ในการประกอบธุรกิจต่างๆ สิ่งที่ผู้ประกอบธุรกิจต้องการนอกจากความมั่นคงของกิจการแล้ว ธุรกิจยัง ต้องการความเจริญเติบโตของธุรกิจโดยการขยายกิจการให้ใหญ่ขึ้น มีสาขาเพิ่มมากขึ้นทั้งในประเทศและต่าง ประเทศ มีการกระจายสินค้าให้ถึงมือผู้บริโภคโดยผ่านตัวแทนการจัดจำหน่ายเโดยให้สิ่งจูงใจแก่ตัวแทนการ จำหน่ายที่เพียงพอเป็นการตอบแทน ซึ่งกลยุทธ์เหล่านี้มีการนำมาใช้ค่อนข้างแพร่หลายเพื่อความมั่นคงทางการเงิน และการเจริญเติบโตอย่างต่อเนื่อง
ตัวแทนและสาขา
ตัวแทนจำหน่าย (Agency) หมายถึง บุคคลหรือนิติบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากสำนักงานใหญ่ให้เป็นผู้แทน จำหน่ายสินค้าหรือบริการแต่ไม่ได้ถือกรรมสิทธิ์ในตัวสินค้า ทำหน้าที่ประสานงานระหว่างลูกค้ากับสำนักงานใหญ่ เช่น เมื่อลุูกค้าต้องการสินค้าตามตัวอย่างที่แสดงชนิดใด จำนวนเท่าไร ตัวแทนจำหน่ายก็จะแจ้งไปยังสำนักงานใหญ่ เป็นต้น ในส่วนของกำหนดระยะเวลาจัดส่งสินค้า การโฆษณา หรือการพิจารณาเครดิต เป็นหน้าที่ของสำนักงาน ใหญ่ผลตอบแทนท่ีตัวแทนจำหน่ายได้รับคือค่านายหน้า (Commission)
สาขา (Branch) หมายถึง สำนักงานที่ดำเนินธุรกิจตามที่ได้รับมอบหมายจากสำนักงานใหญ่ เช่น มีสินค้าเก็บ ไว้ในคลังสินค้าเพื่อพร้อมที่จะขายให้แก่ลูกค้าทันทีที่ได้รับคำสั่งซื้อ จัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าที่สั่งซื้อสินค้า หรืออาจ ซื้อสินค้าจากภายนอกด้วยก็ได้ขึ้นอยู่กับนโยบายของสำนักงานใหญ่ แต่ไม่มีสถานภาพเป็นบริษัท สำนักงานใหญ่ ต้องรับผิดชอบหนี้สิน เสมือนหนึ่งเป็นส่วนงานหนึ่งที่แยกต่างหาก ซึ่งตามกฏหมายถือว่าสำนักงานใหญ่และสาขา เป็นหน่วยงานเดียวกัน
ข้อแตกต่างทางด้านเทคนิคการดำเนินงานของตัวแทนจำหน่ายและสาขาข้างต้นอาจไม่เป็นเช่นนั้นในทาง ปฏิบัติ กล่าวคือ ขอบเขตการดำเนินงานของตัวแทนจำหน่ายและของสาขาจะแตกต่างกันไปตามนโยบายของ สำนักงานใหญ่ เช่น บางสาขามีอำนาจในการให้สินเชื่อแก่ลูกค้า สามารถเก็บเงินจากลูกหนี้และจัดทำบัญชีเอง บาง สาขาหากเป็นการขายเชื่อต้องได้รับอนุมัติจากสำนักงานใหญ่หรือตัวแทนจำหน่ายของบางกิจการอาจมีการเก็บ รักษาสินค้าไว้ในคลังสินค้า เป็นต้น
ระบบบัญชีสำหรับตัวแทน
หากตัวแทนจำหน่ายเป็นบุคคลธรรมดาไม่จำเป็นต้องมีระบบบัญชีในการบันทึกรายการค้า หากต้องการ บันทึกการรับเงินจากสำนักงานใหญ่ (Working Fund) เพื่อมาใช้จ่ายตามที่ตกลงกัน หรือบันทึกการจ่ายค่าใช้จ่าย ต่างๆ ที่จ่ายจากเงินทุนหมุนเวียนที่ได้รับจากสำนักงานใหญ่ ตัวแทนจำหน่ายอาจมีสมุดบัญชีที่ต้องใช้เพียงสมุด เงินสดรับ และสมุดเงินสดจ่าย สำหรับรายการซื้อ ขาย และรายจ่ายอื่นๆ ที่สำนักงานรับผิดชอบ เช่น ค่าเช่า ค่า สาธารณูปโภค สำนักงานใหญ่จะเป็นผู้จดบันทึก
ในกรณีที่ตัวแทนจำหน่ายเป็นนิติบุคคล ที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการจัดทำบัญชีตามระบบบัญชีคู่ นอกจากรายการค้าในส่วนของกิจการตนเองแล้วที่ต้องบันทึกบัญชีตามหลักบัญชีคู่รายการที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน ใหญ่ก็ต้องบันทึกบัญชี โดยเปิดบัญชีสำนักงานใหญ่ขึ้น (Home Office Account) สำหรับการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่ จ่ายจากเงินทุนหมุนเวียน หรือค่านายหน้าที่ได้รับจากสำนักงานใหญ่ ที่จะบันทึกบัญชีด้านเดบิต และจะบัญชีบัญชี ด้านเครดิตสำหรับการรับเงินสดหรือสินค้าที่ได้รับจากสำนักงานใหญ่
ระบบบัญชีสำหรับสาขา
ระบบบัญชีสำหรับสาขานั้นขึ้นอยู่กับนโยบายของสำนักงานใหญ่ว่าต้องการให้สาขามีขอบเขตการดำเนิน งานมากน้อยเพียงใด และขึ้นอยู่กับความต้องการรายละเอียดข้อมูลทางการบัญชีของสาขาว่ามากน้อยเพียงใด บาง กรณี สาขาไม่ต้องจัดทำบัญชีสำนักงานใหญ่จะเป็นผู้บันทึกบัญชีสำหรับรายการค้าที่เกิดขึ้นเอง สาขาทำเพียง รวบรวมเอกสารหลักฐานต่างๆ และนำส่งให้สำนักงานใหญ่ในแต่ละวันหรือสำหรับระยะเวลาหนึ่ง
บางกรณีสาขาอาจต้องจัดทำบัญชีของตนเองโดยสมบูรณ์ตามหลักบัญชีคู่โดยสำนักงานใหญ่จะเป็นผู้ กำหนดนโยบายการบัญชี งวดบัญชี รูปแบบของงบการเงิน และจำนวนและประเภทบัญชีที่ต้องจัดทำ การจัดทำ
