สมุดรายวันทั่วไป นั้นได้กว่าเรื่องเกี่ยวกับสมุดขั้นต้นไปแล้ว ตอ่ไปนี้เราจะต้องนำรายการค้าที่เกิดขึ้นมาบันทึกในสมุดรายวันให้ถูกต้องในทุกๆ รายการนั้นเป็นอย่างไร จากที่เราได้ทราบเรื่องการการวิเคราะห์รายการบัญชีมาแล้ว ว่าอะไรมีผลอย่างไรกับรายการ และในแต่ละรายการนั้นเดบิตเครดิตอย่างไร มาถึงขั้นตอนนี้เราต้องสามารถที่จะทำการ เดบิต เครดิต ให้แล้ว เพราะว่าขั้นตอนนี้จะมีการลงรายการมีเดบิตเครดิต
ขั้นตอนในการบัญทึกบัญชีรายวันทั่วไป
1. ให้ทำการเขียนหัวเรื่องของบัญชีว่า เป็นของบัญชีอะไร กิจการของใคร และระบุเลขที่หน้า เพื่อเป็นการง่ายงนการค้าหากและช่วยให่สามารถเรียงลำดับให้ถูกต้องเพื่อมีการฉีกขาด
2. ทำการวิเคราะห์รายการ วิเคราะห์ว่าเป็นรายการบัญชีใด เดบิต และเครดิต เป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ และยอดรวมของทั้งสองจะต้องเท่ากัน ตามที่เราได้รับทราบในระบบบัญชีคู่มาแล้ว
3. เขียนวันที่ของรายรายการในช่อง วัน เดือน ปี โดยให้ลงปีก่อนให้อยู่บนสุด หลังจากนั้นลงเดือน แล้วค่อเป็นวันที่ ถ้าเดือนเดียวกันในวันถัดมาไม่ต้องเขียนซ้ำ
4. ให้ลงรายการในช่องของรายการบัญชี โดยให้ลงเดบิตเป็นอันดับแรก แล้วให้ชิดขอบทางด้านซ้าย พร้อมลงจำนวนเงินในช่องของเดบิตให้ตรงกับรายการ และให้หลักหน่วยนั้นชิบของด้านขวาเสมอ ลงรายการด้านเครดิต ให้เยื้องทางจากขอบด้านซ้ายและเดบิตมาระยะพอสมควร และทำการลงจำนวนเงินด้านเครดิตให้ตรงกับรายการ
5. ทำการอธิบายรายการให้ได้ใจความและควรให้พอดีกับบรรทัด 1 บรรทัด ให้มีใจความกระชับพอเข้าใจได้ และให้ทำการขีดเสินเพื่อให้จบรายการนั้นๆ
ตัวอย่างการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป
กิจการนาย สมชาย เป็นกิจการ ทำความสะอาดและจัดตกแต่งสวน ตามบ้านเรือน มีชื่อว่า สมชายตามสะอาด โดยมีรายการที่เกิดขึ้นในเดือนกันยายน 2556 ดังนี้
วันที่ 1 นายสมชายได้นำเงินสด มาลงทุนเป็นเงินทั้งหมด 2,000,000 บาท
วันที่ 3 ซื้อเครื่องใช้สำนักงาน 50,000 บาท และอุปกรณ์สำนักงาน 20,000 บาท
วันที่ 5 ได้ทำการซื้อวัสดุสิ้นเปือง จำนวน 8,000 บาท
วันที่ 10 ได้รับค่าบริการ จากการทำความสะอาดบ้านและจัดสวน จำนวนเงิน 20,000 บาท
วันที่ 12 ได้รับค่าบริการทำความสะอาดบ้าน 10,000 บาทโดยจะชำระในอีก 1 เดือน
วันที่ 21 ซื้อรถยนต์จำนวน 600,000 บาท จ่ายเงินสด 300,000 บาท ส่วนที่เหลือจะทำการจ่ายในอีก 3 เดือน
วันที่ 28 ได้ชำระค่าใช้จ่ายต่างๆ ดังนี้ ค่าน้ำมันรถ 800 บาท ค่าไฟฟ้า 1,200 ค่าน้ำ 200 บาท และค่าเงินเดือนพนังงาน 12,000 บาท
ตัวอย่างการบันทึกมีดังนี้
ให้ทำการเขียนที่หัวกระดาษเป็นสมุดรายวันทั่วไป ลงเลขที่หน้าด้วย รายการในวันที่ 1 คือนายสมชายเองเงินมาลงทุนจึงทำให้ มีการเดบิต เงินสด เครดิต ส่วนของเจ้าของจำนวนเงิน 2,000,000
สมุดรายวันทั่วไป เลขที่หน้า 1
วันที่
รายการ
เลขที่
บัญชี
เดบิต
เครดิต
2556
ก.ย. 1 เงินสด
ทุน – นายสมชาย
นายสมชายนำเงินสดมาลงทุน 101
301
2,000,000
2,000,000
รายการที่ 2 เป็นของวันที่ 3 ซื้อเครื่องใช้สำนักงาน 50,000 บาท และอุปกรณ์สำนักงาน 20,000 บาท จึงลงสมุดรายวันทั่วไปดังนี้
วันที่
รายการ
เลขที่
บัญชี
เดบิต
เครดิต
2556
3 เครื่องใช้สำนักงาน
อุปกรณ์สำนักงาน
เงินสด
ซื้อเครื่องใช้-อุปกรณ์สำนักงาน 111
121
101
50,000
20,000
70,000
ดังจะเห็นได้ว่าการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปนั้น ไม่ได้ต่างจากที่เคยทำให้บัญชี รูปตัว T แต่เราต้องลงตามช่องที่กำหนดและมีการเขียนคำอธิบายให้กระชับ รายการดังกล่าวจึงลงในรูปแบบดังนี้
สมุดรายวันทั่วไป เลขที่หน้า 1
วันที่
รายการ
เลขที่
บัญชี
เดบิต
เครดิต
2556
ก.ย. 135
10
12
เงินสด
ทุน – นายสมชาย
นายสมชายนำเงินสดมาลงทุน 101
301111112
101
113
101
101
401
102
401
2,000,000
50,000
20,000
8,000
20,000
10,000
2,000,000
70,000
8,000
20,000
10,000
เครื่องใช้สำนักงาน
อุปกรณ์สำนักงาน
เงินสด
ซื้อเครื่องใช้-อุปกรณ์สำนักงาน
วัสดุสิ้นเปือง
เงินสด
ซื้อวัสดุสิ้นเปลือง
เงินสด
รายได้ค่าบริการ
รายได้บริการจัดสวน-ทำความสะอาด
ลูกหนี้การค้า
รายได้ค่าบริการ
รับค่าบริการเป็นเงินเชื่อ
21
28
รถยนต์
เงินสด
เจ้าหนี้
ซื้อรถยนต์จ่ายเงินสด ครึ่งหนึ่ง 121
101
201501
502
503
101
600,000
800
1,200
200
300,000
300,000
2,200
ค่าน้ำมัน
ค่าไฟฟ้า
ค่าน้ำ
เงินสด
จ่าค่าน้ำมัน – ค่าไฟฟ้า – ค่าน้ำ
ตัวอย่างที่แสดงมานั้นเป็นการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป ก่อนที่จะไปแยกประเภทเป็นขั้นตอนต่อไป ดังนั้นเราควรทำความเข้าใจในขั้นการวิเคราห์และการลงบัญชีให้ถูกต้องและมีความแม่นยำ
บทความโดย : http://www.accountclub.net
