การบริหารสินค้าคงเหลือของธุรกิจ SMEs จะจริง หรือ มั่วดีนะ?

นิยามคำว่า “สินค้าคงเหลือ”
สินค้าคงเหลือ ที่จะพูดถึงในหัวข้อนี้ (รวมถึงทุกๆ บทความต่อไปในอนาคต) หมายถึง
1. สินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ
2. วัตถุดิบคงเหลือ
3. งานระหว่างทำคงเหลือ
4. วัสดุสำนักงาน/วัสดุในการผลิตคงเหลือ
** ครอบคลุมทุกสรรพสิ่งคงเหลือที่ใช้ในการดำเนินกิจการของธุรกิจซื้อมาขายไป ธุรกิจผลิตสินค้า และธุรกิจบริการ (ทั้งนี้ขอให้ไปนิยามเฉพาะเจาะจงตามรูปแบบธุรกิจของตนเอง)

ความสำคัญของ”สินค้าคงเหลือ”
สินค้าคงเหลือ ถือว่าเป็นสินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องเป็นอันดับสามรองจาก เงินสด/เงินฝากธนาคาร และลูกหนี้การค้า และถือว่าเป็นสินทรัพย์ที่สูญหายได้ง่ายมากเป็นอันดับสอง รองจากเงินสด/เงินฝากธนาคาร ดังนั้นเจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs จึงควรใส่ใจดูแลรักษาสินค้าคงเหลือของกิจการเป็นอย่างดี (เพราะส่วนใหญ่มักทุ่มเทเวลาไปในเรื่องการตลาด/การผลิต ให้กับสินค้าคงเหลือ แต่เพียงอย่างเดียว)

เรื่องจริงที่น่าตกใจของการบริหารสินค้างคงเหลือในธุรกิจ SMEs
ต่อไปนี้ คือเรื่องจริงที่น่าแปลกใจ (บวกตกใจ) ที่พบว่าธุรกิจ SMEs ส่วนใหญ่มีระบบการบริหารสินค้าคงเหลือที่หละหลวม หรืออาจไม่มีระบบการควบคุมใดๆ เลย
– ไม่มีการจัดทำรายละเอียดสินค้าคงเหลือแต่ละรายการ หรือมีรายละเอียดสินค้าคงเหลือ แต่รวมยอดแล้วไม่ตรงกับยอดรวมที่แสดงในงบการเงิน และมีผลต่างค่อนข้างมีนัยสำคัญ
– ไม่มีระบบการควบคุมภายในที่ดีในการจัดการสินค้าคงเหลือ คือไม่มีการจัดทำ Stock Card (บัตรสินค้า) ของสินค้าแต่ละรายการและวางในชั้นของสินค้านั้นๆ และไม่มีใบเบิกสินค้าที่จะเบิกสินค้าจากโกดังมาขาย หรือนำมาผลิต (คือสามารถหยิบสินค้าออกไปได้ โดยอาศัยเป็นพนักงานที่คุ้นเคย และรับผิดชอบในหน้าที่ดังกล่าว ซึ่งก็มีพนักงานดังกล่าวหลายคนที่สามารถเข้าออกโกดังได้ด้วย สินค้าหายนี่จับมือใครดมไม่ได้เลย)
– มีสินค้าเสื่อมสภาพ ล้าสมัย (Dead Stock) เป็นจำนวนมากในโกดัง และในฐานข้อมูลสินค้าคงเหลือ ซึ่งเจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs ทราบแต่ไม่มีนโยบายใดๆ ที่จะจัดการสินค้าดังกล่าวออกจากโกดัง และฐานข้อมูลบัญชีของกิจการ
– จัดวางสินค้าในโกดังไร้ระบบ และระเบียบ มีแต่พนักงานที่รับผิดชอบในโกดังเท่านั้นที่จะรู้ว่าสินค้าจัดวางอยู่ในบริเวณใด (บางครั้งสินค้าขาดจากชั้นวางหน้าร้านด้วยเหตุผลว่าพนักงานที่ประจำโกดังป่วย เลยไม่รู้ว่าสินค้าอยู่ที่ใด) เจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs ยังไม่มีทางรู้เลยว่าสินค้าของกิจการแต่ละรายการอยู่ที่ใด (น่าเศร้านะ)

จากการบริหารสินค้าคงเหลืออย่างไร้ระบบที่พบในธุรกิจ SMEs นั้นส่งผลเสียที่ตามมาเสมอๆ คือ การทุจริตของพนักงานที่ดูแลสินค้าในโกดัง (บางครั้งร่วมเป็นขบวนการเลยไม่ใช่คนๆ เดียว) ซึ่งส่งผลเสียหายให้กับกิจการเป็นจำนวนมาก นอกจากนี้การไม่มีรายละเอียดสินค้าคงเหลือให้เจ้าหน้าที่สรรพากรตรวจสอบถือว่าเป็นเรื่องใหญ่ที่เจ้าหน้าที่สรรพากร สามารถประเมินภาษีย้อนหลังได้ ทั้งกรณีที่สินค้าขาดหรือเกินจากความเป็นจริง

แนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมสำหรับการบริหารสินค้าคงเหลือ
1. เจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs ควรสั่งซื้อสินค้าที่มาขายแต่พอดีโดย (พยายาม) ยึดหลักการบริหารสินค้าคงเหลือแบบทันเวลา (Just in time) โดยการบริหารระยะเวลานับตั้งแต่สั่งซื้อสินค้า จนกระทั่งได้รับสินค้าจากผู้ขาย (Lead time) ให้มีระยะเวลาน้อยที่สุด คือสามารถคำนวณ Lead time ออกมาเป็นจำนวนวันได้ และประมาณการว่าสินค้ารายการหนึ่งๆ มีอัตราการขายแต่ละวันเท่าไร เอาไปคูณกับจำนวนวัน ก็จะได้จำนวนสั่งซื้อสินค้าที่เหมาะสมสำหรับแต่ละรายการ
แต่บางกรณีการสั่งซื้อสินค้าอาจตามวัน เวลา ที่นัดตัวแทนจำหน่ายสินค้า ซึ่งกว่าที่ตัวแทนจำหน่ายสินค้าจะเข้ามารับคำสั่งซื้ออาจใช้ระยะเวลามากว่า Lead time เช่น Lead time สินค้าอยู่ที่ 8 วัน แต่ตัวแทนจำหน่ายสินค้า เข้ามารับคำสั่งสินค้า ทุก 15 วันอย่างนี้อาจต้องคำนวณ = 15 + 8 = 23 วัน เป็นต้น แล้วคูณด้วยอัตราการขายสินค้าต่อวัน ก็จะได้ปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสม (อย่าตกเป็นเหยื่อการตลาดมากนัก เช่น ซื้อปิดยอดไปเที่ยวต่างประเทศ ซื้อเพื่อเอาส่วนลดเล็กๆ น้อยๆ เป็นต้น) เมื่อกิจการสั่งซื้อสินค้าเหมาะสมปริมาณสินค้าคงเหลือย่อมเหลือค่อนข้างน้อยที่สุด ซึ่งถือว่าเป็นจุดแข็งในระยะยาวได้ (ลดความเสี่ยงสินค้าเสื่อมสภาพ ล้าสมัย โดนขโมย)
2. จัดให้มีระบบฐานข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือที่ดี คือ มีทั้งระบบฐานข้อมูลรายละเอียดสินค้าคงเหลือ แต่ละรายการที่สามารถกระทบรวมยอดได้ตรงกับงบการเงิน (ที่นำส่งหน่วยงานราชการ) และจัดทำ Stock Card (บัตรสินค้า) วางกำกับไว้กับตัวสินค้าจริงแต่ละรายการเพื่อประโยชน์ในการตรวจนับสินค้าคงเหลืออย่างเป็นระบบ ซึ่งการมีทั้งรายละเอียดสินค้างคงเหลือที่อยู่ในระบบฐานข้อมูลบัญชี และมี Stock Card (บัตรสินค้า) ที่ควบคุมสินค้าจริงในโกดัง จะทำให้เกิดระบบการตรวจยันรายการกัน เพื่อให้ความถูกต้องของข้อมูลสินค้าคงเหลือมีมากยิ่งขึ้น
โดยปกติกำหนดให้พนักงานที่รับผิดชอบในโกดังสินค้ามีหน้าที่จัดทำ Stock Card (บัตรสินค้า) ให้ถูกต้องตรงกับสินค้าตัวจริงอยู่เสมอ
** เน้นย้ำทำรายละเอียดสินค้าเป็นแต่ละรายการ แยกยี่ห้อ รุ่น สี เป็นคนละรายการไม่ปะปน เพราะในแง่ข้อมูลในเชิงบริหาร ท้ายที่สุดเจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs จำเป็นต้องทราบความเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละรายการแน่นอน (ยิ่งละเอียดยิ่งมีประสิทธิผลในการใช้ข้อมูล)
3. จัดระบบการตรวจนับสินค้าคงเหลือ พร้อมทำการปรับปรุงผลต่างในรายละเอียดสินค้าคงเหลือ และ Stock Card (บัตรสินค้า) แต่ละรายการอย่างสม่ำเสมอ โดยอาจกำหนดความถี่ในการตรวจนับตามระดับความสำคัญของสินค้าคงเหลือ ได้แก่
– สินค้าที่มีความเสี่ยงมาก คือสินค้าที่มีลักษณะหายง่าย ราคาแพง มีความต้องการในตลาด (ขายดี) เช่นนี้ควรมีการตรวจนับที่ค่อนข้างบ่อย อย่างน้อยเดือนละครั้ง เพื่อลดความเสี่ยงที่จะสูญหายในระหว่างที่จัดเก็บรอขายให้ผู้บริโภค
– สินค้าที่มีความเสี่ยงปานกลาง คือสินค้าที่มีลักษณะขายดี แต่ราคาไม่แพงมาก เช่นนี้อาจตรวจนับอย่างน้อยทุกๆ 3 เดือน (ทุกไตรมาส)
– สินค้าที่มีความเสี่ยงต่ำ คือสินค้าที่มีจำนวนมาก ราคาต่อหน่วยต่ำ เอาไปขายในตลาดทั่วไปก็ไม่ได้กำไรมาก เช่นนี้อาจตรวจนับอย่างน้อยทุกๆ 6 เดือน
ที่กล่าวมาเป็นเพียงแนวทางที่อย่างน้อยควรทำ แต่ธุรกิจ SMEs ใดจะกำหนดระดับความสำคัญของสินค้าให้ละเอียด และทำการตรวจนับสินค้าคงเหลือให้มีความถี่มากกว่านี้ ก็สามารถกระทำได้ (และเป็นสิ่งที่ดีมาก) เพราะในการตรวจนับแต่ละครั้ง ต้องมีการปรับปรุงข้อมูลในฐานข้อมูลสินค้าคงเหลือให้ถูกต้องบ่อยยิ่งขึ้น ซึ่งช่วยลดโอกาสในการเกิดการทุจริตต่ำลงอย่างมาก
4. จากแนวทางปฏิบัติในข้อ 3 จะทำให้เจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs ทราบถึงปริมาณและจำนวนเงินของสินค้าเสื่อมสภาพ ล้าสมัย (Dead Stock) ของกิจการ สินค้าเหล่านี้ควรหาทางกำจัดออกจากโกดังโดยไว เพราะนอกจากจะแทบไม่ก่อให้เกิดรายได้แล้ว (ไม่ต้องพูดถึงกำไรนะมันแทบจะไม่มีให้เลยล่ะ) ในแง่การบริหารถือว่าเกิดความสิ้นเปลืองแก่กิจการในแง่ต้นทุนแผงในการจัดเก็บ ในรูปของพื้นที่โกดัง (ค่าเช่าโกดัง หรือค่าเสื่อมราคา-อาคาร) และค่าใช้จ่ายของพนักงานที่ควบคุมดูแลสินค้าดังกล่าว (เงินเดือน/ค่าแรง)
ซึ่งในการกำจัดสินค้าเสื่อมสภาพ ล้าสมัย (Dead stock) สามารถทำได้โดยการทำลาย หรือขายลดราคา ทั้งนี้ควรปรึกษานักบัญชี และผู้ทำบัญชี ในแง่การติดต่อเจ้าหน้าที่สรรพากร และภาษีที่อาจเกี่ยวข้องในกรณีนี้ด้วย ซึ่งไม่ง่ายแต่ต้องกำจัดจากโกดังให้สำเร็จโดยไว
5. ควรจัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับการรับเข้า-เบิกจ่ายสินค้าคงเหลือในโกดังให้เป็นระบบ แบ่งแยกหน้าที่ผู้จัดทำข้อมูลรายละเอียดสินค้าคงเหลือ ผู้จัดทำ Stock card (บัตรสินค้า) และผู้มีอำนาจเบิกจ่าย-รับเข้า ออกจากกัน (ไม่ให้หน้าที่ 3 อย่างนี้กระทำโดยพนักงานเพียงคนเดียว) ทุกครั้งที่มีการเบิกจ่ายสินค้าคงเหลือต้องมีผู้อนุมัติการเบิกจ่าย (ควรเป็นพนักงานระดับหัวหน้าขึ้นไป) คนจัดสินค้าและคนเบิกจ่ายสินค้า ควรตรวจนับสินค้าให้ตรงกันแล้วลงนามตรวจนับในใบเบิกสินค้า และกำหนดหน้าที่พนักงานรับผิดชอบดูแลสินค้า แต่ละกลุ่มรายการให้ชัดเจน ไม่ใช่ว่าใครๆ ก็สามารถเข้าถึงสินค้าในโกดังได้
** ซึ่งเรื่องระบบการควบคุมภายในที่ดีเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ จะขอพูดอย่างละเอียดในหัวข้อถัดๆ ไป
6. ควรกำหนดแผนผัง (Layout) การจัดวางสินค้าในโกดังให้เป็นระเบียบ กำหนดบริเวณของสินค้าที่ต้องควบคุมพิเศษทั้งในแง่สินค้าราคาแพง และสินค้าที่อาจก่อให้เกิดอันตราย ซึ่งการกำหนดแผนผังควรให้รหัสประจำชั้น หรือพื้นที่การจัดเก็บให้มีความหมาย (โดยอาจจัดทำเป็นคู่มือการบริหารสินค้าคงเหลือของกิจการ) เพื่อที่ใครก็ตามโดยเฉพาะเจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs ก็สามารถทราบได้ว่าสินค้ารายการนี้ ควรจัดเก็บอยู่ในบริเวณใด
ทั้งนี้คือทราบแต่สถานที่จัดเก็บ แต่ไม่มีสิทธิเข้าไปหยิบเบิกจ่ายสินค้า (ทำนองว่ารู้ว่าอยู่ที่ไหน แต่เข้าถึงหยิบจับได้ยาก) การจัดแผนผัง (Layout) ช่วยให้การทำงานของพนักงานในโกดังไม่ผูกขาดที่บุคคลหนึ่งจนเกินไป เพราะการผูกขาดการทำงานในโกดังสินค้าเป็นระยะเวลานาน ถือเป็นการเปิดโอกาสให้เกิดการทุจริตได้

ประโยชน์ที่จะได้รับจากการบริหารสินค้าคงเหลือให้ตรงกับความจริง
1. ต้นทุนขาย/ต้นทุนการผลิต/ต้นทุนการบริการ ของกิจการคำนวณได้อย่างถูกต้องมากที่สุด เพราะฐานข้อมูลสินค้าคงเหลือค่อนข้างมีความถูกต้อง
2. มีพื้นที่โกดังสินค้า และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องในการดูแลและจัดเก็บสินค้าลดลง เพราะปริมาณสินค้าคงเหลือแต่ละรายการจะเหมาะสมเพียงพอต่อการขาย/การผลิต/การบริการ (ยุคของการตุนสินค้าหมดไปแล้ว)
3. ลดโอกาสการทุจริต ลักขโมย สินค้าคงเหลือของกิจการ เพราะจัดให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดี ระบุบุคคลผู้มีหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงได้ เช่นนี้ย่อมลดความเสี่ยงหรือลดแรงจูงใจที่จะทำทุจริตลงได้
4. ลดปริมาณสินค้าเสื่อมสภาพ ล้าสมัย (Dead stock) เพราะสั่งซื้อสินค้าในปริมาณที่เหมาะสมไม่เป็นเหยื่อของการตลาด
5. ลดข้อโต้แย้งกับเจ้าหน้าที่สรรพากร และทำให้กิจการเสียภาษีอย่างสมเหตุสมผล ไม่โดนเบี้ยปรับเงินเพิ่มโดยไม่จำเป็น

การบริหารสินค้าคงเหลือ ถ้าเริ่มต้นทำตั้งแต่ช่วงแรกๆ ที่ปริมาณสินค้าไม่มากรายการ ก็ถือว่าเป็นการเริ่มต้นที่ดี แต่เรื่องนี้ปฏิบัติให้เป็นประจำ ยอมรับว่ามีต้นทุนในการตรวจนับ การปรับปรุงข้อมูล การจัดซื้อซอฟต์แวร์บันทึกฐานข้อมูลสินค้า แต่เชื่อว่าเป็นต้นทุนที่คุ้มค่ากับประโยชน์ที่จะได้รับในระยะยาวดังที่กล่าวมา

ส่วนธุรกิจ SMEs ที่ดำเนินงานมานาน และมีปัญหาสินค้าคงเหลือคลุมเครือเรื้อรัง แม้จะเป็นเรื่องยุ่งยากที่จะจัดระบบการบริหารสินค้าคงเหลือให้ชัดเจน แต่ก็เป็นสิ่งที่ควรต้องกัดฟันทำ (สู้ๆ นะเอาใจช่วย)

บทความโดย : http://thaiaccwriter.com