ทำอย่างไร? ให้กระบวนการจัดทำบัญชีที่มีประสิทธิภาพ

        จากการศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการจัดทำบัญชีของนักบัญชีหลายท่าน ประกอบกับศึกษาจากงานวิจัย จากหลายสถาบัน ทำให้เห็นว่า กระบวนการจัดทำบัญชีของธุรกิจนั้น ผมสรุปแยกเป็นประเด็นหลัก ๆ ออกเป็น 2 ส่วนที่สำคัญได้ดังนี้ครับ คือ 

• ไม่มีกระบวนการจัดทำบัญชีที่ชัดเจนอาศัยการจัดทำบัญชีแบบตามความเข้าใจ ซึ่งประเด็นนี้จะเห็นได้ว่า  นักบัญชีอาจจะไม่ได้สนใจกระบวนการจัดทำบัญชี แต่มองประเด็นไปที่เมื่อเกิดรายการค้า หรือเหตุการณ์ทางธุรกิจขึ้นก็ทำการตั้งบัญชี และทำการบันทึกบัญชีไปตามเหตุการณ์ บางครั้งก็มีการสร้างชื่อบัญชีใหม่ ๆ ขึ้นมาใช้เพื่อที่จะรองรับการบันทึกรายการหรือเหตุการณ์ทางการค้านั้น ๆ

• มีกระบวนการจัดทำบัญชีแต่ไม่มีการทบทวนหรือปรับปรุงกระบวนการจัดทำบัญชีให้สอดคล้องกับการจัดทำบัญชี ซึ่งกรณีนี้ส่วนใหญ่จะยึดกระบวนการจัดทำบัญชีแบบเดิม อาจจะมีการปรับปรุงกระบวนการบ้างแต่ทำเฉพาะจุดหรือเฉพาะส่วนที่ต้องการ แต่ขาดการศึกษาผลกระทบของการปรับปรุงบางส่วนอาจจะไม่สอดคล้องกับองค์ประกอบอื่น เช่น มาตรฐานการบัญชี หรือมาตรฐานการรายงานทางการเงิน
  ซึ่งที่กล่าวมาแล้วทั้งสองส่วนนั้น ผมอยากเรียนว่ากระบวนการในการจัดทำบัญชี จริงแล้วนั้นเป็นส่วนที่มีความสำคัญอย่างมากสำหรับเพราะกระบวนการจัดทำบัญชีที่ดี และมีประสิทธิภาพจะนำไปสู่การได้ผลลัพธ์ (Output) ที่มีประโยชน์ในการนำไปใช้เพื่อการพัฒนาธุรกิจ วางแผนการดำเนินงาน ตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ หรือแม้แต่การนำไปเป็นเครื่องมือชี้วัดในการกำหนดกลยุทธ์ขององค์กรด้วย ดังนั้น การที่จะกำหนดกระบวนการจัดทำบัญชีให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพนั้น นักบัญชีควรเริ่มพิจารณารายละเอียดดังต่อไปนี้ 

• ผังองค์กรและนโยบายของกิจการ เป็นเรื่องที่นักบัญชีควรจะทราบถึงโครงสร้างการบริหารของหน่วยงานนั้นว่าประกอบไปด้วยหน่วยงานภายในใดบ้าง และผู้ที่เกี่ยวข้องมีระดับอำนาจในการอนุมัติหรือกำหนดนโยบายการบริหารใดบ้าง ซึ่งแน่นอนว่าสิ่งเหล่านี้จะมีความสัมพันธ์กับทิศทางหรือแนวในการจัดทำบัญชี เนื่องจากการจัดทำบัญชีจะต้องดำเนินให้สอดคล้องกับนโยบายการบริหาร และรายงานผลการดำเนินงาน
  
  
• รายละเอียดสินค้าและบริการ รายละเอียดนี้เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดทำบัญชีให้เกิดประสิทธิภาพ โดยนักบัญชีก็ต้องพิจารณาถึงประเด็นนี้เป็นสำคัญ เพราะถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญที่มีส่วนต่อการดำเนินธุรกิจโดยตรง นักบัญชีจะต้องเข้าใจถึงแนวนโยบายการบริหารงานของกิจการที่เกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ และในขณะเดียวกันก็ต้องเข้าใจลักษณะของการดำเนินธุรกิจ แนวการบริหารงานอื่นในส่วนที่เกี่ยวข้องกับสินค้าและบริการ เช่น

• การบริหารสินค้าคงคลังในกรณีที่มีเป็นกิจการจำหน่ายสินค้า นักบัญชีควรเข้าใจกระบวนการของการบริหารสินค้าตั้งแต่กระบวนการการได้มาซึ่งสินค้า เงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินชำระค่าสินค้า กระบวนการในการขนส่ง 
  การจัดเรียงสินค้า ซึ่งมีผลต่อการเบิกจ่ายสินค้าไปใช้ และมีผลต่อการคำนวณต้นทุนสินค้าคงเหลือในอนาคต ขั้นตอนการเบิกจ่ายสินค้า การบริหารสินค้าคงคลัง การจัดการเกี่ยกับคลังสินค้า เอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้อง สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่นักบัญชีจะต้องมองให้ครบทุกองค์ประกอบเพื่อให้การดำเนินงานเกิดความควบคุมภายในที่ดี และลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน

• ต้นทุนขายสินค้า หรือต้นทุนการให้บริการ สิ่งนี้เป็นเรื่องที่นักบัญชีควรให้ความสำคัญเกี่ยวกับการวางแผนกระบวนการในการจัดเก็บข้อมูลเพื่อประโยชน์ในการรายงานถึงสถานการณ์ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการพิจารณาและตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ทั้งนี้หากนักบัญชีวางกระบวนการในการจัดทำบัญชีเพื่อรวบรวมข้อมูลได้รอบคอบรัดกุม จะช่วยให้ผลการวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับต้นทุนเกิดประสิทธิภาพต่อการดำเนินงานด้วย
  
  
  
• การบริหารลูกหนี้ และการบริหารเจ้าหนี้ ในแง่ของกระบวนการในการจัดทำบัญชี การบริหารลูกหนี้ และเจ้าหนี้นั้นเปรียบได้กับการบริหารเงินสดของกิจการ หลักการที่มักได้ยินกันอยู่บ่อยครั้งคือรับเงินให้ไว จ่ายเงินให้ช้า 
  ดูเหมือนจะเป็นเทคนิคการวางแผนกระบวนการจัดทำบัญชีที่เหมาะสมที่สุด และที่สำคัญไปกว่ารับไว – จ่ายช้า ก็คือการวางกระบวนการในการติดตามทวงถามสำหรับลูกหนี้ การอนุมัติเครดิตให้กับลูกหนี้ และการบริหารเกี่ยวเครดิตความน่าเชื่อถือที่มีต่อเจ้าหนี้ ประเด็นนี้นักบัญชีควรมีการกำหนดแนวทางและทิศทางให้ชัดเจนด้วย

• แม้กระบวนการทำบัญชีจะต้องสอดคล้องกับมาตรฐานการบัญชี และมาตรฐานการรายงานทางการเงิน อีกสิ่งหนึ่งที่เป็นประเด็นที่นักบัญชีควรให้ความสำคัญในการวางแผนกระบวนการทางการบัญชีคือ ประเด็นภาษีเงินได้  เพราะข้อแตกต่างของการจัดทำบัญชีการเงินกับบัญชีภาษีอากร มีหลายครั้งประเด็นที่นักบัญชีอาจหลงลืมมองความแตกต่างเหล่านี้จนทำให้เกิดปัญหาการจัดทำบัญชีที่มีข้อผิดพลาด ดังนั้นนักบัญชีควรนำไปใช้ในการพิจารณาวางกระบวนการในการจัดทำบัญชีให้ถูกต้อง มีความสอดคล้องข้อกฎหมายด้วย

บทความโดย   https://www.dha.co.th