สามารถตั้งค่าการอนุมัติเอกสารได้ 3 อย่าง ได้แก่
- การอนุมัติเอกสารใบเสนอราคา คือ เอกสารที่แสดงรายละเอียดรายการสินค้า และราคาที่ลูกค้าสนใจอย่างชัดเจน โดยผู้บริหารหรือผู้มีสิทธิ์ในการอนุมัติเอกสารสามารถดำเนินการตรวจสอบเอกสารก่อนที่ทางเจ้าหน้าที่ฝ่ายขายจะจัดส่งเอกสารใบเสนอราคานั้นให้แก่ลูกค้า
- การอนุมัติเอกสารใบขอซื้อ คือ เอกสารที่แสดงรายละเอียดรายการสินค้า และราคาที่กิจการต้องการสั่งซื้อจากเจ้าหนี้อย่างชัดเจน โดยผู้บริหารหรือผู้มีสิทธิ์ในการอนุมัติเอกสารสามารถดำเนินการตรวจสอบเอกสารก่อนที่ทางเจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อจะจัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ
- การอนุมัติเอกสารใบสั่งซื้อ คือ เอกสารที่แสดงรายละเอียดรายการสินค้า และราคาที่กิจการต้องการสั่งซื้อจากเจ้าหนี้อย่างชัดเจน โดยผู้บริหารหรือผู้มีสิทธิ์ในการอนุมัติเอกสารสามารถดำเนินการตรวจสอบเอกสารก่อนที่ทางเจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อจะจัดส่งเอกสารใบสั่งซื้อนั้นให้แก่เจ้าหนี้
วิธีการตั้งค่าการอนุมัติเอกสาร
1. ผู้ใช้งานไปที่ระบบ Setting (หมายเลข 1) > Approved (หมายเลข 2) > ผู้อนุมัติ (หมายเลข 3)
2. จากนั้นให้กดปุ่ม "New" (หมายเลข 1) เพื่อสร้างรายชื่อผู้อนุมัติเอกสารใหม่
3. ให้ค้นหารายชื่อผู้อนุมัติเอกสารใหม่ในช่อง "ผู้อนุมัติ" (หมายเลข 1) ซึ่งระบบจะแสดงชื่อแผนกงาน และตำแหน่งงานให้อัตโนมัติ จากนั้นให้กดปุ่ม "Save" (หมายเลข 2) ด้านมุมขวาบนของหน้าจอเพื่อเป็นการยืนยันการบันทึกข้อมูล
4. ให้ผู้ใช้งานไปที่ระบบ "Setting" (หมายเลข 1) > "Approved" (หมายเลข 2) > การอนุมัติ (หมายเลข 3)
5. จากนั้นให้กดปุ่ม "New" (หมายเลข 1) เพื่อสร้างการอนุมัติเอกสารใหม่
6. ระบบจะแสดงหน้าจอการตั้งค่าการอนุมัติเอกสาร ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
6.1 เมนู คือ การเลือกเมนูที่ต้องการตั้งค่าอนุมัติเอกสาร ซึ่งสามารถเลือกได้ทั้งหมด 3 เมนู ได้แก่ ใบเสนอราคา (Quotation), ใบขอซื้อ (Purchase Requisition) และใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
6.2 ค่าเริ่มต้น คือ การยืนยันการใช้ตั้งค่าอนุมัติเอกสารดังกล่าว หากไม่ได้เลือกเป็นค่าเริ่มต้นจะไม่สามารถใช้งานระบบการอนุมัติเอกสารได้
6.3 หัวข้ออนุมัติ คือ การระบุหัวข้อที่ช่วยจำแนกการตั้งค่าการอนุมัติเอกสาร
6.4 อนุมัติอัตโนมัติ คือ การกำหนดระบบให้สามารถอนุมัติเอกสารโดยอัตโนมัติ
6.5 กำหนดทั้งบริษัท คือ การกำหนดระบบให้สามารถใช้รูปแบบการอนุมัติเหมือนกันทั้งบริษัท หากผู้ใช้งานไม่ต้องการกำหนดอนุมัติทั้งบริษัท ระบบจะเปิดช่องอนุมัติตามแผนกงานให้ทันที
6.6 แผนกงาน คือ การกำหนดอนุมัติเอกสารตามแผนกงานที่ระบุ
6.7 ประเภทการอนุมัติ คือ การเลือกประเภทการอนุมัติเอกสารซึ่งมีทั้งหมด 4 ประเภท ได้แก่
- อนุมัติแบบลำดับขั้น คือ การอนุมัติเอกสารตามลำดับรายชื่อของผู้อนุมัติที่มีการกำหนดไว้
- อนุมัติโดยผู้บังคับบัญชา คือ การอนุมัติตามผู้บังคับบัญชาของผู้จัดทำเอกสาร
- อนุมัติตามจำนวนเงิน คือ การอนุมัติตามจำนวนวงเงินที่กำหนด
- อนุมัติแบบจำนวนผู้อนุมัติ คือ การกำหนดจำนวนผู้อนุมัติ หากอนุมัติครบตามจำนวนที่กำหนดถือว่าเอกสารนั้นอนุมัติสมบูรณ์
6.8 การแจ้งเตือน คือ การเลือกประเภทการแจ้งเตือนให้ผู้อนุมัติ หรือผู้รับผิดชอบได้รับทราบ
6.9 ตั้งค่าผู้อนุมัติ คือ การระบุรายชื่อผู้ที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติเอกสาร
6.10 การบันทึกเอกสาร คือ การบันทึกข้อมูลการตั้งค่าการอนุมัติเอกสาร
