หลักและวิธีการบัญชีเงินสด
ความหมายของเงินสด
มาตรฐานการบัญชีให้คำนิยามเงินสดไว้ว่า “ เงินสด (Cash) หมายถึง เงินสดในมือและเงินฝากธนาคารทุกประเภท ไม่รวมเงินฝากธนาคารประเภทที่ต้องจ่ายคืนเมื่อสิ้นระยะเวลาอันกำหนดไว้”เงินสดในทางบัญชียังหมายความรวมถึงเอกสารทางการเงินหรือเอกสารเครดิตที่สามารถเปลี่ยนมือได้ง่าย สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ทันทีเมื่อต้องการใช้ เงินสดมีลักษณะอยู่หลายชนิดที่ใช้เป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนแต่ในขณะเดียวกันจะเป็นตัวกำหนดมูลค่าทางเศรษฐกิจ ในการดำเนินธุรกิจกิจการอาจมีเงินฝากธนาคารหลายบัญชีและมีเงินสดในมืออีกด้วย แต่จะแสดงรายการในงบดุล รวมยอดเงินสดและเงินฝากธนาคารไว้เข้าด้วยกันภายใต้สินทรัพย์หมุนเวียน เงินสดสามารถแบ่งจัดรายการเป็นชนิดของเงินสด และเอกสารที่มิใช่เงินสดได้ดังต่อไปนี้
ชนิดของเงินสดที่จัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน ประกอบด้วย
1. เงินเหรียญ ธนบัตร
2. เช็คของลูกค้า เช็คของธนาคาร เช็คเดินทาง เช็คไปรษณีย์ เช็คส่วนบุคคล
3. ดราฟต์
4. ธนาณัติ
5. เงินฝากธนาคารประเภทถอนได้เมื่อทวงถาม
การควบคุมรักษาเงินสด
เนื่องจากเงินสดเป็นสื่อกลางของการแลกเปลี่ยน และเปลี่ยนมือได้เร็ว จึงจำเป็นที่จะต้องควบคุมให้รัดกุมเพื่อให้ปลอดภัยจากการทุจริตและสูญหาย จากการสังเกตในด้านปฏิบัติ เงินสดอาจถูกยักยอกและฉ้อโกงได้หลายทาง เช่น
1. ยักยอกเงินที่ได้รับจากการขายเป็นเงินสด หรือรับจากลูกหนี้ที่ได้ตัดบัญชีเป็นสูญไปแล้วในปีก่อน หรือบันทึกการรับเงินรายได้อื่น ๆ ต่ำกว่าที่ได้รับจริง และนำเงินส่วนที่ไม่ได้บันทึกบัญชีไปใช้ส่วนตัว
2. ไม่บันทึกเงินที่ได้รับคืนจากเจ้าหนี้สำหรับค่าสินค้าที่ได้ชำระเกินไป หรือเงินมัดจำที่ได้รับคืน และนำเงินที่ได้รับคืนไปใช้ส่วนตัว
3. ไม่ลันทึกบัญชีลูกหนี้เมื่อขายเชื่อ เมื่อรับชำระเงินก็ยักยอกเงินที่ได้รับนั้น
4. บันทึกเงินที่ได้รับชำระจากลูกค้าไว้ในบัญชีต่ำกว่าจำนวนเงินที่ได้รับจริง แล้วบันทึกรายการ
รับคืนสินค้า หรือส่วนลดจ่ายเป็นจำนวนเท่ากับที่ได้ยักยอกไว้
5. ไม่บันทึกหรือบันทึกแต่เพียงบางส่วน สำหรับเงินที่ได้รับชำระจากลูกหนี้ และบันทึกบัญชีเป็นหนี้สูญ สำหรับจำนวนที่ยักยอกไปใช้
6. นำใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้วมาขอเบิกจ่ายอีก
7. จ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากเงินสดของร้านค้า
8. ทำใบสำคัญปลอมเพื่อเบิกจ่ายเงินไปใช้ประโยชน์ส่วนตัว
9. ไม่บันทึกหรือบันทึกจำนวนเงินต่ำกว่าความจริงสำหรับรายการส่งคืนสินค้าและส่วนลดรับ และบันทึกจ่ายเงินสดให้เจ้าหนี้เกินกว่าที่จ่ายจริง โดยนำเงินส่วนที่จ่ายเกินไปนั้นไปใช้เสียเอง
10. บวกเลขทางด้านเดบิตของบัญชีเงินสดต่ำไป หรือบวกเลขทางด้านเครดิตของบัญชีเงินสดสูงไป จะเป็นผลทำให้ยอดเงินสดคงเหลือตามบัญชีต่ำไป ตามวิธีนี้เงินสดจะถูกยักยอกไปเป็นจำนวนเท่ากับยอดเงินสดตามบัญชีที่ต่ำไปนั้น
การควบคุมภายในที่เกี่ยวกับเงินสดมีดังนี้
1. แยกหน้าที่รับเงินออกต่างหากจากหน้าที่บันทึกบัญชีเงินสด
2. วางระเบียบให้นำเงินสดที่ได้รับนำฝากธนาคารทุกวันในตอนเย็นหรือในตอนเช้าของวันรุ่งขึ้น เป็นทางป้องกันมิให้กิจการค้าเก็บเงินสดไว้ในสำนักงานมากเกินไป
3. จัดให้มีการตรวจสอบบัญชีภายในเป็นครั้งคราว เพื่อดูว่าได้มีการปฏิบัติตามระเบียบที่ได้วางไว้โดยเคร่งครัดหรือไม่
4. ใช้ระบบใบสำคัญเพื่อควบคุมการจ่ายเงิน การใช้ระบบใบสำคัญ ( Voucher System ) เป็นวิธีควบคุมการจ่ายเงินให้เป็นไปโดยถูกต้องตามเวลาและเป็นประโยชน์แก่กิจการค้ามากที่สุด
บทความโดย : https://sites.google.com
