การมีทักษะในการบริหารเจ้าหนี้เป็นสิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งสำหรับ SME ที่จะช่วยลดสภาพคล่องของเงินสดของกิจการ หลักการบริหารเงินสดทั่วๆ ไปที่ SME มักจะทราบกันดีอยู่แล้วก็คือ ต้องเก็บหนี้ให้เร็วที่สุดในขณะที่ต้องพยายามชำระหนี้ให้ช้าที่สุด
ทั้งนี้ต้องกระทำโดยไม่ให้กระทบกับเครดิตของตัวเองหรือเครดิตของกิจการ เพราะเมื่อเครดิตเสียไปแล้ว อาจเกิดผลกระทบอย่างรุนแรงต่อการดำเนินกิจการไปได้เป็นระยะเวลานานการไม่ชำระหนี้ให้ตรงตามกำหนดเวลาที่ได้สัญญาไว้ อาจเป็นเหตุให้ต้องซื้อวัตถุดิบหรือสินค้าในราคาที่สูงขึ้น เนื่องจากผู้ขายจำเป็นต้องบวกค่าความเสี่ยงในการได้รับเงินช้าเข้าไปด้วย
หรือในครั้งต่อๆ ไปจะถูกบังคับให้ต้องซื้อเป็นเงินสดเท่านั้น ไม่เห็นเงินสด ก็ไม่ได้สินค้าแต่ยังมีด้านอื่นๆ ของการบริหารหนี้หรือบริหารเจ้าหนี้เพื่อให้เกิดประโยชน์และสภาพคล่องต่อกิจการที่ SME สามารถนำไปใช้ได้ เช่นการระมัดระวังไม่ให้มีการชำระเงินเร็ว หรือชำระเงินก่อนถึงวันครบกำหนด
การจ่ายเงินเร็วเกินไปจะทำให้เสียโอกาส เพราะหากยังไม่จ่ายเงินออกไป เราสามารถนำเงินจำนวนดังกล่าวไปฝากธนาคารซึ่งจะได้ดอกเบี้ยเกิดขึ้น การชำระหนี้เร็วเกินไปจะทำให้สูญเสียโอกาส เทียบมูลค่าได้กับจำนวนดอกเบี้ยที่ควรจะได้รับ
ในกรณีที่กิจการของเรามีเงินสดคงเหลือมากพอ การเจรจาเพื่อซื้อสินค้าเป็นเงินสดในราคาที่ถูกลง หรือการขอส่วนลดหากชำระเงินได้เร็วขึ้น ก็จะทำให้เป็นการลดต้นทุนได้อย่างดีอีกวิธีหนึ่งดังนั้นในการเจรจาขอซื้อวัตถุดิบหรือสินค้าเป็นเงินเชื่อ ควรเจรจาตกลงกันกับผู้ขายเกี่ยวกับส่วนลดหากเราสามารถชำระหนี้ได้เร็วก่อนกำหนดไว้ด้วย
การตรวจสอบเอกสารและการตรวจรับสินค้าทุกครั้ง ควรให้แน่ใจว่าได้รับสินค้าครบถูกต้องหรือเอกสารต่างๆ มีตัวเลขและราคาถูกต้องเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการชำระเงินที่มากเกินกว่าที่ควรจะเป็นโดยความละเลยหรือการไม่รอบคอบในการตรวจสอบ
เทคนิคที่ควรนำมาใช้อีกประการหนึ่งก็คือการพยายามจัดโปรแกรมการชำระเงินหรือชำระหนี้ให้กระจายกันไปตลอดเดือน โดยไม่ให้ไปกองกันในเวลาใดเวลาหนึ่งเพียงช่วงเดียวโดยเฉพาะช่วงเวลาที่จะต้องจ่ายค่าแรงหรือเงินเดือนให้กับพนักงานของเรา เพราะอาจจะมีโอกาสสูงที่ทำให้กิจการช็อตเงินสดที่จะนำไปจ่ายหนี้ เนื่องจากจะต้องนำเงินไปจ่ายเป็นค่าแรงหรือเงินเดือน ซึ่งมักจะถือว่ามีความสำคัญเร่งด่วนมากกว่า
ในทางกลับกัน การจ่ายค่าแรงเป็นงวดที่ถี่เกินไป เช่น ทุกสัปดาห์ มักจะทำให้กิจการต้องมีระบบการทำงานหรือการจัดการเอกสารที่เพิ่มขึ้น กลายเป็นต้นทุนแฝงในการบริหารจัดการหากเปรียบเทียบการจ่ายเงินค่าแรงเป็นทุก2 สัปดาห์ แทนการจ่ายทุกสัปดาห์ เวลาที่ต้องใช้ในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายค่าแรงก็จะลดไปได้ 1 เท่าตัวทันที เป็นต้น
สรุปเทคนิคสำคัญที่เถ้าแก่ควรทราบเกี่ยวกับการบริหารเจ้าหนี้เพื่อการบริหารเงินสดให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับเถ้าแก่ธุรกิจ SME ก็จะมีดังนี้
ตั้งนโยบายการชำระหนี้และการจัดเก็บหนี้ให้ชัดเจน เช่น ชำระหนี้ภายใน 45 วัน จัดเก็บหนี้ให้ได้ภายใน 30 วัน เป็นต้น แม้ว่าอาจทำไม่ได้ตามนโยบายทุกครั้ง แต่จะทำให้กิจการเดินไปได้อย่างมีเป้าหมายและทิศทาง และสามารถอธิบายและหาสาเหตุได้ง่ายเมื่อเกิดปัญหาหรือข้อผิดพลาดขึ้นมา
จัดทำระบบเอกสาร หรือการบันทึกการซื้อขายเงินเชื่อให้เป็นกิจจะลักษณะ มีการบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่สำคัญและจำเป็น เช่น วันที่รับบิล วันครบกำหนดชำระ จำนวนสินค้า จำนวนเงิน ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้จะสามารถนำไปใช้ประกอบเพื่อให้การทำแผนการชำระเงินรายเดือนเป็นไปได้โดยง่าย
กำหนดความสำคัญก่อนหลังสำหรับสินค้าหรือวัตถุดิบ ทั้งนี้เนื่องจากสินค้าหรือวัตถุดิบแต่ละรายการจะมีความสำคัญต่อกิจการต่างกัน ซึ่งจะทำให้เราเกิดอำนาจการต่อรองกับผู้ขายต่างกันออกไปด้วย การจัดลำดับความสำคัญจะทำให้เรามีแนวทางต่อรองซื้อขายกับผู้ขายได้อย่างมีประสิทธิภาพและเกิดผลประโยชน์ต่อกิจการได้มากที่สุด รวมไปถึงการตัดสินใจซื้อในจำนวนที่เหมาะสมด้วย เพื่อไม่ให้เกิดภาระในการจัดเก็บสินค้าหรือวัตถุดิบมากเกินไป
ชำระหนี้ให้ตรงเวลาเป็นการสร้างเครดิตทางการค้า ซึ่งอาจนำไปสู่การต่อรองระยะเวลาการชำระเงินที่ยืดยาวออกไปได้เพิ่มมากขึ้น
ตรวจสอบความแม่นยำของแผนการชำระเงินเป็นระยะๆ หากกิจการไม่สามารถเดินไปตามแผนการชำระเงินที่ทำไว้ก็จะเป็นสัญญาณเตือนล่วงหน้ากับเถ้าแก่ว่ากิจการอาจเริ่มมีปัญหาต้องรีบเข้าไปตรวจสอบหาสาเหตุให้ได้ก่อนที่จะถลำลึกลงไปกับปัญหานั้นๆ ได้ทันท่วงที
บทความโดย: https://cheechongruay.smartsme.co.th
