ใบลดหนี้ถือเป็นหนึ่งในเอกสารสำคัญที่มักถูกนำมาใช้ในการทำธุรกิจ เมื่อมีการปรับลดราคาขาย การคืนสินค้า การยกเลิกสัญญา ตลอดจนการคืนเงินให้กับลูกค้า ที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงข้อตกลงต่างๆ ในสัญญาหลังจากมีการจ่ายชำระค่าสินค้าตามจริงแล้ว สำหรับผู้ประกอบการมือใหม่หลายคนอาจยังไม่คุ้นเคยกับใบลดหนี้ว่ามันคืออะไร ใช้เมื่อใด ใช้อย่างไร มีสาระสำคัญอะไรบ้าง มาดูกันเลย
หลายคนมักเข้าใจผิดว่าธุรกิจที่สามารถออกใบลดหนี้ได้จะต้องเป็นธุรกิจที่จดทะเบียน VAT เท่านั้น ซึ่งในความเป็นจริงแล้วไม่ว่าธุรกิจที่จด VAT หรือธุรกิจที่ไม่จด VAT ก็สามารถออกใบลดหนี้ได้ การออกใบลดหนี้จะช่วยให้คุณทราบถึงที่มาที่ไปของรายได้ สามารถตรวจสอบติดตามข้อมูลเกี่ยวกับรายการเอกสารต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง เมื่อมีการตรวจสอบย้อนหลังภายในกิจการ หรือทางกรมสรรพากรขอเรียกตรวจสอบย้อนหลัง
การออกใบลดหนี้ไม่ใช่ว่าจะออกเมื่อไหร่ก็ได้ เพราะการออกใบลดหนี้จะต้องออกเมื่อมีเหตุการณ์ที่ตรงตามเงื่อนไข ก็คือเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงราคาหลังจากที่มีการจ่ายชำระค่าสินค้าเรียบร้อยแล้ว ส่วนการออกใบลดหนี้ควรออกทันทีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงราคา หรือคืนสินค้า ไม่ควรปล่อยทิ้งไว้แล้วไปออกใบลดหนี้ในเดือนถัดไป นอกจากนี้หากคุณต้องการทำให้การยื่นภาษีขายถูกต้อง คุณจะต้องทำการยื่นภาษีเพิ่มเติมในเดือนที่ออกใบลดหนี้ด้วยทุกครั้งที่มีการออกเอกสาร
ในการดำเนินธุรกิจ มีหลายสาเหตุที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงราคาหลังจากที่ทำการชำระเงินไปแล้ว ดังนั้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงราคาหลังจากจ่ายชำระค่าสินค้าไปแล้ว คุณจะต้องทำใบลดหนี้ทุกครั้ง ไม่ว่าจำนวนเงินที่คืนจะมากหรือน้อยก็ตาม เพราะการออกใบลดหนี้ไม่เพียงแต่เป็นหลักฐานในการยื่นภาษีเท่านั้น แต่ยังเป็นหลักฐานสำคัญเพื่อยืนยันว่าคุณได้คืนเงินให้กับลูกค้าของคุณ และลูกค้าของคุณก็ได้รับเงินคืนจริงในมูลค่าตามเอกสารใบลดหนี้
สำหรับผู้ประกอบการมือใหม่หลายคนอาจจะเข้าใจว่าใบลดหนี้คือเอกสารสำหรับเคลียร์หนี้ที่ลูกค้า หรือผู้ใช้บริการมาซื้อสินค้า หรือรับบริการไปแล้วแต่ไม่สามารถทำการจ่ายชำระค่าสินค้า หรือบริการได้ตามที่ตกลง แล้วทางกิจการต้องออกใบลดหนี้เพื่อยกหนี้ให้กับลูกค้า เพื่อตัดยอดค้างชำระออกไป การใช้ใบลดหนี้แบบนี้ถือว่าผิดจุดประสงค์ของการออกเอกสาร เพราะใบลดหนี้ถูกออกแบบมาให้ใช้งานเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงราคา หรือคืนสินค้าเท่านั้น
หลายคนอาจคิดว่าการออกเอกสารใบลดหนี้นั้นไม่จำเป็นจะต้องทำ เพราะคิดว่าจะกลับไปแก้ไขเอกสารที่ออกไปก่อนหน้านี้แทน เราขอบอกเลยว่าวิธีนี้เป็นวิธีที่แย่มาก และส่งผลกระทบต่อภาษีที่ยื่นไปก่อนแล้ว ดังนั้นหากเกิดเหตุการณ์ที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้า หรือการขอคืนสินค้า คุณจะต้องออกเอกสารใบลดหนี้เพิ่มเติมเพื่อยืนยันว่ามีการเปลี่ยนแปลงยอดขายจากที่ตกลงกันไว้ในตอนแรก ตลอดจนการนำใบลดหนี้ไปใช้ในการยื่นภาษีร่วมกับเอกสารการขายอื่นๆ ที่ใช้ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม ในการทำธุรกิจหากคุณสามารถบริหารจัดการ และจัดทำเอกสารได้ถูกต้องครบถ้วน จะช่วยลดปัญหาต่างๆ ในการทำบัญชีได้เป็นอย่างดี
บทความโดย : SMEMOVE
