การตั้งศูนย์กำไรและศูนย์ต้นทุนไม่ใช่การตั้งศูนย์หรือสำนักงานใหม่ขึ้นมาจริงๆในกิจการแต่เป็นวิธีการที่มีการจัดทำบัญชี ตัวเลขต้นทุนค่าใช้จ่ายตามความรับผิดชอบของศูนย์นั้นๆเพื่อให้ฝ่ายบริหารติดตาม ควบคุมการบริหารงานของกิจการให้มีผลดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ซึ่งเป็นการบริหารโดยวัตถุประสงค์นั่นเอง (Management by objectives) ส่วนใหญ่ผู้บริหารระดับสูงหรือเจ้าของกิจการขนาดกลางและขนาดย่อมเป็นผู้ดูแลบริหารกิจการด้วยตนเองทั้งหมดแบบรวมอำนาจ แต่หากธุรกิจได้เติบโตและได้ขยายหน่วยงานหลายๆ หน่วยงานเป็นหน่วยงานธุรกิจจำนวนมากหรือมีขยายสาขา สำนักงาน ออกไปจำนวนมากขึ้นก็ทำให้เจ้าของกิจการเหล่านั้นไม่สามารถควบคุมดูแลงานของทุกหน่วยงานย่อยได้อย่างทั่วถึง เจ้าของกิจการและผู้บริหารระดับสูงจึงมีความจำเป็นต้องมอบอำนาจความรับผิดชอบการตัดสินใจให้แก่ผู้บริหารระดับรองลงไปจนถึงผู้บริหารระดับล่าง ซึ่งเป็นการบริหารแบบกระจายอำนาจ (decentralization) เพื่อให้สามารถควบคุมการดำเนินงานและตัดสินใจแก้ไขปัญหาในสถานการณ์ต่างๆ ของหน่วยงานย่อยได้อย่างทันท่วงที จึงต้องใช้แนวคิดในการจัดตั้งศูนย์ความรับผิดชอบ (Responsibility center) เพื่อควบคุมการปฏิบัติงานของหน่วยงานธุรกิจและสาขาต่างๆเหล่านั้นด้วยการใช้การจัดทำบัญชีตามความรับผิดชอบมาบริหารงาน การบัญชีตามความรับผิดชอบเป็นระบบบัญชีที่รวบรวมข้อมูลตัวเลขรายได้ ต้นทุนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานให้สอดคล้องกับความรับผิดชอบของหน่วยงานนั้น ซึ่งผู้บริหารจะตั้งเป้าหมายให้แต่ละศูนย์ดำเนินการเองด้วยการควบคุมตัวเลขตามบัญชีที่ตั้งงบประมาณไว้โดยมีการติดตาม และประเมินผลการปฏิบัติงานของหน่วยงานธุรกิจจากผู้บริหารของหน่วยงานนั้นด้วยวิธีการมอบอำนาจให้ไปดำเนินการ
การบริหารจัดการธุรกิจมีการแบ่งศูนย์ความรับผิดชอบ( Responsibility center) ออกเป็น 4 ประเภทตามลักษณะการดำเนินงาน สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมอาจเลือกที่จะตั้งศูนย์แบบใดแบบหนึ่งก็ได้ขึ้นอยู่กับผู้บริหารว่าต้องการควบคุมการปฏิบัติงานของหน้าที่งานประเภทใดบ้าง
1. ศูนย์ต้นทุน (Cost center) เป็นศูนย์ที่นิยมจัดตั้งมากที่สุดเพราะเป็นการควบคุมต้นทุนและลดค่าใช้จ่ายให้อยู่ในงบประมาณที่ตั้งไว้ ส่วนใหญ่หน่วยงานที่ถูกควบคุมจากศูนย์นี้เป็นหน่วยงานที่มีแต่การค่าใช้จ่ายเท่านั้น เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายผลิต การวัดผลการปฏิบัติงานของศูนย์ต้นทุนจะมุ่งอยู่ที่การวัดประสิทธิผล(effectiveness) และประสิทธิภาพ(efficiency) ของศูนย์ สำหรับหน่วยงานที่เป็นส่วนสนับสนุนธุรกิจก็มักนำมารวมในการจัดทำบัญชีของศูนย์ต้นทุนนี้ด้วย
2. ศูนย์กำไร (Profit center) เป็นศูนย์ที่จัดทำบัญชีตามความรับผิดชอบของหน่วยงานที่มีทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งสองทางในหน่วยงาน เช่น สาขาของธนาคารพาณิชย์ หน่วยธุรกิจ (Business unit) ของผลิตภัณฑ์ ซึ่งผู้จัดการสาขาธนาคารและผู้จัดการผลิตภัณฑ์ (Brand manager) มีภาระหน้าที่ในการบริหารสาขาหรือสินค้าตัวนั้นให้มีกำไร โดยเขาจะมีหน้าที่ทั้งหารายได้และควบคุมค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณที่ถูกตั้งเอาไว้
3. ศูนย์รายได้ (Revenue center) เป็นศูนย์ที่จัดตั้งมาเพื่อเก็บตัวเลขทางบัญชีของหน่วยงานที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบเกี่ยวกับการหารายได้หรือการขาย ให้เป็นไปตามเป้าหมาย เช่นผู้จัดการของตัวแทนประกันภัยที่ต้องขายประกันภัยให้ได้ตามเป้าหมายให้มากที่สุด
4. ศูนย์ลงทุน เป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่ควบคุมและรับผิดชอบต่อต้นทุน รายได้และเงินลงทุนที่ใช้ไปในการลงทุนสินทรัพย์ ผู้บริหารงานของหน่วยงานนี้ต้องพยายามสร้างรายได้ให้ได้มากและควบคุมต้นทุนเพื่อให้การใช้เงินลงทุนเกิดประโยชน์สูงสุดแก่กิจการ การวัดผลการปฏิบัติงานของศูนย์ลงทุนจะถูกประเมินด้วยอัตราผลตอบแทนจากการลงทุน (return on investment : ROI) และกำไรสวนเกิน (Residual income) หน่วยงานที่เป็นศูนย์ลงทุนมักเป็นกิจการที่เป็นสาขาของบริษัทในต่างประเทศ สาขาของโรงแรมในต่างประเทศ เป็นต้น
สำหรับการปฏิบัติงานของผู้บริหารของศูนย์ตามความรับผิดชอบเหล่านี้จะต้องรวบรวมข้อมูลและสรุปผลงานเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงในรูปของรายงานผลการปฏิบัติงาน (Performance Report) เช่น รายงานผลการปฏิบัติงานของผู้จัดการสาขาเชียงใหม่ เป็นต้น ในการจัดทำบัญชีตามความรับผิดชอบเพื่อรายงานผลการปฏิบัติงานนั้น แต่ละหน่วยงานจะได้รับงบประมาณและเป้าหมายที่เหมาะสมและมีความยุติธรรม โดยผู้บริหารระดับสูงต้องคำนึงถึงการปันส่วนต้นทุน (Cost Allocation) เพื่อจัดสรรต้นทุนบางรายการที่เป็นต้นทุนร่วมกันของทั้งองค์กรที่ไม่สามารถระบุได้ชัดเจนว่าเป็นต้นทุนของหน่วยงานใด การจัดทำงบกำไรขาดทุนของกิจการก็ควรจัดทำรายงานแยกตามส่วนงานด้วย เพื่อประสิทธิภาพในการบริหารแบบกระจายอำนาจ และทำให้ผู้บริหารทราบผลการดำเนินงานของส่วนต่างๆ ว่ามี ต้นทุน รายได้ และกำไรขาดทุนเท่าใด
1. ธุรกิจนั้นจะต้องมีการจัดโครงสร้างองค์กร (Organization structure) ที่ชัดเจน และมีการระบุหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารแต่ละระดับให้สอดคลองกับอำนาจหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจากผู้บริหารระดับสูงด้วย
2. มีการกำหนดมาตรฐานงานและตัวชี้วัดผลงานอย่างชัดเจน และมีการกำหนดเป้าหมายและจัดสรรงบประมาณทั้งรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่ายและการลงทุน ที่นำไปปฏิบัติตามได้
3. มีรูปแบบและระบบการรวบรวมข้อมูลตัวเลขบัญชีให้กับผู้บริหารศูนย์ความรับผิดชอบนั้นสามารถนำไปใช้จัดทำรายงานผลการปฏิบัติงานส่งให้กับผู้บริหารระดับสูงได้ด้วย
บทความโดย : https://bsc.dip.go.th
