หลักการบัญชีคู่ (Double-Entry Accounting) เป็นหลักการทางบัญชีที่ใช้ในการบันทึกรายการเงินทุนและการเปลี่ยนแปลงในสถานะการเงินของธุรกิจ โดยทุกครั้งที่มีการเกิดรายการเงินทุน จะต้องมีการบันทึกเข้าบัญชีอย่างน้อย 2 บัญชี ซึ่งเรียกว่าเข้า และออก ซึ่งจะต้องมีความสมดุลกัน นั่นคือ จำนวนเงินที่บันทึกในบัญชีเข้าจะต้องเท่ากับจำนวนเงินที่บันทึกในบัญชีออก หรือ บัญชีที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมีหลักการดังนี้
หลักการสมดุลทุกรายการ - หลักการบัญชีคู่กำหนดว่า ทุกครั้งที่มีการเกิดรายการเงินทุน จำเป็นต้องมีการบันทึกเข้าบัญชีอย่างน้อย 2 บัญชี ซึ่งจะต้องมีความสมดุลกันเสมอ นั่นคือ จำนวนเงินที่บันทึกในบัญชีเข้าจะต้องเท่ากับจำนวนเงินที่บันทึกในบัญชีออก
บันทึกแยกตามบัญชี - การบันทึกรายการเงินทุนจะต้องแยกตามบัญชีที่เกี่ยวข้อง เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ ฯลฯ
การบันทึกเงินทุน - การบันทึกรายการเงินทุนที่เข้า จะใช้คำว่า "เข้า" หรือ "Credit" ส่วนการบันทึกรายการเงินทุนที่ออก จะใช้คำว่า "ออก" หรือ "Debit" โดยจำนวนเงินที่บันทึกในบัญชีเข้าจะต้องเท่ากับจำนวนเงินที่บันทึกในบัญชีออก
การบันทึกสมดุล - หลักการบัญชีคู่กำหนดว่า ยอดรวมเงินทุนในบัญชีเข้าจะต้องเท่ากับยอดรวมเงินทุนในบัญชีออก เพื่อให้บัญชีสมดุล และสามารถตรวจสอบได้ง่ายขึ้น
การบันทึกแต่ละรายการ - ในการบันทึกแต่ละรายการ เราจะต้องระบุบัญชีที่เกี่ยวข้อง และจำนวนเงินที่เข้า หรือ ออก ตามลำดับ ซึ่งจะต้องมีความสมดุลกันตลอดเวลา
เดบิตและเครดิตคืออะไร
ในระบบบัญชีคู่นั้นเดบิตเครดิตจะต้องทราบหลักการให้เข้าใจจึงจะสามารถว่าอะไรที่เดบิตอะไรที่เครดิตในการลงบัญชี
เดบิต (Debit) คือส่วนที่อยู่ด้านซ้าย หรือว่าด้านซ้ายใช้สำหรับบันทึกสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นใช้อักษรย่อ “Dr.”
เครดิต (Credit) คือส่วนที่อยู่ด้านขวาหรือเรียกว่าด้านขวาใช้สำหรับ บันทึกบัญชีหนี้สินส่วนของเจ้าของรายได้เพิ่มขึ้นใช้อักษรย่อ “Cr.”
หากเราได้ทำการบันทึกข้อมูลมีผลต่างยอดคงเหลือถ้ามียอดคงเหลือทางด้านเดบิตเรียกว่า “ยอดคงเหลือเดบิต” แต่ถ้ามียอดเหลือทางด้านเครดิตหรือวมากกว่าเดบิตเรียกว่า “ยอดคงเหลือเครดิต” และโดยทั่วไปแล้วยอดคงเหลือทางสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายมักจะมียอดคงเหลือเดบิตและหนี้สินส่วนของเจ้าของรายได้มียอดคงเหลือทางด้านเครดิต
บัญชีที่เราจะใช้เป็นตัวอย่างให้ดูนั้นเป็นบัญชีแยกประเภทแบบ T-Account เพราะว่าเป็นเหมือนรูปตัว T ที่มีหัวแสดงชื่อ และมีสองด้านทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิต ถือได้ว่าเป็นบัญชีที่มีความสะดวกและรวดเร็วในการอธิบายจะเป็นรูปตัว T แบบง่ายโดยทั่วไปไม่นิยมใช้
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างการลงบัญชีในหลักการบัญชีคู่ที่ในบัญชีแยกประเภทรูปตัว T
รายการที่ 1 ร้านซาลอน ได้นำเงินมาลงทุนเป็นจำนวน 150,000 บาท
การที่นำเงินมาลงทุน จะกระทบต่อสินทรัพย์ที่เพิ่มขึ้นและทุนเองก็เพิ่มขึ้นด้วยดังนั้นเราก็สามารถที่จะเดบิต เครดิต และผ่านบัญชีแยกประเภทได้ดังนี้
Dr. เงินสด 150,000
Cr. ส่วนของเจ้าของ 150,000
รายการที่ 2 ซื้ออุปกรณ์ในการตัดผมเป็นจำนวน 30,000 บาท
การวิเคราะห์ในรายการที่สองเป็นการที่ใช้เงินไปซื้ออุปกรณ์ต่างๆที่มาใช้ในกิจการรายการดังกล่าวเป็นการทำเงินสดของเราลดลงและทำให้อุปกรณ์นั้นเพิ่มขึ้นมาจึงต้องลงรายการดังนี้
Dr. อุปกรณ์ 30,000
Cr. เงินสด 30,000
รายการที่ 3ได้ซื้อวัสดุในการตัดผมจำนวน 10,000 บาท
สำหรับรายการที่ 3 เป็นการซื้อวัสดุซักรีดมาใช้งานโดยไม่ได้ระบุเป็นเงินเชื่อ จึงต้องเป็นเงินสดโดยปริยายสามารถที่จะวิเคราะห์มีการทำให้วัสดุตัดผมเพิ่มขึ้นและทำให้เงินสดลดลง จึงรายการดังนี้
Dr. วัสดุตัดผม 10,000
Cr. เงินสด 10,000
รายการที่4ได้รับค่าบริการใชการตัดผมเป็นจำนวนเงิน 15,000บาท
รายการนี้เป็นรายการเกี่ยวข้องกันรายได้ที่เข้ามามีผลทำให้รายได้เพิ่มขึ้นและเงินสดก็เพิ่มขึ้นด้วยเช่นกันในบัญชีแยกประเภทนี้เราจะลงที่บัญชีรายได้เลยและเงินสดดังนี้
Dr. เงินสด 15,000
Cr. รายได้ 15,000
รายการที่ 5 ร้านซาลอนได้ตัดสินใจเพิ่มทุนให้กับกิจการด้วยการกู้เงินมาลงทุนเพิ่มจำนวน 100,000 บาท
สำหรับรายการนี้ทางเจ้าของได้มีการกู้เงินมาเพิ่มทุนให้กินการจำนวน 100,000 บาทมีผลทำให้ เงินสดของกิจการเพิ่มขึ้นและมีจำนวนหนี้สินเพิ่มขึ้นด้วยเมื่อกระทบ 2 รายการนี้จึงมีการบันทึกรายการดังต่อไปนี้
Dr. เงินสด 100,000
Cr. เจ้านี้ 100,000
รายการที่ 6 ลูกค้าได้มาใช้บริการเป็นจำนวน 50,000 บาทแต่จ่ายมา 25,000 ส่วนที่เหลือจะจ่ายที่หลัง
รายการนี้ลูกค้าได้มาใช้บริการแล้วไม่จ่ายเงินทั้งหมดจึงแยกเป็นสองส่วนคือส่วนที่จ่ายเป็นเงินสดส่วนที่สองจะเป็นลูกค้าเราอยู่และเมื่อมีรายได้ก็จะทำให้บัญชีรายได้เราเพิ่มขึ้นเช่นกันดังนั้นจึงมีผลกระทบถึง 3 บัญชีคือเงินสดลูกหนี้และรายได้จึงบัญทึกบัญชีดังนี้
Dr. เงินสด 25,000
ลูกหนี้ 25,000
Cr. รายได้ 50,000
รายการที่ 7 จ่ายชำระหนี้เป็นเงินเชื่อ 10,000 บาท
รายการนี้เป็นการนำเงินไปจ่ายชำระให้กับเจ้าหนี้ในรายการ 5 ที่ได้ยืมเงืนมาเพิ่มทุนได้ชำระคืนไป 10,000 บาทจึงทำให้สินทรัพย์และหนี้สินลดลง ไปจึงบันทึกดังนี้
Dr. เจ้านี้ 10,000
Cr. เงินสด 10,000
รายการที่ 8 ได้มีการถอนใช้ส่วนตัวเป็นเงิน 8,000 บาท
รายการนี้เป็นรายการถอดใช้ส่วนตัวซึ่งรายการนี้จะทำให้เงินสดลดลงและทำให้ส่วนของเจ้าของลดลงเช่นกันเพราะว่าแล้วจะทำให้รายการของทั้งสองลดลง 8,000 บาท
Dr. ส่วนของเจ้าของ 8,000
Cr. เงินสด 8,000
รายการที่ 9 ลูกหนี้ทางการค้าได้นำเงินมาชำระจำนวน 12,000 บาท
รายการนี้มีผลมาจากรายการที่ 6 ที่มีลูกค้ามาใช้บริการแล้วไม่ได้จ่ายเป็นเงินสดรายการยี้ลุกค้าได้ทำการจ่ายมา 12,000 บาทจึงทำให้สินทรัพย์มาการเปลี่ยนแปลงคือ เงินสดมีจำนวนเพิ่มขึ้นและลูกหนี้ลดลง
Dr. เงินสด 12,000
Cr. ลูกหนี้ 12,000
รายการที่ 10 ทางกิจการมีค่าใช้จ่ายที่จำเป็นต้องจ่ายดังนี้ค่าไฟฟ้า 3500 ค่าน้ำ 400 ค่าเช่าอุปกรณ์ 5000 จ่ายทั้งหมดเป็นเงินสด
รายการนี้เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซึ่งแน่นอนจะทำให้สินทรัพย์ ในบัญชีเงินสดเราลดลงและทำให้ค่าใช้จ่ายต่างๆนั้นเพิ่มขึ้นเราต้องทำหมดทุกบัญชีคือเดบิต ค่าใช้จ่ายในแต่ละบัญชีดังนี้
Dr. ค่าไฟฟ้า 3500
ค่าน้ำ 400
ค่าเช่าอุปกรณ์ 5000
Cr. เงินสด 8,900
