สมุดรายวันเฉพาะเป็นสมุดรายวันข้นต้นประเภทหนึ่ง เหมาะสำหรับกิจการที่มีรายการค้าเกิดขึ้นจำนวนมาก กิจการแต่ละแห่งจะมีสมุดรายวันเฉพาะกี่เล่มก็ขึ้นอยู่กับลักษณะการดำเนินงานของกิจการนั้นว่ามีความจำเป็นที่จะต้องใช้กี่เล่ม แต่รายการค้าใดที่มีรายการน้อย รายการก็จะบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป
สมุดรายวันเฉพาะที่นิยมใช้กันมาก มีดังนี้
- สมุดรายวันซื้อ บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
- สมุดรายวันขาย บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
- สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด บันทึกรายการส่งคืนสินค้าหรือได้รับส่วนลด กรณีที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
- สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด บันทึกรายการรับคืนสินค้าหรือให้ส่วนลด กรณีที่ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
- สมุดรายวันเงินสดรับ บันทึกรายการรับเงินสด
- สมุดรายวันเงินสดจ่าย บันทึกรายการจ่ายเงินสด
- สมุดเงินสด บันทึกรายการรับและจ่ายเงินสด
ประโยชน์ของสมุดรายวันเฉพาะ
1.รายการค้าที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง และเป็นประเภทเดียวกันจะถูกจัดเรียงลำดับไว้ในสมุดรายวันเล่มเดียวกัน เพื่อประหยัดเวลาในการบันทึกบัญชี
2.ประหยัดเวลาในการผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เพราะเวลาผ่านบัญชีไม่ต้องผ่านทุกวันเหมือนสมุดรายวันทั่วไป แต่จะใช้ยอดรวมผ่านทุกสิ้นเดือน หรือทุก 15 วัน
3.เพื่อให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดีในการป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้น โดยแบ่งแยกหน้าที่ในการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันเฉพาะแต่ละประเภท
บัญชีคุมยอด และบัญชีแยกประเภทย่อย
ธุรกิจซื้อขายสินค้าจะมีรายการซื้อขายสินค้าที่เป็นเงินสดและเป็นเงินเชื่อจำนวนมาก โดยเฉพาะในการซื้อขายสินค้าเป็นเงินเชื่อจะทำให้ธุรกิจมีเจ้าหนี้การค้า และลูกหนี้การค้ามากมาย
ธุรกิจจึงต้องเปิดบัญชีแยกประเภทสำหรับเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้าแต่ละรายเรียกว่า บัญชีแยกประเภทย่อย ส่วนบัญชีเจ้าหนี้การค้า และบัญชีลูกหนี้การค้าซึ่งเป็นบัญชีรวมยอดเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ของกิจการทั้งหมด เรียกว่า บัญชีคุมยอด
ในธุรกิจซื้อขายสินค้าเมื่อเกิดรายการเกี่ยวกับเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ จะต้องผ่านบัญชีแยกประเภททั้งบัญชีคุมยอด และบัญชีแยกประเภทย่อยของลูกหนี้หรือเจ้าหนี้แต่ละราย บัญชีคุมยอดนี้จะแสดงในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมกับบัญชีแยกประเภททั่วไปกับบัญชีอื่นๆ และยอดคงเหลือในบัญชีย่อยแต่ละรายรวมกันจะต้องเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีคุมยอด
ลักษณะของบัญชีย่อยมีลักษณะเหมือนกับบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีย่อยจะนิยมแสดงแบบยอดคงเหลือเพราะสามารถทราบยอดคงเหลือได้ทันที
สมุดรายวันซื้อ
สมุดรายวันซื้อเป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น ถ้าเป็นการซื้อสินค้าเป็นเงินสดก็จะต้องบันทึกในสมุดเงินสดจ่ายและถ้าเป็นการซื้อสินทรัพย์อื่นเป็นเงินเชื่อก็จะต้องบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป การอ้างอิงหน้าสมุดรายวันซื้อใช้อักษรย่อ “ซ”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันซื้อ และการผ่านรายการ
1.บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อตามใบกำกับสินค้าโดยบันทึกวันเดือนปีวันที่ในใบกำกับสินค้า ชื่อเจ้าหนี้ เงื่อนไขในการชำระเงิน และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันซื้อ
2.ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อแต่ละรายการไปด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันซื้อ และลงเลขหน้าของสมุดรายวันซื้อ (ซ.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
3.ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันซื้อ แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเดบิตของบัญชีซื้อ (การบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด) หรือบัญชีสินค้าคงเหลือ (การบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง) และทางด้านเครดิตของบัญชีเจ้าหนี้การค้าพร้อมทั้งอ้างอิงถึงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านบัญชี ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันซื้อและเลขที่หนน้าของสมุดรายวันซื้อซ.1)ในช่อง“อ้างอิง” ของบัญชีซื้อหรือบัญชีสินค้าคงเหลือ และบัญชีเจ้าหนี้การค้า
สมุดรายวันขาย
สมุดรายวันขายเป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น ส่วนการขายสินค้าเป็นเงินสดจะต้องบันทึกในสมุดรายวันเงินสดรับ การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันขายใช้อักษรย่อ “ข”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันขาย และการผ่านรายการ
- บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อตามใบกำกับสินค้าโดยบันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบกำกับสินค้า ชื่อ และจำนวนเงินที่ปรากฏอยู่ในใบกำกับสินค้า ในช่องที่กำหนดไว้ในสมุดรายวันขาย
- ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อแต่ละรายการไปด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมายP ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันขาย และลงเลขหน้าของสมุดรายวันขาย (ข.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า
- ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง“จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันขาย แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเครดิตของบัญชีขาย (การบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด) หรือบัญชีสินค้าคงเหลือ (การบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง) และทางด้านเดบิตของบัญชีลูกหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงถึงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านบัญชี (411/112) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันขาย และเลขที่หน้าของสมุดรายวันขาย (ข.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีขาย และบัญชีลูกหนี้การค้า
สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด
สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลดเป็นสมุดที่ใช้สำหรับบันทึกการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดเนื่องจากสินค้าที่ส่งมาชำรุด หรือไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ กรณีส่งคืนสินค้าหรือได้รับส่วนลดที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด ใช้อักษรย่อ “สค.” ถ้าส่งคืนสินค้าและได้รับเป็นเงินสดจะบันทึกในสมุดเงินสดรับ
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด และผ่านรายการ
- บันทึกรายการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดตามใบลดหนี้จากลูกค้าหรือใบลดหนี้จากผู้ขาย บันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบลดหนี้ ชื่อเจ้าหนี้ และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด
- ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดแต่ละรายการไปด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันส่งคืนะส่วนลดละลงเลขหน้าของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (สค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
- ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปด้านเครดิตของบัญชีส่งคืนและส่วนลด และทางด้านเดบิตของบัญชีเจ้าหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านรายการ (211/512) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด และเลขหน้าของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (สค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีส่งคืนและส่วนลดและบัญชีเจ้าหนี้การค้า
สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด
สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด เป็นสมุดที่ใช้สำหรับบันทึกการรับคืนหรือให้ส่วนลดแก่ลูกค้าที่ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ เนื่องจากสินค้าที่ส่งมาชำรุด หรือไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ แต่ถ้ารับคืนสินค้าที่ลูกค้าซื้อเป็นเงินสดและจ่ายเงินสดจะบันทึกในสมุดเงินสดจ่าย การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลดใช้อักษรย่อ “รค.”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และผ่านรายการ
- บันทึกรายการรับคืนหรือให้ส่วนลดตามใบลดหนี้จากลูกค้าหรือใบลดหนี้จากลูกค้า บันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบลดหนี้ ชื่อลูกหนี้ และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด
- ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการรับคืนหรือให้รับส่วนลดแต่ละรายการไปด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และลงเลขหน้าของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (รค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า
- ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปด้านเดบิตของบัญชีรับคืนและส่วนลด และทางด้านเครดิตของบัญชีลูกหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านรายการ (412/112) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และเลขหน้าของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (รค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีรับคืนและส่วนลดและบัญชีลูกหนี้การค้า
บัญชีเงินฝากธนาคาร
กิจการส่วนใหญ่จะใช้บริการของธนาคาร ไม่ว่าจะเป็นการรับเงินหรือจ่ายเงิน การรับเงินอาจจะรับเป็นเช็คหรือเงินสด แล้วนำไปฝากธนาคารไว้เพื่อความปลอดภัย และยังได้ดอกเบี้ยอีกด้วย ส่วนในการจ่ายเงินนั้นกิจการส่วนใหญ่จะจ่ายเป็นเช็คเพื่อความสะดวกและปลอดภัย ดังนั้นในบัญชีเงินสดของกิจการนั้นจึงไม่ได้หมายถึงเฉพาะเงินสดในมือเท่านั้น แต่ยังหมายรวมถึงเงินฝากธนาคารด้วย
การบันทึกบัญชีกรณีกิจการได้รับหรือจ่ายเป็นเช็ค มีดังนี้
กรณีรับเช็คแล้วนำไปฝากธนาคารทันทีในวันที่รับ บันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต เงินฝากธนาคาร xxx
เครดิต ลูกหนี้การค้า/ขาย xxx
กรณีรับเช็คแล้วยังไม่นำไปฝากธนาคารในวันที่รับ บันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต เงินสด xxx
เครดิต ลูกหนี้การค้า/ขาย xxx
กรณีจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นเช็ค บันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต ค่าใช้จ่ายต่างๆ xxx
เครดิต เงินฝากธนาคาร xxx
สมุดเงินสด
สมุดเงินสด เป็นสมุดรายวันขั้นต้นที่ใช้สำหรับบันทึกรายการทั้งรับเงินสดและจ่ายเงินสดไว้ในเล่มเดียวกัน ซึ่งเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีรายการเกี่ยวกับการรับเงินสดและจ่ายเงินสดไม่มากนักในแต่ละงวดบัญชี สมุดเงินสดเป็นทั้งสมุดรายวันขั้นต้น และสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปของบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร ดังนั้นเมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชีก็จะต้องหายอดคงเหลือยกไปของบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร เช่นเดียวกับสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
วิธีการบันทึกบัญชี และการผ่านบัญชีในสมุดเงินสด
- บันทึกรายการเกี่ยวกับการรับและจ่ายเงินสด โดยบันทึก คำอธิบายรายการ จำนวนเงินในช่องเงินสดหรือช่องเงินฝากธนาคารทางด้านเดบิต ถ้าเป็นการรับเป็นเงินสดหรือเช็ค และบันทึกทางด้านเครดิต ถ้าเป็นรายการจ่ายเป็นเงินสดหรือจ่ายเป็นเช็ค
ถ้าเป็นกรณีรับชำระหนี้หรือจ่ายชำระหนี้ ได้รับส่วนลดจากผู้ขายหรือให้ส่วนลดเงินสดกับผู้ซื้อให้บันทึกจำนวนเงินเท่าที่รับหรือจ่ายจริงในช่องเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร ส่วนที่เป็นส่วนลดให้บันทึกในช่องส่วนลดรับหรือส่วนลดจ่าย กรณีที่เป็นสมุดเงินสด 3 ช่อง
- ผ่านรายการที่บันทึกไว้ทางด้านเดบิตของสมุดเงินสดไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องในวันที่เกิดรายการนั้นๆ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดเงินสดและเลขหน้าของสมุดเงินสด (งส.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภททั่วไป
- ผ่านรายการที่บันทึกไว้ทางด้านเครดิตของสมุดเงินสดไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องในวันที่รายการนั้นเกิดขึ้น
- กรณีรายการที่เกี่ยวข้องกับการนำเงินฝากธนาคาร และถอนเงินจากธนาคารทำดังนี้
4.1 เมื่อมีการนำเงินสดฝากธนาคาร จะบันทึกในสมุดเงินสด โดยเดบิตเงินฝากธนาคาร และเครดิตเงินสด รายการนี้จะไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เพราะบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคารอยู่ในสมุดเล่มเดียวกัน ให้ใส่อักษร C ในช่อง “อ้างอิง” ซึ่งหมายถึงรายการที่อยู่ตรงข้ามกัน
4.2 เมื่อมีการถอนเงินจากธนาคารจะบันทึกในสมุดเงินสดโดยเดบิตเงินสด และเครดิตเงินฝากธนาคาร และรายการนี้ก็ไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทเช่นเดียวกัน แต่ให้ใส่อักษรC ในช่อง “อ้างอิง”
- ทุกสิ้นเดือนรวมยอดในแต่ละช่องของสมุดเงินสด และหาผลต่างทางด้านเดบิตและเครดิต เพื่อหายอดคงเหลือยกไปของสมุดเงินสด ซึ่งก็คือยอดคงเหลือของบัญชีเงินสดและบัญชีเงินฝากธนาคาร
สมุดรายวันเฉพาะ
สมุดรายวันเฉพาะเป็นสมุดรายวันข้นต้นประเภทหนึ่ง เหมาะสำหรับกิจการที่มีรายการค้าเกิดขึ้นจำนวนมาก กิจการแต่ละแห่งจะมีสมุดรายวันเฉพาะกี่เล่มก็ขึ้นอยู่กับลักษณะการดำเนินงานของกิจการนั้นว่ามีความจำเป็นที่จะต้องใช้กี่เล่ม แต่รายการค้าใดที่มีรายการน้อย รายการก็จะบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป
สมุดรายวันเฉพาะที่นิยมใช้กันมาก มีดังนี้
- สมุดรายวันซื้อ บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
- สมุดรายวันขาย บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
- สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด บันทึกรายการส่งคืนสินค้าหรือได้รับส่วนลด กรณีที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
- สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด บันทึกรายการรับคืนสินค้าหรือให้ส่วนลด กรณีที่ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
- สมุดรายวันเงินสดรับ บันทึกรายการรับเงินสด
- สมุดรายวันเงินสดจ่าย บันทึกรายการจ่ายเงินสด
- สมุดเงินสด บันทึกรายการรับและจ่ายเงินสด
ส่วนรายการใดที่บันทึกในสมุดรายวันเฉพาะไม่ได้ ก็ให้บันทึกในสมุดรายวันทั่วไป
ประโยชน์ของสมุดรายวันเฉพาะ
- รายการค้าที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง และเป็นประเภทเดียวกันจะถูกจัดเรียงลำดับไว้ในสมุดรายวันเล่มเดียวกัน เพื่อประหยัดเวลาในการบันทึกบัญชี
- ประหยัดเวลาในการผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เพราะเวลาผ่านบัญชีไม่ต้องผ่านทุกวันเหมือนสมุดรายวันทั่วไป แต่จะใช้ยอดรวมผ่านทุกสิ้นเดือน หรือทุก 15 วัน
- เพื่อให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดีในการป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้น โดยแบ่งแยกหน้าที่ในการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันเฉพาะแต่ละประเภท
บัญชีคุมยอด และบัญชีแยกประเภทย่อย
ธุรกิจซื้อขายสินค้าจะมีรายการซื้อขายสินค้าที่เป็นเงินสดและเป็นเงินเชื่อจำนวนมาก โดยเฉพาะในการซื้อขายสินค้าเป็นเงินเชื่อจะทำให้ธุรกิจมีเจ้าหนี้การค้า และลูกหนี้การค้ามากมาย
ธุรกิจจึงต้องเปิดบัญชีแยกประเภทสำหรับเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้าแต่ละรายเรียกว่า บัญชีแยกประเภทย่อย ส่วนบัญชีเจ้าหนี้การค้า และบัญชีลูกหนี้การค้าซึ่งเป็นบัญชีรวมยอดเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ของกิจการทั้งหมด เรียกว่า บัญชีคุมยอด
ในธุรกิจซื้อขายสินค้าเมื่อเกิดรายการเกี่ยวกับเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ จะต้องผ่านบัญชีแยกประเภททั้งบัญชีคุมยอด และบัญชีแยกประเภทย่อยของลูกหนี้หรือเจ้าหนี้แต่ละราย บัญชีคุมยอดนี้จะแสดงในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมกับบัญชีแยกประเภททั่วไปกับบัญชีอื่นๆ และยอดคงเหลือในบัญชีย่อยแต่ละรายรวมกันจะต้องเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีคุมยอด
ลักษณะของบัญชีย่อยมีลักษณะเหมือนกับบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีย่อยจะนิยมแสดงแบบยอดคงเหลือเพราะสามารถทราบยอดคงเหลือได้ทันที
สมุดรายวันซื้อ
สมุดรายวันซื้อเป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น ถ้าเป็นการซื้อสินค้าเป็นเงินสดก็จะต้องบันทึกในสมุดเงินสดจ่าย และถ้าเป็นการซื้อสินทรัพย์อื่นเป็นเงินเชื่อก็จะต้องบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป การอ้างอิงหน้าสมุดรายวันซื้อใช้อักษรย่อ “ซ”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันซื้อ และการผ่านรายการ
- บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อตามใบกำกับสินค้าโดยบันทึกวันเดือนปี วันที่ในใบกำกับสินค้า ชื่อเจ้าหนี้ เงื่อนไขในการชำระเงิน และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันซื้อ
- ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อแต่ละรายการไปด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมายP ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันซื้อ และลงเลขหน้าของสมุดรายวันซื้อ (ซ.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
- ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง“จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันซื้อ แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเดบิตของบัญชีซื้อ (การบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด) หรือบัญชีสินค้าคงเหลือ (การบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง) และทางด้านเครดิตของบัญชีเจ้าหนี้การค้าพร้อมทั้งอ้างอิงถึงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านบัญชี (511/211) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันซื้อและเลขที่หนน้าของสมุดรายวันซื้อ (ซ.1) ในช่อง“อ้างอิง” ของบัญชีซื้อหรือบัญชีสินค้าคงเหลือ และบัญชีเจ้าหนี้การค้า
สมุดรายวันขาย
สมุดรายวันขายเป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น ส่วนการขายสินค้าเป็นเงินสดจะต้องบันทึกในสมุดรายวันเงินสดรับ การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันขายใช้อักษรย่อ “ข”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันขาย และการผ่านรายการ
- บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อตามใบกำกับสินค้าโดยบันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบกำกับสินค้า ชื่อ และจำนวนเงินที่ปรากฏอยู่ในใบกำกับสินค้า ในช่องที่กำหนดไว้ในสมุดรายวันขาย
- ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อแต่ละรายการไปด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมายP ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันขาย และลงเลขหน้าของสมุดรายวันขาย (ข.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า
- ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง“จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันขาย แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเครดิตของบัญชีขาย (การบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด) หรือบัญชีสินค้าคงเหลือ (การบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง) และทางด้านเดบิตของบัญชีลูกหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงถึงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านบัญชี (411/112) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันขาย และเลขที่หน้าของสมุดรายวันขาย (ข.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีขาย และบัญชีลูกหนี้การค้า
สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด
สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลดเป็นสมุดที่ใช้สำหรับบันทึกการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดเนื่องจากสินค้าที่ส่งมาชำรุด หรือไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ กรณีส่งคืนสินค้าหรือได้รับส่วนลดที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด ใช้อักษรย่อ “สค.” ถ้าส่งคืนสินค้าและได้รับเป็นเงินสดจะบันทึกในสมุดเงินสดรับ
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด และผ่านรายการ
- บันทึกรายการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดตามใบลดหนี้จากลูกค้าหรือใบลดหนี้จากผู้ขาย บันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบลดหนี้ ชื่อเจ้าหนี้ และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด
- ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดแต่ละรายการไปด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด และลงเลขหน้าของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (สค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
- ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปด้านเครดิตของบัญชีส่งคืนและส่วนลด และทางด้านเดบิตของบัญชีเจ้าหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านรายการ (211/512) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด และเลขหน้าของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (สค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีส่งคืนและส่วนลดและบัญชีเจ้าหนี้การค้า
สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด
สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด เป็นสมุดที่ใช้สำหรับบันทึกการรับคืนหรือให้ส่วนลดแก่ลูกค้าที่ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ เนื่องจากสินค้าที่ส่งมาชำรุด หรือไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ แต่ถ้ารับคืนสินค้าที่ลูกค้าซื้อเป็นเงินสดและจ่ายเงินสดจะบันทึกในสมุดเงินสดจ่าย การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลดใช้อักษรย่อ “รค.”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และผ่านรายการ
- บันทึกรายการรับคืนหรือให้ส่วนลดตามใบลดหนี้จากลูกค้าหรือใบลดหนี้จากลูกค้า บันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบลดหนี้ ชื่อลูกหนี้ และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด
- ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการรับคืนหรือให้รับส่วนลดแต่ละรายการไปด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และลงเลขหน้าของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (รค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า
- ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปด้านเดบิตของบัญชีรับคืนและส่วนลด และทางด้านเครดิตของบัญชีลูกหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านรายการ (412/112) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และเลขหน้าของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (รค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีรับคืนและส่วนลดและบัญชีลูกหนี้การค้า
บัญชีเงินฝากธนาคาร
กิจการส่วนใหญ่จะใช้บริการของธนาคาร ไม่ว่าจะเป็นการรับเงินหรือจ่ายเงิน การรับเงินอาจจะรับเป็นเช็คหรือเงินสด แล้วนำไปฝากธนาคารไว้เพื่อความปลอดภัย และยังได้ดอกเบี้ยอีกด้วย ส่วนในการจ่ายเงินนั้นกิจการส่วนใหญ่จะจ่ายเป็นเช็คเพื่อความสะดวกและปลอดภัย ดังนั้นในบัญชีเงินสดของกิจการนั้นจึงไม่ได้หมายถึงเฉพาะเงินสดในมือเท่านั้น แต่ยังหมายรวมถึงเงินฝากธนาคารด้วย
การบันทึกบัญชีกรณีกิจการได้รับหรือจ่ายเป็นเช็ค มีดังนี้
กรณีรับเช็คแล้วนำไปฝากธนาคารทันทีในวันที่รับ บันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต เงินฝากธนาคาร xxx
เครดิต ลูกหนี้การค้า/ขาย xxx
กรณีรับเช็คแล้วยังไม่นำไปฝากธนาคารในวันที่รับ บันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต เงินสด xxx
เครดิต ลูกหนี้การค้า/ขาย xxx
กรณีจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นเช็ค บันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต ค่าใช้จ่ายต่างๆ xxx
เครดิต เงินฝากธนาคาร xxx
สมุดเงินสด
สมุดเงินสด เป็นสมุดรายวันขั้นต้นที่ใช้สำหรับบันทึกรายการทั้งรับเงินสดและจ่ายเงินสดไว้ในเล่มเดียวกัน ซึ่งเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีรายการเกี่ยวกับการรับเงินสดและจ่ายเงินสดไม่มากนักในแต่ละงวดบัญชี สมุดเงินสดเป็นทั้งสมุดรายวันขั้นต้น และสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปของบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร ดังนั้นเมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชีก็จะต้องหายอดคงเหลือยกไปของบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร เช่นเดียวกับสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
วิธีการบันทึกบัญชี และการผ่านบัญชีในสมุดเงินสด
- บันทึกรายการเกี่ยวกับการรับและจ่ายเงินสด โดยบันทึก คำอธิบายรายการ จำนวนเงินในช่องเงินสดหรือช่องเงินฝากธนาคารทางด้านเดบิต ถ้าเป็นการรับเป็นเงินสดหรือเช็ค และบันทึกทางด้านเครดิต ถ้าเป็นรายการจ่ายเป็นเงินสดหรือจ่ายเป็นเช็ค ถ้าเป็นกรณีรับชำระหนี้หรือจ่ายชำระหนี้ ได้รับส่วนลดจากผู้ขายหรือให้ส่วนลดเงินสดกับผู้ซื้อให้บันทึกจำนวนเงินเท่าที่รับหรือจ่ายจริงในช่องเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร ส่วนที่เป็นส่วนลดให้บันทึกในช่องส่วนลดรับหรือส่วนลดจ่าย กรณีที่เป็นสมุดเงินสด 3 ช่อง
- ผ่านรายการที่บันทึกไว้ทางด้านเดบิตของสมุดเงินสดไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องในวันที่เกิดรายการนั้นๆ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดเงินสดและเลขหน้าของสมุดเงินสด (งส.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภททั่วไป
- ผ่านรายการที่บันทึกไว้ทางด้านเครดิตของสมุดเงินสดไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องในวันที่รายการนั้นเกิดขึ้น
- กรณีรายการที่เกี่ยวข้องกับการนำเงินฝากธนาคาร และถอนเงินจากธนาคารทำดังนี้
4.1 เมื่อมีการนำเงินสดฝากธนาคาร จะบันทึกในสมุดเงินสด โดยเดบิตเงินฝากธนาคาร และเครดิตเงินสด รายการนี้จะไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เพราะบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคารอยู่ในสมุดเล่มเดียวกัน ให้ใส่อักษร C ในช่อง “อ้างอิง” ซึ่งหมายถึงรายการที่อยู่ตรงข้ามกัน
4.2 เมื่อมีการถอนเงินจากธนาคารจะบันทึกในสมุดเงินสดโดยเดบิตเงินสด และเครดิตเงินฝากธนาคาร และรายการนี้ก็ไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทเช่นเดียวกัน แต่ให้ใส่อักษรC ในช่อง “อ้างอิง”
- ทุกสิ้นเดือนรวมยอดในแต่ละช่องของสมุดเงินสด และหาผลต่างทางด้านเดบิตและเครดิต เพื่อหายอดคงเหลือยกไปของสมุดเงินสด ซึ่งก็คือยอดคงเหลือของบัญชีเงินสดและบัญชีเงินฝากธนาคาร
สมุดรายวันเงินสดรับ
สมุดรายวันเงินสดรับ เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการค้าทุกรายการที่ได้รับเป็นเงินสด
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันเงินสดรับและการผ่านรายการ
- บันทึกรายการรับเงินสด โดยการบันทึกวันเดือนปี คำอธิบายรายการ จำนวนเงินในช่องเดบิต เงินสด เงินฝากธนาคารหรือส่วนลดจ่ายกรณีรับชำระหนี้และให้ส่วนลด และช่องเครดิตบัญชีต่างๆ ซึ่งในที่นี้จะมีช่องเครดิตเฉพาะบัญชีลูกหนี้การค้า และบัญชีขาย ซึ่งเป็นรายการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ส่วนรายการรับเงินจากแหล่งอื่น ให้บันทึกจำนวนเงินในช่อง “บัญชีอื่นๆ” พร้อมชื่อบัญชีที่เครดิตในช่อง “ชื่อบัญชี”
- ทุกสิ้นวันผ่านรายการรับชำระเงินสดจากลูกหนี้การค้าแต่ละรายการไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย “P” ในช่อง “อ้างอิง” ของช่องเครดิตบัญชีลูกหนี้การค้า ในสมุดเงินสดรับและลงเลขหน้าของสมุดเงินสดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า
- ทุกสิ้นวันผ่านรายการที่อยู่ในช่อง “บัญชีอื่นๆ” ไปยังบัญชีแยกประเภทนั้นๆ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีในช่อง “อ้างอิง” ในสมุดเงินสดรับ และลงเลขหน้าของสมุดเงินสดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทนั้นๆ ยกเว้นบัญชีที่ปรากฏอยู่ในช่องบัญชีอื่นๆ คือ บัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร ซึ่งเกิดจากการนำเงินฝากธนาคารและถอนเงินจากธนาคาร ไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เนื่องจากรายการทั้ง 2 ประเภทต้องบันทึกทั้งในสมุดเงินสดรับ และสมุดเงินสดจ่าย แต่ให้ใส่เครื่องหมาย C ในช่อง “อ้างอิง” ในบัญชีทั้ง 2 เล่ม หมายถึง ให้ดูรายการที่อยู่ตรงข้ามกัน
- ทุกสิ้นเดือนให้รวมยอดคงเหลือในช่อง เงินสด เงินฝากธนาคาร และส่วนลดจ่าย แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ และรวมยอดคงเหลือในบัญชีลูกหนี้การค้าและบัญชีขาย แล้วผ่านจำนวนเงินไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีไว้ใต้ช่องยอดรวมในแต่ละช่องของสมุดเงินสดรับและเลขหน้าของสมุดเงินสดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างอิง”ของบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่สำหรับยอดรวมเครดิตในช่องบัญชีอื่นๆ ไม่ต้องผ่านรายการในวันสิ้นเดือนอีก เพราะในแต่ละรายการได้ผ่านไปยังบัญชีแยกประเภทในตอนสิ้นวันแล้ว
สมุดรายวันเงินสดจ่าย
สมุดรายวันเงินสดจ่าย เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการค้าทุกรายการที่ได้จ่ายเงิน
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันเงินสดจ่าย และการผ่านรายการ
- บันทึกรายการจ่ายเงินสด โดยการบันทึกวันเดือนปี คำอธิบายรายการ จำนวนเงินในช่องเครดิต เงินสด เงินฝากธนาคารหรือส่วนลดรับกรณีจ่ายชำระหนี้และได้รับส่วนลด และช่องเดบิตบัญชีต่างๆ ซึ่งในที่นี้จะมีช่องเดบิตเฉพาะบัญชีเจ้าหนี้การค้า และบัญชีซื้อ ซึ่งเป็นรายการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ส่วนรายการจ่ายเงินจากแหล่งอื่น ให้บันทึกจำนวนเงินในช่อง “บัญชีอื่นๆ” พร้อมชื่อบัญชีที่เดบิตในช่อง “ชื่อบัญชี”
- ทุกสิ้นวันผ่านรายการจ่ายชำระหนี้ เจ้าหนี้การค้าแต่ละรายการไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย “P” ในช่อง “อ้างอิง” ของช่องเดบิตบัญชีเจ้าหนี้การค้า ในสมุดเงินสดจ่ายและลงเลขหน้าของสมุดเงินสดจ่าย (สจ.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
- ทุกสิ้นวันผ่านรายการที่อยู่ในช่อง “บัญชีอื่นๆ” ไปยังบัญชีแยกประเภทนั้นๆ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีในช่อง “อ้างอิง” ในสมุดเงินสดจ่าย และลงเลขหน้าของสมุดเงินสดจ่าย (สจ.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทนั้นๆ ยกเว้นบัญชีที่ปรากฏอยู่ในช่องบัญชีอื่นๆ คือ บัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร ซึ่งเกิดจากการนำเงินฝากธนาคารและถอนเงินจากธนาคาร ไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เนื่องจากรายการทั้ง 2 ประเภทต้องบันทึกทั้งในสมุดเงินสดรับ และสมุดเงินสดจ่าย แต่ให้ใส่เครื่องหมาย C ในช่อง “อ้างอิง” ในบัญชีทั้ง 2 เล่ม หมายถึง ให้ดูรายการที่อยู่ตรงข้ามกัน
- ทุกสิ้นเดือนให้รวมยอดคงเหลือในช่อง เงินสด เงินฝากธนาคาร และส่วนลดจ่าย แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ และรวมยอดคงเหลือในบัญชีเจ้าหนี้การค้าและบัญชีซื้อ แล้วผ่านจำนวนเงินไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีไว้ใต้ช่องยอดรวมในแต่ละช่องของสมุดเงินสดจ่ายและเลขหน้าของสมุดเงินสดจ่าย (สจ.) ในช่อง “อ้างอิง”ของบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่สำหรับยอดรวมเดบิตในช่องบัญชีอื่นๆ ไม่ต้องผ่านรายการในวันสิ้นเดือนอีก เพราะในแต่ละรายการได้ผ่านไปยังบัญชีแยกประเภทในตอนสิ้นวันแล้ว
การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป
รายการค้าบางประเภทที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก และไม่สามารถที่นำไปบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้ก็จะนำมาบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป รายการเหล่านี้ได้แก่
- รายการรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อ และให้ส่วนลดกรณีที่ไม่มีสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด
- รายการส่งคืนสินค้าที่ซื้อเป็นเงินเชื่อและได้รับส่วนลดกรณีที่ไม่มีสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด
- รายการซื้อขายสินทรัพย์เป็นเงินเชื่อ
- รายการซื้อขายสินทรัพย์และรับจ่ายเป็นตั๋วเงิน
- รายการเบิกสินค้าไปใช้ส่วนตัว
- รายการปรับปรุงบัญชี และเปิดบัญชี เป็นต้น
รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้
ทุกๆ สิ้นเดือนหรือสิ้นงวดบัญชีกิจการควรที่จจะจัดทำรายละเอียดลูกหนี้ และเจ้าหนี้ขึ้นเพื่อให้ทราบว่า ในวันสิ้นงวดกิจการมีลูกหนี้และเจ้าหนี้ค้างชำระทั้งหมดกี่รายเป็นจำนวนเท่าใด และเป็นการพิสูจน์ความถูกต้องของบัญชีคุมยอด และบัญชีแยกประเภทย่อย
บทความโดย: http://supatraduan071735.blogspot.com
