วิธีการแก้ไขหาข้อผิดพลาดเมื่องบทดลองไม่ลงตัว

วิธีการแก้ไขหาข้อผิดพลาดเมื่องบทดลองไม่ลงตัว

เมื่องบทดลองมียอดรวมเดบิตเท่ากับยอดรวมเครดิต (In Balance) ถือว่างบทดลองลงตัว แต่ถ้างบทดลองไม่ลงตัว (Out Balance) จะต้องตรวจสอบหาข้อผิดพลาด

        วิธีหาข้อผิดพลาด ให้เริ่มต้นจากสิ่งสุดท้ายที่ได้กระทำมาแล้วในงบทดลอง แล้วตรวจย้อนขึ้นไปตามลำดับ ก็จะได้พบข้อผิดพลาดที่จุดใดจุดหนึ่ง ซึ่งเป็นสาเหตุทำให้งบทดลองไม่ลงตัว

1.            ตรวจสอบการบวกเลขในช่องเดบิต และช่องเครดิตของงบทดลองใหม่

2.            ตรวจสอบเก็บยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทมาลงงบทดลองถูกต้องหรือไม่

3.            ตรวจสอบการหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทใหม่

4.            ตรวจสอบการรวมยอดเดบิต และเครดิตในบัญชีแยกประเภทใหม่

5.            ตรวจสอบการผ่านบัญชีจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภท

ในกรณีงบทดลองลงตัว ก็มิใช่เป็นเครื่องพิสูจน์ว่า จะไม่มีข้อผิดพลาดใดในการบันทึกบัญชีแยกประเภทเลย ทั้งนี้เพราะมีข้อผิดพลาดบางประการ ซึ่งจะไม่ปรากฏให้เห็นเมื่อทำงบทดลอง ข้อผิดพลาดดังกล่าว ได้แก่

1.การบันทึกผิดบัญชี เช่น รับชำระหนี้จากนายอุบล แต่นำไปบันทึกบัญชีลูกหนี้-นายอุดรข้อผิดพลาดอยู่ที่บัญชีทั้งสองงบทดลองก็ลงตัวเพราะด้านเครดิตทั้ง 2 บัญชี

2.การบันทึกรายการผิดประเภทบัญชี เช่น จ่ายเงินค่าต่อเติมอาคาร แทนที่จะเดบิตอาคาร(สินทรัพย์) แต่นำไปเดบิตค่าซ่อมแซม (ค่าใช้จ่าย) บันทึกด้านเดบิตทั้ง 2 บัญชี จึงทำให้ยอดรวมของงบทดลองเปลี่ยนแปลง

3.ความผิดพลาดที่ชดเชยกันหมดไป เช่น รวมยอดบัญชีเงินเดือนสูงไป 300 บาท แต่ขณะเดียวกันก็รวมยอดบัญชีรายได้ค่าซ่อมสูงไป 300 บาท ความผิดพลาดทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิตด้วยจำนวนเงินที่เท่ากันนี้ ยอดรวมของงบทดลองก็ยังคงเท่ากันทั้ง 2 ด้าน

4.ความผิดพลาดที่เกิดจากการลืมบันทึกบัญชี ทำให้เกิดรายการบัญชีทั้งเดบิตและด้านเครดิตงบทดลองก็ลงตัว

 เทคนิคในการตรวจสอบงบทดลองนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว

1.หาผลต่างของยอดรวมเดบิตและเครดิตในงบทดลองแล้วหารด้วย 2 ได้เท่าไรให้นำตัวเลขนี้มาตรวจบัญชีในงบทดลองที่มีจำนวนเงินเท่ากับผลที่หารได้ ซึ่งอาจยกยอดมาลงกลับข้างกัน ตัวอย่างเช่น ผลต่างที่ได้ 300 บาท เมื่อหาร 2 จะได้ 150 บาท ให้ตรวจสอบบัญชีที่มียอด 150 บาท ว่าลงถูกด้านหรือไม่ ถ้าผ่านรายการด้านเดบิต 150 บาท มาเป็นด้านเครดิต 150 บาท จะทีผลทำให้งบทดลองต่างกัน 300 บาท เพราะยอดเดบิตขาดไป 150 บาท แต่ยอดเครดิตเกินไป 150 บาท

2.หาผลต่างของงบทดลองด้วยเลข 9 ถ้าผลลัพธ์ลงตัวให้สันนิษฐานว่า อาจผ่านตัวเลขกลับหลักก็ได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าผลต่างได้ 36 ซึ่งหารด้วย 9 ได้ลงตัว ความผิดพลาดมาจากการผ่านตัวเลข 195 บาท มาเป็น 159 บาท ซึ่งมีผลทำให้งบทดลองต่างกัน 36 บาท (195-159=36 เอา 9 หาร=4จะได้ผลลัพธ์ลงตัว)

บทความโดย : https://sites.google.com