1. ต้องคุ้มกับเงินที่ลงทุน สิ่งที่สำคัญในการเลือกซื้อซอฟต์แวร์ราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญที่สุด ซอฟต์แวร์ถูกอาจไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุน ซอฟต์แวร์ราคาแพงอาจคุ้ม กับเงินที่ลงทุนก็ได้ ต้องเปรียบเทียบอย่างละเอียดว่าซื้อซอฟต์แวร์ราคาถูกกับราคาแพงอย่างไหนจะคุ้มกว่ากัน ต้องพิจารณาในหลายๆ ประเด็น เข่น คุณภาพของซอฟต์แวร์ การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น ประหยัดกำลังคน
สนองความต้องการข้อมูลของผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ เป็นต้น ขณะเดียวกันซอฟต์แวร์ที่ราคาแพงก็รับประกันไม่ได้ว่าจะดีมีคุณภาพเสมอไป
2. ซอฟต์แวร์ไม่มีคุณภาพค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว มีบริษัทจำนวนไม่น้อยที่ใช้ซอฟต์แวร์แล้วไม่ได้เป็นการลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรเลย เพราะซอฟต์แวร์ที่ใช้มีความยุ่งยากในการใช้งาน ไม่ยืดหยุ่น สร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารควรสังเกตว่าการลงทุนทงด้านไอทีในระยะเริ่มต้นค่าใช้จ่ายจะสูง แต่นานวันเข้า ค่าใช้จ่ายจะลดลงเรื่อยๆ ผิดกับการลงทุนทางด้านบุคคลากร ช่วงเบื้องต้นค่าใช้จ่ายอาจจะไม่สูงแต่นานวันค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว
3. จะได้ไม่ต้องซื้อซ้ำ หลายบริษัทมีประสบการณ์ในการซื้อซอฟต์แวร์ระบบเดิมๆ ซ้ำแล้วซ้ำอีก เหตุผลเพียงเพราะว่าไม่ได้พิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะซื้อ ทำให้ใช้งานไปแล้วมีปัญหาต้องหาซอฟต์แวร์ใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา เสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก
4. คนทำงานจะได้ไม่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน มีพนักงานบัญชีจำนวนไม่น้อยที่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน เพราะว่าติดปัญหากับซอฟต์แวร์ที่นำมาใช้ไม่สามารถตอบสนอง ความต้องการของผู้ใช้ได้ ทำให้พนักงานทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผล บางครั้งเป็นการทนใช้ไปก่อนรอการเปลี่ยนแปลงภายหลัง นานวันเข้าแก้ปัญหาหนักๆ ไม่ได้ก็ต้องลาออก ทำให้เสียต้นทุนในเรื่องบุคลากรอีก
5. การเลือกซื้อซอฟต์แวร์ไม่ได้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว จะเห็นว่าซอฟต์แวร์ระบบบัญชีเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน เช่น
* ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่งจอง, ใบสั่งขาย, เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย
* ระบบใบขอซื้อ(PR), ใบสั่งซื้อ(PO) เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อ
* ระบบลูกหนี้(AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายสินเชื่อ
* ระบบเจ้าหนี้(AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี
* ระบบสินค้าคงคลัง(IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ายคลัง, ฝ่ายบัญชี
* ระบบบัญชีแยกประเภท(GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน
* ระบบเช็ค(CQ) เกี่ยวข้องกับฝ่ายการเงิน
6.ซอฟต์แวร์ของคุณต้องพร้อมเสมอเพื่อรองรับอนาคต
ซอฟแวร์ที่คุณซื้อต้องสามารถรองรับความต้องการทั้งในวันนี้และอนาคต การทำธุรกิจทาง E-commerce จะต้องใช้ Database ที่มีคุณภาพ Database ที่ดีจะต้องมาจากซอฟต์แวร์ทีมีคุณภาพเท่านั้น
7.บริษัทที่จำหน่ายซอฟต์แวร์ Modify โปรแกรมให้เข้ากับงานของคุณหรือไม่ มีบริษัทเป็นจำนวนมาก ตอนที่เลือกซื้อซอฟต์แวร์มักจะไม่คำนึงถึงหัวข้อนี้ ต่อมาภายหลังมีความต้องการความสามารถของ ซอฟต์แวร์เพิ่มขึ้น แต่ซอฟต์แวร์เดิมไม่สามารถรองรับงานได้ จำเป็นต้องเลิกใช้ทำให้ระบบงานหยุดชะงัก ต้องเริ่มต้นงานใหม่อยู่ตลอดเวลา ขาดความต่อเนื่องในการทำงาน ในการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพ ขอแบ่งประเภทของซอฟต์แวร์ระบบบัญชีไว้ดังนี้
8. ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นมาใช้งานเอง ข้อดี - ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ - มีความยืดหยุ่นสูง ข้อเสีย - ลงทุนสูง - ใช้เวลาในการพัฒนานาน - โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงทีมงาน
9. ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Package) ข้อดี - สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ - ราคาถูกกว่าพัฒนาซอฟต์แวร์ใช้เองมาก ข้อเสีย - ไม่มีความยืดหยุ่น - ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้า - ซอฟต์แวร์ที่เป็นกึ่ง Package เป็นการแก้ปัญหาของซอฟต์แวร์ ทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีซอฟต์แวร์เป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามรถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสีย ค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก
10. มีการบริการหลังการขายอย่างไรบ้าง นอกเหนือจากซอฟต์แวร์ที่มีคุณภาพแล้วสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาเป็นอย่างยิ่ง คือ การบริการหลังการขาย การขายซอฟต์แวร์ที่จริง แล้วเป็นการขายบริการมากกว่า ตัวซอฟต์แวร์เหมือนกับนามธรรม รูปธรรมคือซอฟต์แวร์ ต้องสามารถใช้งานได้ ใช้ได้หรือไม่ได้อยู่ที่ การบริการเป็นหลัก มีทีมงานไว้คอยบริการลูกค้า ไม่ใช่เมื่อ 10 ปีที่แล้วก็เป็นโปรแกรมบน Dos ขณะนี้ก็เป็นระบบ Dos แถมยังไม่มีการ Upgrade ความสามารถอะไรใหม่ๆ ให้กับลูกค้าเลย
ส่วนความมั่นคงขององค์กรที่จำหน่ายซอฟต์แวร์ก็มีความสำคัญไม่น้อย ท่านจะทราบได้อย่างไรว่าซอฟต์แวร์ที่ท่านเลือกใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ บริษัทฯ ที่จำหน่ายให้กับท่านจะอยู่บริการท่านต่อไปหรือไม่ มีบางบริษัทได้ตัดสินใจจ้างโปรแกรมเมอร์อิสระพัฒนาโปรแกรมให้ใช้ พอพัฒนาจบส่งมอบงานเสร็จ ไม่ทราบว่าคนพัฒนาไปอยู่ที่ไหน ตามตัวมาแก้ปัญหาก็ยาก ค่าจ้างก็สูงมากหรือไม่ก็อาจจะไม่รับทำงานให้เลย ทำให้บริษัทต้องเริ่มต้นใหม่อยู่ตลอด เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย เสียโอกาสทางธุรกิจเป็นจำนวนมาก
บทความโดย : www.accountancy.in.th
