ในปัจจุบันวิชาชีพบัญชีมีความสำคัญมาก ไม่ว่ากิจการไหนก็ต้องมีนักบัญชี ซึ่งนักบัญชีมีหน้าที่รวบรวม บันทึก จำแนก และสรุปข้อมูล เพื่อที่จะให้ฝ่ายต่างๆในกิจการได้นำข้อมูลไปใช้ในการบริหารงาน เช่น ฝ่ายบริหารนำข้อมูลเกี่ยวกับงบการเงินที่นักบัญชีได้จัดทำไปวิเคราะห์สภาพคล่องของกิจการ และในการบันทึกบัญชีมีหลักเกณฑ์การบันทึก 2 รูปแบบด้วยกัน คือเกณฑ์เงินสด และเกณฑ์คงค้าง เรามาดูกันเลยนะคะว่าทั้ง 2 เกณฑ์มีความแตกต่างยังไงกันบ้าง
เกณฑ์เงินสด Cash Basis (แคช เบ'ซิส) หมายถึง การบันทึกบัญชีเมื่อได้รับหรือจ่ายเงินสดจริง โดยไม่ได้คำนึงถึงว่ารายได้หรือค่าใช้จ่ายจะอยู่ในรอบระยะเวลาบัญชีไหน คือรายได้ตามเกณฑ์เงินสดนี้จะไม่รวมรายได้จากการขายเชื่อ หรือการให้บริการแล้วยังไม่ได้รับเงิน สำหรับค่าใช้จ่ายก็จะไม่รวมค่าใช้จ่ายจากการซื้อเชื่อ หรือการรับบริการที่ยังไม่ได้จ่ายชำระเงิน กิจการจะไม่มีการบันทึกรายได้หรือค่าใช้จ่ายจนกว่าจะได้รับเงินหรือจ่ายเงินจริง
เกณฑ์คงค้าง Accrual Basis (อะครู'เอิล เบ'ซิส) หมายถึง การบันทึกบัญชีโดยคำนึงถึงรายได้ที่พึงรับและค่าใช้จ่ายที่พึงจ่าย เพื่อให้แสดงผลการดำเนินงานของแต่ละรอบระยะบัญชีนั้นอย่างเหมาะสม รายได้ตามเกณฑ์คงค้างก็คือไม่ว่ากิจการจะได้รับเงินหรือยังไม่ได้รับเงิน ก็จะต้องบันทึกเป็นรายได้ของกิจการ สำหรับค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้างก็คือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเมื่อมีการมีการใช้สินค้าหรือบริการนั้นถึงแม้จะจ่ายเงินหรือยังไม่จ่ายเงินก็ตาม ก็จะต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ
ยกตัวอย่าง จ่ายค่าเช่าอาคารในวันที่ 1 พฤศจิกายน 24,000 บาท ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายในระยะเวลา 1 ปี
วิธีเกณฑ์เงินสด
จะบันทึกบัญชี ณ วันที่ 1 พฤศจิกายน 25x1
Dr.ค่าเช่า 24,000
Cr.เงินสด 24,000
วิธีเกณฑ์คงค้าง
จะบันทึกบัญชี ณ วันที่ 1 พฤศจิกายน 25x1
Dr.ค่าเช่า 24,000
Cr.เงินสด 24,000
ปรับปรุงบัญชีสิ้นงวด ณ วันที่ 31 ธันวาคม 25x1
Dr.ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า 20,000
Cr.ค่าเช่า 20,000
จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่าค่าเช่าของกิจการในปี 25x1 มีเพียงแค่ 2 เดือน แต่วิธีเกณฑ์เงินสดจะรับรู้ค่าใช้จ่ายทั้งหมดในปีที่จ่ายเลย ซึ่งจะทำให้ค่าใช้จ่ายนั้นมากเกินจริง แต่วิธีเกณฑ์คงค้างจะรับรู้เฉพาะค่าใช้จ่ายในปีของรอบระยะเวลาบัญชีนั้น ซึ่งวิธีเกณฑ์คงค้างจะแสดงข้อมูลที่สะท้อนถึงผลการดำเนินงานจริงมากกว่าเกณฑ์เงินสด
แหล่งที่มา : Link
