ใบสำคัญจ่ายเป็นหลักฐานบัญชี ที่แสดงผู้รับเงิน ผู้จ่ายเงิน ผู้อนุมัติ ผู้ตรวจสอบ รวมถึงรายการบัญชีที่ใช้ในการบันทึกบัญชี เพื่อใช้ในการอนุมัติการจ่ายเงิน เมื่อเรามีการจ่ายเงินแล้วก็ต้องแนบเอกสารประกอบการจ่ายเงินต่างๆ เช่นใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบส่งของเพื่อเป็นหลักฐานในการจ่ายว่าเราได้มีการจ่ายจริงเพราะมีช่องผู้รับเงินและผู้จ่ายเงินด้วย
คุณควรทำใบสำคัญจ่ายออกจากโปรแกรมบัญชีเพราะสะดวก รวดเร็ว สวยงาม ไม่ต้องเสียเวลา ผมได้มีโอกาสไปดูการทำบัญชีของ SME ส่วนใหญ่ยังเขียนด้วยมือ หรือออกจาก Word, Excel อยู่เลยครับ มันเป็นการเสียเวลา เสียค่าใช้จ่ายอย่างไม่ควรจะเป็น ถ้าเราทำใบสำคัญจ่ายจากโปรแกรมบัญชี จะทำให้เราทำงานด้วยความรวดเร็ว ลดขั้นตอนในการทำงานลงไปอย่างมาก ยกตัวอย่างเช่นเวลาที่เราจ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหนี้การค้า เราสามารถตัดยอดเจ้าหนี้ตามเลขที่ใบส่งของ/ใบกำกับภาษีได้เลย จะจ่ายเป็นเงินสดหรือเป็นเช็คก็ได้ หลังจากบันทึกข้อมูลเสร็จโปรแกรมจะบันทึกบัญชีเดบิท เครดิตให้โดยอัตโนมัติโปรแกรมจะทำการตัดการ์ดเจ้าหนี้ให้ ได้รายงานเกี่ยวกับเจ้าหนี้การค้า ได้รายงานเกี่ยวกับเช็คหรือบัญชีเงินฝากธนาคาร เป็นต้น คุณสามารถ Print ใบสำคัญจ่ายเพื่อเป็นหลักฐานบัญชีได้ตามต้องการ
