เมื่อมีการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้ในการจัดทำรายงานทางการเงิน ซึ่งจะช่วยให้สะดวก รวดเร็วนั้น ผู้ประกอบการควรจะต้องรู้รวมถึงศึกษาถึงผลกระทบที่อาจเกิดด้วย
ปัจจุบันทุกท่านคงได้รับทราบว่า รูปแบบการจัดทำรายงานทางการเงินในยุคไทยแลนด์ 4.0 ในกลุ่มธุรกิจต่างๆ อันได้แก่ 1.ผู้ประกอบการเจ้าของคนเดียว 2.ผู้ประกอบการที่เป็นธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางหรือที่เราเข้าใจว่ากลุ่ม SMEs (Small Medium Enterprises) หรือธุรกิจที่รัฐบาลในปัจจุบันได้มีการส่งเสริมที่เราเรียกกันว่ากลุ่มธุรกิจ Startup ซึ่งก็คือ ธุรกิจที่ถูกออกแบบมาให้เติบโตอย่างรวดเร็ว ตั้งแต่ทีมงาน โครงสร้างธุรกิจ ไปจนถึงวิธีการระดมทุนใช้เงินในการทำตลาด โดยไม่ได้เกี่ยวข้องว่าจะต้องเป็นธุรกิจที่เป็น “ธุรกิจเทคโนโลยี” หรือได้รับการลงทุน หรือ “Venture Capital” หรือมีการ “Exit” ผ่านการควบกิจการหรือการเข้าตลาดหุ้นแต่อย่างใด 3.กิจการขนาดใหญ่รวมไปถึงบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยที่เรียกว่า บริษัทมหาชนขวัญใจนักลงทุน
ธุรกิจดังกล่าวนี้ล้วนแล้วแต่มีการนำคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้ในการจัดทำรายงานทางเงินหรือที่เรียกว่างบการเงิน ตั้งแต่การใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปจัดทำรายงานทางการเงิน การใช้โปรแกรมขนาดกลางและขนาดใหญ่ในการจัดทำรายงานทางเงิน นอกจากนี้ยังอาจมีการใช้ระบบปฏิบัติการด้านอื่น ๆ ในก่อให้เกิดรายการบัญชี ที่เรียกว่าเป็นระบบงานบนระบบสารสนเทศแบบเต็มรูปที่นิยมใช้ เรียกว่าระบบ ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning มาใช้อีกด้วย
ระบบ ERP คือ การวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์ได้อย่างสูงสุดของทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กร คือระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กร โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน เช่น หากเป็น ERP ของบริษัทจะหมายรวมตั้งแต่ระบบงานทางด้านบัญชี และการเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบบริหารการผลิต รวมถึงระบบการกระจายสินค้า เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรของบริษัทนั้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอน (Algorithm) การทำงานได้อีกด้วย
ไม่มีใครมานั่งลงบัญชีเดบิตเครดิตให้เห็นอีกแล้ว มีแต่รายการที่เกิดขึ้นที่เป็นส่วนหนึ่งของวงจรการค้า อาทิเช่น ธุรกิจให้บริการโทรคมนาคมที่ผู้รับบริการจ่ายชำระค่าบริการได้ทางช่องทางการชำระเงินได้หลากหลายวิธี ทีมีรายการรับชำระค่าบริการจากที่ต่าง ๆ มากมายหลายที่ มีรายการรับเงินเป็นจำนวนมาก รูปแบบการบันทึกรายการรับเงินค่าบริการจึงเปลี่ยนแปลงมาเป็นการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศแบบเต็มรูปเพื่อรวบรวมรายการมาบันทึกบัญชี จะเห็นได้ว่าผู้ลงรายการรับค่าบริการมีผู้เกี่ยวข้องมากมายและมาจากหลายหลายที่ทั่วประเทศ จึงเป็นสาเหตุที่ธุรกิจจำต้องนำระบบสารสนเทศทางด้านไอทีมาใช้งานแบบเต็มรูปแบบ
กลับกันถ้าเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ๆ ก็อาจยังพบว่ามีพนักงานบัญชีมานั่งลงเดบิตเครดิตโดยใช้ชื่อบัญชีเป็นตัวกำหนดประเภทรายการบัญชี เพื่อผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องตามชื่อบัญชีที่กำหนดประเภทของรายการ เช่น กลุ่มของสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ ต้นทุนขายหรือบริการ และค่าใช้จ่ายต่างๆ ในงบการเงิน ซึ่งคีย์เวิร์ดของรายการจะขึ้นอยู่กับการใช้ชื่อบัญชีว่าถูกต้องตรงตามประเภทบัญชีหรือไม่
แต่ในยุคปัจจุบันเปลี่ยนไป ชื่อและประเภทของรายการบัญชีอยู่แต่รูปแบบของรหัสรายการ ถ้ากำหนดรหัสของรายการถูกต้องการผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทก็จะถูกต้องเช่นกัน ผู้จัดทำเดิม ๆ จะลงบัญชีโดยใช้รหัสบัญชีคู่กับรายการอธิบายรายการที่บัญชีรู้จักในชื่อของบัญชีเช่น รหัส10001 เดบิต บัญชี เงินสดในมือ รหัส 40001 เครดิตรายได้ค่าบริการ เป็นต้น
บทความโดย : https://www.dharmniti.co.th
