ่งหมายภายนอกอาจจะแตกต่างจากบันทึกซึ่งเป็นที่ต้องการเพื่อการบริหารภายในอย่างเห็นได้ชัด
ในกรณีส่วนใหญ่ธุรกิจสามารถผสมผสานบันทึกเหล่านี้เพื่อใช้ตอบสนองจุดมุ่งหมายทั้งสองด้านได้ในเวลาเดียวกันซึ่งเป็นการช่วยลดภาระและค่าใช้จ่ายในการเก็บบันทึก
บันทึกทางการเงิน
เจ้าของSMEs เป็นจำนวนมากไม่ได้ทำบัญชีด้วยตนเอง พวกเขาจะว่าจ้างนักบัญชีที่มีใบอนุญาตประกอบวิชาชีพหรือการให้บริการทำบัญชีเพื่อให้บันทึกและจัดเตรียมงบการเงิน ถึงแม้ว่าผู้ประกอบการไม่ได้ปฏิบัติหน้าที่การบัญชีด้วยตัวเองก็เป็นสิ่งสำคัญที่เขาจะต้องเข้าใจความหมายของรายงานซึ่งถูกจัดทำขึ้น
คุณสมบัติที่สำคัญของระบบการบัญชี
การจะทำบันทึกทางการเงินเป็นความรับผิดชอบของผู้ประกอบการ ด้วยวิธีการนี้เท่านั้นที่จะเป็นการประกันว่าสมุดบัญชีต่าง ๆ จะเป็นที่เข้าใจและถูกนำไปใช้ในกระบวนการบริหารธุรกิจ ดังนั้น ระบบการเก็บบันทึกทางการเงินจะต้องได้รับการประสานภายใต้ข้อจำกัดให้เข้ากับความต้องการของเจ้าของและผู้บริหารคนอื่น ๆ ซึ่งใช้ข้อมูลทางการเงิน
กระบวนการเก็บบันทึกที่ดีควรจะตอบสนองผู้ประกอบการโดยจะต้อง
ง่ายที่จะทำความเข้าใจ
เพื่อให้ระบบการทำบัญชีเป็นสิ่งที่มีคุณค่า ระบบดังกล่าวควรจะง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้มิเช่นนั้นแล้วคุณค่าของระบบจะด้อยลงไปและจะเลือนหายเข้าสู่ความมืดมน คำศัพท์ที่ทันสมัยต่าง ๆ อาจจะถูกทดแทนด้วยภาษาธรรมดาสามัญ ตัวอย่างเช่น คำว่าส่วนของเจ้าของอาจจะถูกเปลี่ยนเป็นการลงทุนในธุรกิจของเจ้าของ
ในทำนองเดียวกัน คำที่เข้าใจได้ง่ายอาจจะถูกนำไปใช้แทนที่คำที่เป็นทางการ ถ้าหากว่าคำเหล่านั้นช่วยให้เกิดความชัดเจนและมีการให้คำอธิบายไว้ รายการบัญชีทุกรายการสามารที่จะถูกแยกออกเป็นส่วนประกอบต่าง ๆ เพื่อที่ผู้ประกอบการจะได้สามารถมองเห็นว่ารายการบัญชีแต่ละรายการประกอบด้วยอะไรบ้าง ตัวอย่างเช่น รายจ่ายจ่ายล่วงหน้าสามารถที่จะถูกแยกรายการออกในงบดุลเพื่อแสดงให้เห็นการจ่ายเงินล่วงหน้าเป็นค่าประกันภัย ค่าโฆษณา และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ถ้าหากว่าการแยกรายการดังกล่าวจะช่วยทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและทำให้รายงานเป็นที่เข้าใจและถูกนำไปใช้ประโยชน์ได้มากขึ้น
คล่องตัวและสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของผู้ประกอบการและธุรกิจ
คุณสมบัติประการที่สองของระบบการทำบัญชีที่ดี คือ ความคล่องตัวและความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับความเปลี่ยนแปลง ในขณะที่ธุรกิจขนาดย่อมเติบโตขึ้น ประเภทของรายการบัญชีในบันทึกทางการเงินอาจจะจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงซึ่งมักจะมีการดำเนินการโดยการเพิ่มประเภทบัญชีสำหรับลูกค้ารายใหม่ประเภทต่าง ๆ หรือสินค้าและบริการที่ผลิตและจำหน่าย
ในการเพิ่มประเภทบัญชีดังกล่าวควรจะปล่อยให้มีช่องว่างไว้บ้างเมี่อมีจัดระบบ ผู้ที่รับผิดชอบควรจะมีการพิจารณาถึงประเภทบัญชีที่จัดให้มีขึ้นและความสามารถของบัญชีประเภทต่าง ๆ ในการขยายออกไปให้รับกับธุรกิจด้านใหม่ ๆ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจแห่งหนึ่งใช้บัญชีประเภทการลงทุนอื่น ในงบดุลเพื่อใช้บันทึกกิจกรรมต่าง ๆ ซึ่งไม่ได้เป็นส่วนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับธุรกิจ แต่กเป็นกิจกรรมที่ได้รับการพิจารณาว่าเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างสินทรัพย์ความเป็นเจ้าของที่ดินและอาคารจะไม่ถูกใช้โดยธุรกิจซึ่งโดยตัวเองแล้วมีความเหมาะสมที่จะอยู่ในบัญชีประเภทนี้
ไม่เสียค่าใช้จ่ายดำเนินงานสูงเกินไป
กระบวนการเก็บบันทึกที่ละเอียดสมบูรณ์จะทำให้มีค่าใช้จ่ายสูงกว่าที่การควบคุมทางการเงินจะสามารประหยัดได้ ตัวอย่างเช่น เป็นสิ่งที่ไม่มีเหตุผลเลยที่จะจ่ายเงินจำนวน 25,000 บาทเพื่อที่จะรักษาให้บัญชีประเภทค่าใช้จ่ายอยู่ในแนวทางที่กำหนดโดยที่บัญชีดังกล่าวมีจำนวนเงินเพียง 17,500 บาทต่อปี สำหรับธุรกิจขนาดย่อมส่วนใหญ่ การมีพนักงานบัญชีเพียงคนเดียวก็เพียงพอและความต้องการระบบคอมพิวเตอร์จะแตกต่างกันอย่างมากตามขนาดและลักษณะของธุรกิจ
ไม่ใช้เวลามากเกินไปในการเก็บรักษา
สิ่งที่สัมพันธ์กับเรื่องค่าใช้จ่ายดำเนินงาน คือ ข้อเท็จจริงที่ว่าการเก็บรักษาบันทึกต่าง ๆจะต้องไม่ใช้เวลามากเกินควร โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการ ระบบการเก็บบันทึกควรจะทำงานให้กับเจ้าของเจ้าของไม่ควรจะต้องทำงานให้กับระบบการบันทึกทางการเงินเริ่มที่จะเป็นภาระและมักจะถูกละเลยมากขึ้น
เป็นประโยชน์และใช้ได้สะดวก
บันทึกทางการเงินจะต้องมีไว้พร้อมเพื่อให้ผู้ประกอบการใช้ได้ทุกวันและควรจะถูกเก็บให้ทันสมัยโดยใช้หลักเกณฑ์รายเดือนและจัดเก็บไว้ในที่ซึ่งสะดวกสำหรับผู้ประกอบการและผู้บริหารคนอื่น อย่างไรก็ตาม การที่จะได้บันทึกเหล่านี้นจะต้องถูกจำกัดดให้แต่เพียงเฉพาะผู้ที่ต้องการข้อมูลเพื่อนำไปใช้ในการปฏิบัติหน้าที่เท่านั้น
สรุปประเด็น
การบัญชีและการบันทึกทางการเงิน เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการ SMEs ควรให้ความสนใจ เนื่องจาก เจ้าหนี้และ ผู้ที่จะให้กู้ยืมเงิน จะให้ความสนใจเกี่ยวกับสภาพบันทึกของธุรกิจเป็นอันดับแรก เนื่องจากจะสามารถมองเห็นว่าธุรกิจสามารถทำกำไรได้ด้วยวิธีใด ในที่สุดผู้ประกอบการควรจะให้ความสนใจว่าธุรกิจดำเนินงานอย่างเหมาะสมหรือไม่
ในบทนี้จะเน้นให้ผู้ประกอบการรู้จักการจัดทำบันทึกทางการเงินตามหลักมาตรฐานสากล ซึ่ง บันทึกที่ดีต้องจัดทำทั้ง 1) บันทึกที่ใช้เพื่อจุดมุ่งหมายภายนอก 2) บันทึกที่ใช้เพื่อจุดมุ่งหมายภายนอก
โดยการทำบันทึกทางการเงินทั้ง 2 ข้อที่กล่าวข้างต้น ต้องง่ายต่อการทำความเข้าใจ คล่องตัวและสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของผู้ประกอบการและธุรกิจ ไม่เสียค่าใช้จ่ายดำเนินงานสูงเกินไป ไม่ใช้เวลามากเกินไปในการเก็บรักษา สุดท้าย ต้องเป็นประโยชน์และใช้ได้สะดวก
ที่มา https://docs.google.com/Doc?id=dg3v8ph5_190hv78fkfw
http://sites.google.com/site/ibusinessplan/tawxyang-phaen-thurkic
