เรามาเรียนรู้เทคนิคการตรวจสอบประโยชน์ต่อการจัดทำบัญชีกันครับ

การตรวจสอบเอกสารใบสำคัญ (Examination of Original Documents) เป็นวิธีการตรวจสอบเพื่อก่อให้เกิดความเข้าใจในเนื้อหาสาระ ก่อนที่นำไปสู่การวิเคราะห์รายการทางบัญชีและการบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีต่อไป สำหรับการตรวจสอบเอกสารใบสำคัญนั้นจะต้องพิจารณาไปถึง “เอกสารหลักฐาน” ที่แนบประกอบใบสำคัญด้วย ซึ่งควรต้องตอบความเข้าใจเนื้อหาสำคัญ 5 ประการ ได้แก่

1. เพียงพอ หมายถึง หลักฐานแนบประกอบให้ข้อมูลเพียงพอต่อความเข้าใจที่จะนำหลักการบัญชีมาประยุกต์ใช้ เพื่อมั่นใจได้ว่าจะบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง นั่นหมายความว่า ถ้าหลักฐานที่ปรากฏให้ข้อมูลเนื้อหาที่ไม่เพียงพอ
ที่ส่งผลต่อการบันทึกบัญชี นักบัญชีจึงพึงต้องแสวงหาข้อมูลเพิ่มเติมนั้นเอง (ตามหลักการ “สาระสำคัญกว่ารูปแบบ”)

2. เชื่อถือได้ หมายถึง เอกสารหลักฐานที่ปรากฏ มีความน่าเชื่อถือหรือไม่ ซึ่งหลักการพื้นฐานของเอกสาร เรียงลำดับความน่าเชื่อถือ ดังนี้ ลำดับที่ 1 เอกสาร “ต้นฉบับ”, ลำดับที่ 2 เอกสาร “สำเนาของต้นฉบับ”, ลำดับที่ 3 เอกสาร 
“Copy ถ่ายเอกสาร” ซึ่งเอกสารในลำดับที่ 3 ต้องระวังเป็นอย่างมาก และที่สำคัญ! เอกสารที่ทางบัญชีได้รับต้องเข้าใจด้วยว่า ต้องมาจากแหล่งข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือ 

3. ความถูกต้อง หมายถึง เอกสารหลักฐานมีความถูกต้องในเนื้อหาสาระ/ที่มาของข้อมูล/ความถูกต้องในทางกฎหมายเช่น ใบกำกับภาษีมีรูปแบบถูกต้องตามที่กรมสรรพากรกำหนด, จำนวนเงินที่ปรากฏถูกต้องตามระเบียบที่บริษัทกำหนด 
เป็นต้น

4. ความครบถ้วน หมายถึง เอกสารหลักฐานต่างๆ ที่ทางบัญชีได้รับต้องครบถ้วน ดังนั้นการสอบยันข้อมูลระหว่างหน่วยงานตามช่วงเวลาที่ต้องกำหนดอย่างเหมาะสม ก็ถือเป็นเทคนิคพื้นฐานในการตรวจสอบเช่นเดียวกัน

5. ผู้อนุมัติ หมายถึง เอกสารหลักฐานต่างๆ ที่ทางบัญชีได้รับ ทางบัญชีต้องมั่นใจว่าผู้ลงนามในเอกสารเป็นผู้ที่อำนาจในการลงนามได้จริงตามที่บริษัทมอบหมาย ดังนั้นการตรวจสอบเรื่องการลงนามผู้อนุมัติ นักบัญชีควรปรึกษาหารือกับ
ผู้บริหารเพื่อให้เกิดความชัดเจนสำหรับบุคคลที่รับอนุมัติให้มีอำนาจลงนามในเอกสาร ซึ่งแต่ละบริษัทควรจัดทำ“อำนาจในการลงนาม” ประกอบการทำงานนั่นเอง

บทความโดย : https://www.dst.co.th