Knowledge center : แนวคิดทางการบัญชีเบื้องต้น

      ก่อนอื่นขอเกริ่นนำนิดนึงก่อนนะว่า การดำเนินธุรกิจจะเริ่มต้นด้วยการจัดหาเงิน ซึ่งนำไปสู่การลงทุนเพื่อการดำเนินงานของธุรกิจ โดยมีกิจกรรมพื้นฐานทางธุรกิจ 3 ประเภทคือ

1. กิจกรรมจัดหาเงิน (Financing activities)  คือเป็นหนึ่งในสามกิจกรรมหลักที่ระบบบัญชีใช้ในการจัดกลุ่มรายการการเคลื่อนไหวของเงินทุนของบริษัท โดยกิจกรรมนี้เกี่ยวข้องกับการระดมทุนหรือเงินทุนใหม่ในบริษัท เป็นการจัดหาเงินทุนโดยไม่ต้องใช้ทรัพย์สินหรือบริการของบริษัทเอง
2. กิจกรรมการลงทุน (Investing activities) คือ กิจกรรมทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับการลงทุนในทรัพย์สินและความสามารถในระยะยาวขององค์กรหรือบุคคลธุรกิจ เช่น การซื้อหุ้นหรือหลักทรัพย์อื่นๆ เพื่อลงทุนในธุรกิจรายอื่น การซื้อหรือขายทรัพย์สินอื่นๆ เช่น เครื่องจักร อสังหาริมทรัพย์ เป็นต้น
3. กิจกรรมการดำเนินงาน (Operating activities) คือ กิจกรรมหลักที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานปรกติของธุรกิจหรือองค์กร ซึ่งรวมถึงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการผลิตสินค้าหรือบริการหลักของธุรกิจ การขายและการจัดจำหน่ายสินค้าหรือบริการ การเงิน การจ่ายค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจในประจำวัน

      ดังนั้นจะเห็นได้ว่าการบัญชี เป็นเครื่องมือที่สำคัญของกิจกรรมทางธุรกิจ เพื่อให้ได้ข้อมูลทางการบัญชีและข้อมูลทางการเงินเพื่อเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ที่ผู้บริหารและผู้ใช้ข้อมูลต้องการ

ความหมายของการบัญชี

      การบัญชี (Accounting)  คือ ขั้นตอนของระบบการรวบรวม การวิเคราะห์ และการรายงานข้อมูลทางการเงิน

การบัญชีมีความหมายที่สำคัญ 2 ประการคือ

1. การทำบัญชี (Bookkeeping) เป็นกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวกับการบันทึกข้อมูลการเงินของธุรกิจหรือองค์กรเพื่อให้เกิดข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการทางการเงิน โดยสิ่งที่สำคัญในการทำบัญชีคือการบันทึกข้อมูลการเงินอย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีที่เป็นมาตรฐาน รวมถึงการจัดเก็บข้อมูลการเงินและการทำรายงานทางการเงินต่างๆ เพื่อให้ผู้บริหารและผู้มีส่วนสำคัญอื่นๆ ในองค์กรสามารถดำเนินงานและตัดสินใจในเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

          1.1.  การบันทึกธุรกรรมการเงิน: การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมการเงินต่างๆ เช่น การซื้อขายสินค้า, การจ่ายเงินให้กับลูกค้าหรือผู้ขาย, การรับเงินจากลูกค้า, การจ่ายค่าเช่า ฯลฯ

          1.2.  การจัดเก็บเอกสารทางการเงิน: การเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษี, รายการธุรกรรมต่างๆ

          1.3.  การประมวลผลข้อมูลการเงิน: การจัดระเบียบและประมวลผลข้อมูลการเงินที่ได้รับเพื่อให้เกิดข้อมูลทางการเงินที่สมบูรณ์แบบและมีประสิทธิภาพ

          1.4.   การทำรายงานทางการเงิน: การจัดทำรายงานทางการเงินต่างๆ เพื่อให้ผู้บริหารและผู้มีส่วนสำคัญอื่นๆ ในองค์กรสามารถทราบสถานะการเงินและประสิทธิภาพทางการเงินของธุรกิจ

2. การให้ข้อมูลทางการเงิน เพื่อประโยชน์แก่บุคคลที่เกี่ยวข้องหลายฝ่าย  เช่น  ฝ่ายบริหาร ผู้ให้กู้ เจ้าหนี้ นักลงทุน เป็นต้น ข้อมูลทางการเงินยังสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการวิเคราะห์ทางด้านการเงิน การจัดทำงบประมาณ การปรับปรุงระบบบัญชี เป็นต้น

หลักการบัญชี

      หลักการบัญชี (Accounting principles)  หมายถึง กฎและหลักที่ใช้ในการกำหนดวิธีการบันทึกข้อมูลการเงินและการรายงานทางการเงินของธุรกิจหรือองค์กรต่าง ๆ ในการดำเนินงานของตน หลักการเหล่านี้มีความสำคัญอย่างมากในการสร้างความน่าเชื่อถือในข้อมูลการเงินของธุรกิจและการให้ข้อมูลทางการเงินที่มีความถูกต้องและเป็นรูปธรรม

ประเภทของนักบัญชี แบ่งได้ 3 ประเภท ดังนี้

1. นักบัญชีส่วนบุคคล หรือนักบัญชีบริหาร (Management accountants) หมายถึง นักบัญชีที่มีอาชีพในการรับจ้างทำบัญชีในองค์การธุรกิจต่างๆ มีหน้าที่รับผิดชอบการเก็บรวบรวมข้อมูลจดบันทึกรายการเพื่อเตรียมจัดทำงบการเงินและอธิบายผลของข้อมูลทางการเงินให้ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจ 

หน้าที่การปฏิบัติงานของนักบัญชีมีดังต่อไปนี้

          1.1.   การบัญชีทั่วไป (General accounting) หมายถึง การบัญชีเกี่ยวกับการบันทึกรายการที่เกิดขึ้นโดยทั่วไปของธุรกิจ  เช่น รายการค้าทางด้านรายรับ รายจ่าย และการนำข้อมูลทางบัญชีไปจัดทำงบการเงินของกิจการ เป็นต้น

          1.2.  การบัญชีต้นทุน (Cost accounting) หมายถึง การบัญชีที่เน้นการบันทึกรายการที่มีผลต่อการคำนวณหาต้นทุนสินค้าหรือบริการ

          1.3. การจัดทำงบประมาณ (Budgeting) เป็นการบัญชีที่ทำหน้าที่ทางด้านการตั้งงบประมาณการรายรับและรายจ่าย  งบประมาณเป็นตัวควบคุมการดำเนินงานให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่ตั้งไว้และเพื่อให้ผู้บริหารใช้สำหรับเปรียบเทียบในการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริงว่าเป็นไปตามงบประมาณที่ตั้งไว้หรือไม่

          1.4.  การบัญชีภาษี (Tax accounting) เป็นการวางแผนกลยุทธ์ทางด้านภาษีและการเตรียมการขอคืนภาษีขององค์การธุรกิจ  เป็นการจัดทำบัญชีหรือปรับปรุงบัญชีเพื่อให้ถูกต้องตามพระราชบัญญัติว่าด้วยการประมวลรัษฎากร

          1.5.   การตรวจสอบภายใน (Internal auditing) เป็นงานด้านการตรวจสอบเกี่ยวกับการจัดทำบัญชีและการปฏิบัติว่าถูกต้อง ตรงตามระเบียบข้อบังคับของกิจการหรือไม่ งานด้านการตรวจสอบภายในมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับฝ่ายบริหาร เป็นการทำหนาที่แทนฝ่ายบริหารในการควบคุมดูแลการดำเนินงานของกิจการให้เป็นไปโดยถูกต้องเรียบร้อย และสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ซึ่งต้องอาศัยการตรวจสอบภายในทำหน้าที่รายงานข้อมูลผลการปฏิบัติต่างๆ ของหน่วยงานให้ทราบทุกขณะ ฝ่ายบริหารจึงจะสามารถวางแผนการดำเนินงานได้ถูกต้องต่อไป

2. นักบัญชีสาธารณะ (Public accountants) หมายถึงนักบัญชีที่มีอาชีพทำงานเป็นอิสระ และให้บริหารด้านบัญชี ภาษีอากร และให้คำปรึกษาด้านการบริหารโดยได้รับค่าบริการ  ให้บริการงานต่างๆ ดังนี้

          2.1.  การสอบบัญชี (Auditing) เป็นงานที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตทำการตรวจสอบบัญชีและงบการเงินของธุรกิจ ว่าได้จัดทำข้นตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปหรือไม่ เพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงิน

          2.2. บริการด้านภาษี (Tax services) เป็นงานที่ให้บริการด้านการให้คำแนะนำเกี่ยวกับด้านภาษีต่างๆ เช่น ภาษีเงินได้นิติบุคคล ภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นต้น

          2.3. บริการให้คำปรึกษาด้านการบริหาร (Management advisory services) ที่เกี่ยวข้องกับทางด้านการบัญชี เช่น ปรับปรุงระบบบัญชี การวางแผนทางการเงินทั่วๆ ไป เป็นต้น

3. นักบัญชีรัฐบาล (Government accountants) หมายถึง นักบัญชีที่มีอาชีพทำงานให้หน่วยงานของรัฐบาลหรือองค์การธุรกิจที่ดำเนินธุรกิจไม่ได้หวังผลกำไร

รายงานทางบัญชีและผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชี

            รายงานทางการบัญชี (Accounting reports) เป็นเอกสารที่สรุปข้อมูลทางการเงินของธุรกิจหรือองค์กรในระยะเวลาที่กำหนด เพื่อให้ผู้ที่สนใจเช่นผู้บริหาร ผู้ลงทุน หรือเจ้าของธุรกิจเข้าใจสถานะการเงินของธุรกิจนั้นๆ และใช้ข้อมูลในการตัดสินใจทางธุรกิจต่างๆ ดังนั้น รายงานทางการบัญชีสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภทตามเนื้อหาและวัตถุประสงค์ต่างๆ ซึ่งสำคัญๆ ได้แก่

1. งบการเงิน (Financial Statements): รวมถึงงบทดลอง (Trial Balance), งบกำไรขาดทุน (Income Statement), งบแสดงต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold), งบสรุปทุนเงินทุน (Statement of Stockholders' Equity), และงบสรุปสถานะการเงิน (Balance Sheet) ซึ่งจะแสดงสถานะการเงินของธุรกิจในระยะเวลาที่กำหนด เช่น ปี ไตรมาส เดือน ฯลฯ
2. รายงานเพิ่มเติม (Supplementary Reports): เช่น รายงานการวิเคราะห์อัตราผลตอบแทน (Ratio Analysis Reports), รายงานการวิเคราะห์โครงสร้างทุน (Capital Structure Analysis Reports), หรือรายงานสถิติทางการเงิน (Financial Statistics Reports) เพื่อให้ข้อมูลเสริมเพื่อการวิเคราะห์และการตัดสินใจ
3. รายงานการเงินทางด้านบริหาร (Managerial Accounting Reports): เป็นรายงานที่ใช้ในการจัดทำและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการบริหารจัดการภายในองค์กร เช่น งบการเงินตามแผนงาน, งบกำไรขาดทุนตามศูนย์ทุนที่ทำนายไว้, รายงานต้นทุนการผลิต, ฯลฯ
4. รายงานสรุป (Summary Reports): เป็นรายงานที่สรุปข้อมูลทางการเงินเพื่อเผยแพร่ให้กับส่วนต่างๆ ขององค์กร เช่น รายงานประจำเดือน, รายงานประจำไตรมาส, ฯลฯ

ผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชี (User of accounting information) คือ ผู้ใช้ประโยชน์จากรายงานทางการบัญชี ดังนั้นหน้าที่ความสำคัญของนักบัญชี คือ ทำให้เกิดความมั่นใจต่อข้อมูลที่เกิดขึ้น และมีการตรวจสอบอย่างทั่วถึง เพื่อให้เกิดความพอใจกับผู้ใช้รายงานทางการบัญชีเพื่อสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจได้ถูกต้อง

ขั้นตอนทางการบัญชี

      ขั้นตอนทางการบัญชี (Accounting process) หรือ วัฏจักรทางการบัญชี (Accounting cycle) คือ ลำดับขั้นตอนการบัญชี เริ่มจากการบันทึกรายการบัญชีที่เกิดขึ้น จนถึงการเสนอรายงานทางการเงินของรอบระยะเวลาบัญชีที่สิ้นสุด

            ขั้นตอนทางการบัญชีมี 7 ขั้นตอน

            ขั้นที่ 1.บันทึกข้อมูลการทำธุรกรรม: เริ่มต้นโดยการบันทึกข้อมูลทางการเงินของธุรกิจ ซึ่งรวมถึงรายรับ รายจ่าย และธุรกรรมอื่น ๆ เช่น ซื้อขายสินค้าหรือบริการ การชำระเงิน การรับเงินเข้าฯลฯ

            ขั้นที่ 2.การจัดเก็บเอกสาร: จัดเก็บเอกสารทางการเงินและทรัพย์สินที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน สมุดรายวัน เป็นต้น

            ขั้นที่ 3.การสร้างรายการบัญชี: รายการบัญชีใช้สำหรับบันทึกรายการทางการเงินต่าง ๆ ของธุรกิจ รวมถึงบัญชีรายรับ บัญชีรายจ่าย และบัญชีสินทรัพย์หนี้ บัญชีสินทรัพย์ และอื่น ๆ

            ขั้นที่ 4.การบันทึกรายการ: การบันทึกรายการทางการเงินลงในระบบบัญชี เช่น การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรือการใช้สมุดบัญชีดิจิทัล

            ขั้นที่ 5.การตรวจสอบบัญชี: ตรวจสอบข้อมูลการเงินเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกต้องและสมบูรณ์ตามหลักการบัญชี

            ขั้นที่ 6.การจัดทำรายงานการเงิน: สร้างรายงานการเงินเพื่อให้ข้อมูลทางการเงินที่สำคัญแก่ผู้บริหาร ลูกค้า หรือผู้ถือหุ้น

            ขั้นที่ 7.การสรุปบัญชี: สรุปข้อมูลการเงินทั้งหมดเพื่อใช้ในการจัดทำงบการเงินและการวิเคราะห์ธุรกิจ

          ทั้งหมดที่นำเสนอ หวังว่าคงจะมีประโยชน์ต่อการนำไปประกอบการจัดทำ Service Profile ของแต่ละหน่วยงานของแผนกบัญชี (หน่วยรายจ่าย  หน่วยรายรับและหน่วยวิเคราะห์ข้อมูล) โดยทั้งหมดเป็นแนวคิดของการบัญชีเบื้องต้น ซึ่งสามารถบอกเราได้ถึงกระบวนการหลักที่สำคัญของกระบวนการทางการบัญชี