ระบบการบริหารจัดการทรัพย์ทรัพย์สิน ประเภทอาคารชุด หรือ "คอนโดมิเนียม" ตามข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุด และพระราชบัญญัติอาคารชุด
โดยทั่วไป มีหรือกำหนดรูปแบบ การบริหารจัดการทรัพย์สินอยู่ด้วยกัน 3 ประเภท
ประเภทแรก ได้แก่ การอาศัย "มืออาชีพ" บริษัทรับจ้าง “Professional Outsource” รองรับ ประเภทที่สอง ได้แก่ การอาศัยการจ้างงานโดยบุคคลธรรมดารองรับ และประเภทสุดท้าย ได้แก่ การอาศัยบุคคล ในฐานะ ผู้จัดการ หรือกรรมการ ซึ่งปฏิบัติหน้าที่ ในฐานะ ผู้จัดการ บริหารจัดการกันเอง
แต่ละประเภท หรือรูปแบบการบริหารจัดการทรัพย์สิน "คอนโดมิเนียม" ดังกล่าวข้างต้น อาจขึ้นอยู่กับความจำเป็น เหมาะสม และมี "ข้อดี" และ "ข้อเสีย" ที่แตกต่างกัน
การบริหารจัดการทรัพย์สิน "คอนโดมิเนียม" โดยอาศัย "มืออาชีพ" บริษัทรับจ้าง หรือ “Professional Outsource” อาจต้องยอมรับกับค่าบริการค่อนข้างแพง แต่สามารถแบ่งเบาภาระผู้จัดการ และคณะกรรมการได้ในระดับหนึ่ง
สำหรับการจ้างโดยอาศัยบุคคลธรรมดา หรือผู้จัดการ หรือกรรมการ ซึ่งปฏิบัติหน้าที่ ในฐานะ ผู้จัดการ อาจประหยัดค่าใช้จ่ายได้ก็จริง แต่อาจต้องแบกรับความเสี่ยง ความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้
อย่างไรก็ดี ผู้เขียนขอ "หยิบยก" ประเด็นความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับกรณีนิติบุคคลอาคารชุดจัดจ้างบุคคลธรรมดา หรือการอาศัยผู้จัดการ หรือกรรมการปฏิบัติหน้าที่ ในฐานะ ผู้จัดการ บริหารจัดการทรัพย์สิน "คอนโดมิเนียม" โดยเฉพาะระบบบัญชี - การเงินของนิติบุคคลอาคารชุด ซึ่งอาจเป็น "ช่องโหว่" (Loopholes) อันเกิดจากการปฏิบัติหน้าที่ผิดพลาด หรือก่อให้เกิดการทุจริต คอร์รัปชั่น (Corruption) สร้างความสูญเสีย ความเสียหายแก่เจ้าของร่วม ผู้ซื้อห้องชุดในอาคารชุด และนิติบุคคลอาคารชุดในประเด็น ดังต่อไปนี้
1. "ไม่นำฝากเงินค่าส่วนกลาง รายรับอื่นๆ ตรงตามกำหนด"
ประเด็นดังกล่าว อาจเกิดจากการขาดข้อกำหนดในทางปฏิบัติแก่ผู้ปฏิบัติหน้าที่รับผิดชอบโดยตรง หรือขาดการตรวจสอบการปฏิบัติหน้าที่ของผู้มีอำนาจ
2. "ไม่ตั้งงบประมาณค่าใช้จ่ายการบริหารล่วงหน้า"
ประเด็นข้างต้น อาจเกิดจากการขาดประสบการณ์ของผู้ปฏิบัติ หรือมีหน้าที่ความรับผิดชอบโดยตรง จนอาจเป็นเหตุให้เกิดการใช้จ่ายเกินกว่างบประมาณรายรับค่าส่วนกลางที่มีอยู่ หรือใช้จ่ายเงินงบประมาณอย่างไม่ถูกต้อง
3. "จ่าย หรือชำระค่าใช้จ่าย ขาดมติที่ประชุมรองรับ"
ผู้จัดการ หรือผู้มีหน้าที่รับผิดชอบโดยตรง มักพูด หรืออ้างว่าไม่สามารถจัดประชุมคณะกรรมการ - ประชุมใหญ่เจ้าของร่วม เหตุเพราะ "ไม่เป็นองค์ประชุม" ซึ่งนิติบุคคลอาคารชุด มีความจำเป็นต้องจ่ายค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น หรือจ่ายค่าใช้จ่ายดังกล่าวออกไปก่อน อีกทั้ง บางแห่ง บางโครงการ นอกจากผู้จัดการ หรือผู้มีหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงแล้ว ยังขาดการรายงานต่อที่ประชุม หรือขาดการลงนาม อนุมัติสัตยาบัน (ย้อนหลัง) กับค่าใช้จ่ายดังกล่าว ก็มีให้เห็นจำนวนมาก
4. "เกิดการทุจริต คอรัปชั่น มีเงินทอน"
ประเด็นข้างต้น มักเกิดขึ้นกับโครงการคอนโดมิเนียม อาคารชุด "ขนาดใหญ่" หรือ "ขนาดใหญ่พิเศษ" บางโครงการอาจมีค่าใช้จ่ายการบริหารจัดการทรัพย์สินจำนวนเงินมากกว่า 10-20 ล้านบาทต่อปี จึงจำเป็นต้องอาศัยงบประมาณรายรับค่าส่วนกลางเป็นเงินจำนวนมาก จ่าย หรือชำระให้แก่ "ผู้รับจ้าง" หรือ "Outsource"
หากนิติบุคคลอาคารชุด "ผู้ว่าจ้าง" ขาด หรือไม่มีระบบการจัดซื้อ จัดจ้างที่ได้มาตรฐานเป็นที่ยอมรับ โอกาสการเกิดการทุจริต คอรัปชั่น มีเงินทอนกับ "ผู้รับจ้าง" จึงมีความเป็นไปได้ค่อนข้างสูง
5. "ไม่จัดทำบัญชีรับ - จ่ายประจำเดือน และงบดุลรายปี"
นิติบุคคลอาคารชุด “ขนาดกลาง - เล็ก” จำนวนหลายแห่ง มักละเลย ขาด หรือไม่จัดทำบัญชีรายรับ - รายจ่ายในแต่ละเดือน รวมทั้งการจัดทำงบดุล (Balance Sheet) รายปี อีกทั้ง ยังไม่นำปิดประกาศ ให้เจ้าของร่วม ผู้ซื้อทราบ หรืออาจจัดทำ แต่ขาดความต่อเนื่อง เพราะขาดการตรวจสอบ จนอาจกลายเป็น "ช่องโหว่" เกิดการทุจริต คอร์รัปชั่นขึ้นได้
6. "ใช้เงินส่วนกลางจนหมด (แอบ) นำเงินกองทุนมาใช้"
นิติบุคคลอาคารชุด "จำนวนไม่น้อย" และหลายแห่ง ใช้เงินส่วนกลางจนหมดบัญชี แต่ขาด การเร่งรัด ติดตามหนี้ค่าส่วนกลางค้างชำระกับเจ้าของร่วม
เมื่อเงินส่วนกลางมีไม่เพียงพอกับค่าใช้จ่าย การบริหารจัดการทรัพย์สิน ผู้จัดการ อาจ (แอบ) นำเงินกองทุน (Sinking Fund) มาใช้ทดแทนเงินส่วนกลาง ซ้ำร้าย นอกจากผู้จัดการไม่เร่งรัด ติดตาม ทวงถามหนี้ค่าส่วนกลางค้างชำระแล้ว ยังอาจไม่เรียกเก็บเงินกองทุน ส่วนที่ใช้ไปเข้าบัญชีดังเดิม และเต็มจำนวนก็มี
7. "ไม่เร่งรัดหนี้ค่าส่วนกลาง (ค้างชำระ) อ้างว่ามีเงิน (มาก) จะมีคนเข้ามาแก่งแย่งอาชีพตน"
ไม่ใช่ไม่มีกรณีดังกล่าวข้างต้นกับโครงการ นิติบุคคลอาคารชุดนะครับ ยอมรับว่ามี แต่อาจมี "จำนวนน้อย" ผู้จัดการหลายคน ไม่เร่งรัด ทวงถาม ติดตามหนี้ค่าส่วนกลางค้างชำระ เพราะไม่ต้องการให้นิติบุคคลอาคารชุดมีรายรับค่าส่วนกลางเป็นเงินจำนวนมาก เพราะเกรงจะมีบุคคล หรือนิติบุคคลอื่น เข้ามาแก่งแย่งอาชีพของตน
8. "เบิกจ่ายเงินจากบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ โดยไม่ใช้เช็คชำระค่าใช้จ่าย"
ประเด็นข้างต้น อาจกลายเป็น "ช่องโหว่" ของการชำระค่าใช้จ่ายอันเกิดจากการบริหารจัดการทรัพย์สินต่างๆ เพราะไม่ยุ่งยาก หรือมีความสลับซับซ้อน แต่การขาดการอนุมัติค่าใช้จ่ายโดยไม่ใช้เช็ค อาจไม่สามารถตรวจสอบธุรกรรมการจ่ายเงินจากบัญชีเงินฝากได้
9. "มีเจตนาทำเอกสารหลักฐานสูญหาย"
กรณีดังกล่าวข้างต้น มักเกิดขึ้นในกรณีที่มีข่าวการขอตรวจสอบเอกสารหลักฐานทางบัญชี จากหรือ กับ ผู้จัดการ หรือผู้ปฏิบัติหน้าที่รับผิดชอบโดยตรง เมื่อฝ่ายตรวจสอบประสงค์ หรือร้องขอเอกสารหลักฐานต่างๆ เพื่อการตรวจสอบบัญชี ก็อ้างว่าขาด หรือไม่มีเอกสารหลักฐานดังกล่าวส่งมอบให้ตรวจสอบ เป็นต้น
10. "ร่วมกัน หรือจัดทำเอกสารหลักฐานอันเป็นเท็จ"
กรณีข้างต้น มักเกิดขึ้นกับโครงการ นิติบุคคลอาคารชุด ขนาดใหญ่ หรือขนาดใหญ่พิเศษ มากกว่าขนาดกลาง - เล็ก เพราะการจัดทำ หรือร่วมกันจัดทำเอกสารหลักฐานอันเป็นเท็จ เพื่อเบิกจ่ายค่าใช้จ่าย "ผี" อาจคุ้มค่ามากกว่าขนาดกลาง - เล็ก อีกทั้ง นิติบุคคลอาคารชุด ขาดการตรวจสอบรายละเอียด จนอาจเกิดเหตุการณ์ในลักษณะดังกล่าวขึ้นได้
บทความโดย : http://www.bangkokbiznews.com
