ในสถานการณ์ปัจจุบันที่ต้นทุนต่างๆในการประกอบธุรกิจพุ่งสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะปัญหาด้านต้นทุนพลังงาน รวมถึงภาวะที่กำลังซื้อของผู้ บริโภคลดน้อยลง หรือมีความระมัดระวังในการจับจ่ายใช้สอยมากขึ้น ทำให้เกิดผลกระทบอย่างกว้างขวางในการประกอบธุรกิจ โดยเฉพาะถ้าเป็นธุรกิจของผู้ประกอบการรายเล็กหรือธุรกิจ SMEs
สิ่งหนึ่งที่ผู้ประกอบการ SMEs จะตั้งเป้าหมายในการดำเนินการก่อนเป็นอันดับแรก คือการ “ลดต้นทุน” แต่ส่วนใหญ่ก็จะพบว่าตนเองไม่สามารถลดต้นทุนได้ตามที่ตั้งเป้าหมาย ซึ่งแม้ว่าจะมีกลยุทธ์หรือแนวทางด้านการบริหารจัดการต่างๆที่ใช้ในการลดต้นทุนของธุรกิจก็ตาม แต่ปัจจัยหนึ่งซึ่งอาจเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลให้ผู้ประกอบการ ไม่สามารถลดต้นทุนได้ ก็คือผู้ประกอบการไม่ทราบถึง “ต้นทุน” ของธุรกิจตนเองอย่างแท้จริง หรือไม่มีความรู้ในปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่เกิดขึ้นกับต้นทุนของธุรกิจของตนเอง ทำให้เมื่อถึงเวลาจำเป็นที่จะต้องการลดต้นทุนธุรกิจของตน จึงไม่สามารถที่จะกระทำได้ และคำตอบที่มักได้รับฟังอยู่เสมอก็คือ ธุรกิจของตนไม่สามารถลดต้นทุนได้อีกแล้ว ซึ่งอาจเป็นจริงตามที่กล่าวหรือ อาจไม่เป็นจริงก็ได้ ดังนั้นผู้เขียนจึงเห็นสมควรกล่าวถึงปัจจัยเกี่ยวกับการทำให้ผู้ประกอบการรู้ถึงต้นทุนของธุรกิจเป็นเบื้องต้น เพื่อใช้เป็นจุดเริ่มหรือแนวทางในการลดต้นทุนของธุรกิจต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ความเข้าใจของสิ่งที่เรียกว่า “ต้นทุน”
ถ้ามีการถามผู้ประกอบการว่า “ต้นทุนของธุรกิจเท่ากับเท่าใด” ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ก็จะบอกตัวเลขจำนวนหนึ่งออกมาว่านี่คือต้นทุนของธุรกิจ แต่ถ้าถามต่อไปว่า “ตัวเลขที่กล่าวถึงนี้มีที่มาหรือคำนวณมาจากอะไร”
คำตอบที่ได้รับจะทำให้พบได้ทันที่ว่าผู้ประกอบการแต่ละราย มีความเข้าใจเกี่ยวกับ “ต้นทุน” ที่แตกต่างกัน โดยบางรายอาจจะบอกว่า เป็นเงินที่ธุรกิจ จ่ายออกไปในแต่ละเดือน บางรายอาจบอกว่า เป็นต้นทุนในการซื้อวัตถุดิบและค่าใช้จ่ายในการผลิตสินค้า บางรายอาจบอกว่าเป็นต้นทุนในการซื้อวัตถุดิบและค่าใช้จ่ายในการผลิตสินค้า รวมกับค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเงินเดือน ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆทั้งหมดของธุรกิจ บางรายอาจบอกว่าเป็นต้นทุนในการซื้อวัตถุดิบและค่าใช้จ่ายในการผลิตสินค้า รวมกับค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเงินเดือน ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆทั้งหมดของธุรกิจ และรวมกับมูลค่าสต็อกสินค้าที่มีอยู่
สิ่งเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าผู้ประกอบการยังมีความเข้าใจในเรื่องของการคำนวณต้นทุนที่แตกต่างกัน และก็มีอีกไม่น้อยเช่นกันที่ไม่สามารถบอกได้เลย ว่าธุรกิจตนเองมีต้นทุนเท่าใด หรือขอกลับไปดูบัญชีหรืองบการเงินของธุรกิจก่อนจึงจะสามารถตอบได้ ซึ่งการที่จะบริหารต้นทุนหรือลดต้นทุนได้นั้น สิ่งแรกที่ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจ จะต้องเข้าใจก่อนเป็นอันดับแรกคือ ต้นทุนของธุรกิจประกอบด้วยอะไรบ้าง
โดยพื้นฐานในการดำเนินธุรกิจ ต้นทุนของธุรกิจจะประกอบด้วย ต้นทุนด้านการผลิตสินค้าหรือการให้บริการ ซึ่งเป็นต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เฉพาะในการผลิตสินค้าและการให้บริการ เช่น วัตถุดิบ สินค้าซื้อมาเพื่อการผลิต ค่าใช้จ่ายในการผลิตสินค้า ค่าโสหุ้ย วัสดุสิ้นเปลืองในการผลิตต่างๆ ถ้าเป็นธุรกิจด้านการผลิตถือเป็น “ต้นทุนผลิตสินค้า” หรือค่าแรงงานในการให้บริการ สินค้าซื้อมาเพื่อการให้บริการค่าใช้จ่ายในการให้บริการ เป็นต้น ถ้าเป็นธุรกิจด้านบริการถือเป็น “ต้นทุนการให้บริการ” และถ้า “บวก” มูลค่าของสินค้าสำเร็จรูป สินค้าคงเหลือ งานที่อยู่ระหว่างทำที่เหลืออยู่เดิม หรือเรียกว่า ”สินค้าคงเหลือต้นงวด” นำไป “ลบ” มูลค่าของสินค้าสำเร็จรูป สินค้าคงเหลือ งานที่อยู่ระหว่างทำที่เหลืออยู่ เมื่อสิ้นรอบบัญชีหรือเรียกว่า “สินค้าคงเหลือปลายงวด” ก็จะได้เป็น “ต้นทุนขายสินค้า” ซึ่งใช้ในการคำนวณหา “กำไรขั้นต้น”
และอีกส่วนที่จะถูกนำมาร่วมคำนวณเพื่อหาต้นทุนธุรกิจ คือ “ต้นทุนค่าใช้จ่ายด้านการขายและบริหาร” อันเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นที่ใช้ในการขายสินค้า หรือให้บริการ และค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าน้ำค่าไฟในส่วนสำนักงานหรือร้านค้า ค่าโทรศัพท์โทรสาร ค่าโฆษณาประชาสัมพันธ์ เป็นต้น โดยถ้านำทั้งส่วนของ ต้นทุนขายสินค้ารวมกับค่าใช้จ่ายด้านการขายและบริหาร ก็จะเป็น “ต้นทุนของธุรกิจ” นั่นเอง เพื่อใช้คำนวณหา “กำไรสุทธิ” ซึ่งเรื่องดังกล่าวนี้อาจมีความยุ่งยากสำหรับผู้ประกอบการที่ไม่มี พื้นฐานด้านการเงิน แต่ถ้าได้เริ่มศึกษาความรู้พื้นฐานด้านบัญชี หรือศึกษาจากรายการบัญชีที่มีอยู่ก็จะเข้าใจได้ไม่ยากนัก และสิ่งดังกล่าวถือเป็นรากฐานสำคัญที่จะทำให้สามารถบริหาร จัดการต้นทุน หรือสามารถลดต้นทุนของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดทำบัญชี
การจัดทำบัญชีถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้ทราบถึงต้นทุนของธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ซึ่งมักละเลยในเรื่องของการทำบัญชี เนื่องจากอาจเป็นการซื้อขายด้วยเงินสด จึงมักประมาณการจากเงินสดที่จ่ายออกไปในแต่ละวัน ในการซื้อหรือชำระค่าสินค้าและค่าใช้จ่ายต่างๆ ว่าเป็นต้นทุนธุรกิจทำให้ไม่เห็นความจำเป็นที่ต้องมีการจัดทำบัญชี หรือแม้จะมีการจัดทำบัญชีก็อยู่ในลักษณะบัญชีเงินสดรับ-จ่าย และก็มักจะลงรายการไม่ครบถ้วนโดยจะลงเฉพาะยอดรับจ่ายเมื่อสิ้นสุดวันเท่านั้น หรือ กรณีธุรกิจที่อยู่ในรูปนิติบุคคลธุรกิจ ก็จะมีการจัดทำบัญชีเพื่อให้เป็นไปตามที่กฎหมายบังคับ โดยให้ความสำคัญในการจัดทำบัญชีเพื่อการเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลมากกว่าเพื่อใช้ในการบริหารจัดการ รวมถึงการที่ธุรกิจส่วนใหญ่มักเลือกใช้วิธีการจ้างสำนักงานบัญชีภายนอกในการจัดทำบัญชี โดยเจ้าหน้าที่บัญชีหรือการเงินภายในของธุรกิจ จะเป็นเพียงผู้รวบรวมสรุปรายการ และนำส่งเอกสารใบเสร็จค่าใช้จ่ายต่างๆไปยังสำนักงานบัญชี เพื่อทำรายการงบการเงิน โดยมีเพียงน้อยรายที่จะแยกแยะและประเมินผลค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนต่างๆของธุรกิจที่เกิดขึ้น เพื่อใช้บริหารจัดการต้นทุนของธุรกิจอย่างแท้จริง
นอกจากนี้ตัวเจ้าของธุรกิจเองก็มักไม่ให้ความสนใจในรายการทางบัญชีอย่างละเอียดในรายการต่างๆ โดยให้ความสำคัญเฉพาะยอดขายหรือรายได้ ยอดรวมต้นทุนหรือยอดรวมค่าใช้จ่าย และที่ให้ความสนใจเป็นพิเศษก็คือ บรรทัดสุดท้ายในเรื่องของกำไร-ขาดทุน ซึ่งถ้าผลกำไรเพิ่มขึ้นหรือไม่ลดลงจากเดิม ผู้ประกอบการก็มักไม่ให้ความสำคัญในการบริหารต้นทุนในรายการต่างๆที่เกิดขึ้นเท่าใดนัก เนื่องจากยังถือว่าธุรกิจของตนเองยังมีผลกำไรที่ดูดีอยู่
การแยกแยะต้นทุนและค่าใช้จ่าย
ในธุรกิจที่มีการจัดทำบัญชีไม่ว่าจะเป็นการจัดทำบัญชีด้วยตนเอง หรือว่าจ้างให้สำนักงานบัญชีจัดทำให้ก็ตาม ถ้าลองถามในเชิงลึกว่า “รายการที่ลงไว้ ในงบการเงินต่างๆ นั้นประกอบด้วยอะไรบ้าง” เช่น ถ้าดูในงบดุลแล้วถามว่ารายการสินทรัพย์หมุนเวียนที่ลงไว้ ประกอบด้วยอะไรบ้าง มีกี่รายการ แต่ละรายการคืออะไร มีมูลค่าเท่าใด หรือค่าใช้จ่ายในการขายและบริหารในงบกำไรขาดทุน ประกอบด้วยอะไรบ้าง แต่ละรายการมีมูลค่าเท่าใด มูลค่าดังกล่าวนั้นมีที่มาจากอะไร จะพบได้เลยว่ามีผู้ประกอบการเพียงน้อยรายที่สามารถตอบคำถามดังกล่าวได้ โดยเฉพาะถ้าเป็นการว่าจ้างให้สำนักงานบัญชีภายนอกจัดทำให้ เนื่องจากไม่เคยมีการแยกแยะหรือพิจารณาในต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นของธุรกิจ ซึ่งการแยก แยะรายการของต้นทุนและค่าใช้จ่าย จะเป็นสิ่งที่ทำให้เห็นได้ว่ามีต้นทุนและค่าใช้จ่ายใดที่มากเกินไปหรือไม่มีความจำเป็น ซึ่งจะทำให้ธุรกิจสามารถบริหารจัดการในการลดต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายในส่วนดังกล่าวลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
พฤติกรรมการใช้จ่าย
สำหรับผู้ประกอบการ SMEs ไม่ว่าจะเป็นรายเล็กหรือรายกลาง โดยเฉพาะถ้าเป็นนิติบุคคลในรูปบริษัทจำกัด พฤติกรรมอย่างหนึ่งที่ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจมักกระทำ ก็คือการนำรายจ่ายส่วนตัวมาออกใบเสร็จรับเงินในนามบริษัทหรือของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นค่าซื้อของกินของใช้ ค่าอาหาร ค่าใช้จ่ายในการเดินทางหรือการท่องเที่ยว ซึ่งอาจเป็นของตนเองหรือของครอบครัว เนื่องจากถือว่าสามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจได้ตามจริง เพื่อการคำนวณในการเสียภาษีเงินได้ของธุรกิจ โดยหวังว่าจะทำให้ธุรกิจของตนเองเสียภาษีน้อยลง โดยค่าใช้จ่ายหลักๆที่กล่าวถึงนี้ก็คือ “ค่าน้ำมัน” ซึ่งถ้าเป็นค่าใช้จ่ายที่มาจากการดำเนินธุรกิจอย่างแท้จริง ก็คงไม่มีปัญหาเท่าใดนัก แต่สิ่งที่พบก็คือรายจ่ายดังกล่าวมักเป็นรายจ่ายส่วนบุคคล หรือเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของธุรกิจนั่นเอง ซึ่งการกระทำดังกล่าวส่งผลให้ธุรกิจมีต้นทุนสูงกว่าความเป็นจริง และจากพฤติกรรมดังกล่าวย่อมทำให้ธุรกิจไม่มีผลกำไร หรืออาจแสดงผลขาดทุนเมื่อดูรายละเอียดในงบกำไรขาดทุน โดยเฉพาะถ้าเป็นภาวะปัจจุบันที่ค่าน้ำมันมีราคาสูงเป็นอย่างยิ่ง ซึ่งผลจากพฤติกรรมหรือการกระทำดังกล่าว จะส่งผลให้ในเวลาที่ธุรกิจต้องการขอวงเงินสินเชื่อ หรือไปขอกู้เงินจากธนาคารหรือสถาบันการเงิน เมื่อพิจารณาในงบการเงินแล้วอาจได้รับการปฏิเสธ เนื่องจากธุรกิจมีผลกำไรอยู่ในระดับต่ำหรือมีผลขาดทุน หรือธุรกิจอาจมีต้นทุนในระดับสูงกว่าค่าเฉลี่ยเมื่อเปรียบเทียบกับธุรกิจอื่นในประเภทเดียวกันที่มีการจัดทำบัญชีและระบุค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้อง อันเนื่องมาจากพฤติกรรมดังกล่าวของผู้ประกอบการนี้นั่นเอง
สุดท้ายนี้หวังว่าจากรายละเอียดทั้งหมดที่กล่าวมา ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจที่ตั้งเป้าหมายในการลดต้นทุนของธุรกิจ เพื่อรับมือต่อสภาพ เศรษฐกิจในปัจจุบันจะตระหนักและให้ความสำคัญเกี่ยวกับเรื่องของ “ต้นทุนธุรกิจ” ว่ามีองค์ประกอบเช่นใด มีสิ่งใดที่ควรกระทำหรือไม่ควรกระทำ โดยการหวังเพียงว่าจะลดต้นทุนให้ได้ โดยยังไม่ทราบหรือรู้ถึงต้นทุนธุรกิจ ย่อมทำให้ไม่สามารถที่จะลดต้นทุนของธุรกิจลงได้ แม้ว่าจะมีเครื่องมือหรือกลยุทธ์การบริหารจัดการในการลดต้นทุนที่ดีเพียงใดก็ตาม
บทความโดย : http://www.smi.or.th
