ผมมีนโยบายการจ่ายเงินสำหรับบริษัทไว้ว่า พนักงานการเงินจะจ่ายเงินให้กับ Supplier แต่ละรายก็ต่อเมื่อได้รับใบเสร็จรับเงินเท่านั้น ถ้ายังไม่ได้รับใบเสร็จรับเงินห้ามจ่ายเงินเพราะผมไม่อยากให้พนักงานต้องเสียเวลาตามใบเสร็จรับเงินอีกครั้งหรือบางครั้งพนักงานของเราก็ลืมตาม ทำให้หลักฐานการจ่ายเงินไม่ครบ
วันหนึ่งผมเห็นพนักงานของ Supplier ที่มาเก็บเช็คกับโปรซอฟท์ ผมได้สอบถามไปว่า สุดหล่อมาทำอะไรครับ สุดหล่อคนนั้นตอบผมกลับมาว่า ผมมาเก็บเช็คครับ ผมเลยขอดูใบเสร็จรับเงินว่าเป็นอย่างไร คนต่างจังหวัดทำงานเป็นอย่างไร หน้าตาใบเสร็จรับเงินดูแล้วโอเคไหม ปรากฏว่าพนักงานเก็บเงินคนนี้ไม่ได้เอาใบเสร็จรับเงินมาด้วย เอามาเพียงใบรับเงินชั่วคราวเท่านั้น
ผมกับเจ้าของบริษัทนี้มีความสนิทกันเป็นพิเศษ การที่จะไม่จ่ายเช็คให้ไปก็รู้สึกว่าตัวเองเข้มงวดเกินไป ในสายตาเขาจะมองเราไม่ดี ผมเลยโทรศัพท์ไปหาเจ้าของเขาโดยตรงว่าด้วยเหตุผลอะไรถึงไม่ออกใบเสร็จรับเงินมาให้เลย เพราะมันเป็นประโยชน์ต่อบริษัทเขาเอง จะได้ไม่ต้องเสียเวลาขับรถเอาใบเสร็จรับเงินมาให้อีกรอบหนึ่ง
สิ่งที่ผมได้รับคำตอบจากเจ้าของบริษัทนี้คือ โปรแกรมบัญชีที่เขาใช้อยู่ ถ้าออกใบเสร็จรับเงินแล้วบันทึก โปรแกรมจะตัดลูกหนี้ทันที ทั้งที่ความเป็นจริงเขายังไม่ได้รับชำระหนี้ ทำให้เขาไม่สามารถออกใบเสร็จตัวจริงให้กับผมได้
เรื่องนี้ไม่ได้ผิดที่ผู้ใช้ซอฟต์แวร์ แต่ผิดที่บริษัทผู้พัฒนาซอฟต์แวร์บัญชี ที่ออกแบบและพัฒนาระบบไม่สามารถรองรับกับการทำงานที่ควรจะเป็นได้ ซอฟต์แวร์ที่ดีต้องสามารถออกใบเสร็จรับเงินก่อนรับเงิน (Pre-Receipt) นั่นก็คือใบเสร็จรับเงินตัวจริงเลย เพียงแต่ว่ายังไม่ต้องตัดลูกหนี้การค้าออกจากระบบ เมื่อเราได้รับชำระเงินเป็นเงินสดหรือเช็คแล้วค่อยดึงรายการ Pre-Receipt ดังกล่าวมาบันทึกรับชำระหนี้ โปรแกรมก็จะตัดยอดลูกหนี้ พร้อมทั้งบันทึกรายการบัญชีเดบิต เครดิตให้เราโดยอัตโนมัติ
การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่มีคุณภาพกับซอฟต์แวร์ที่ไม่มีคุณภาพ ประสิทธิภาพการทำงานของคุณจะแตกต่างกันไปอย่างสิ้นเชิง การทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพจะทำให้คุณเสียเวลา เสียค่าใช้จ่ายทุกนาที ทุกวัน ทุกเดือนและทุกปี ถึงเวลาแล้วหรือยังที่คุณควรจะเปลี่ยนซอฟต์แวร์ที่ไม่มีคุณภาพออกไปจากองค์กรของคุณ
ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน
รายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://www.myaccount-cloud.com/
Credit : คุณวิโรจน์ เย็นสวัสดิ์
