ผู้บริหารรุ่นใหม่จะใช้โปรแกรมบัญชีช่วยในการทำงาน โดยใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่บันทึกลงไปในโปรแกรม ถูกนำมาประมวลผลและสรุปเป็นรายงานเพื่อวางแผนในการดำเนินธุรกิจ ตัวอย่างเช่น อยากรู้ว่าเดือนสิงหาคม ของทุกปี ยอดขายของบริษัทฯ เราเป็นอย่างไร ก็สามารถเป็นเรียกดูข้อมูลยอดขายของเดือนสิงหาคม ของปีก่อนๆ ถ้ายอดขายในเดือนนี้ไม่ดี ก็จะวางแผนงานกระตุ้นการขายไว้ล่วงหน้า หรือ หากต้องการลงทุนในเดือนหน้า ก็จะดูยอดลูกหนี้คงค้างว่ามีใครบ้าง และมียอดค้างชำระอยู่เท่าไร รวมไปถึงยอดยอดค้างชำระที่ต้องชำระให้กับเจ้าหนี้มีใครบ้าง ยอดชำระเท่าไร คล้ายกับการพยากรณ์หรือคาดการเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น แต่มีข้อมูลที่ช่วยรองรับการตัดสินใจ ซึ่งจะช่วยให้แผนงานรัดกุมมากขึ้น การจะนำข้อมูลทางธุรกิจเหล่านี้มาช่วยในการดำเนินธุรกิจ คงจะไม่ใช่แค่เพียง 1-2 เดือน แต่จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลย้อนหลังอย่างน้อย 2 ปี เพื่อใช้เปรียบเทียบกับปีปัจจุบัน หรือ ให้เห็นแนวโน้มของธุรกิจว่าเป็นอย่างไร การตัดสินใจนำ โปรแกรมบัญชี มาใช้ในวันนี้ ถือว่าเป็นการเริ่มต้นการสะสมข้อมูลอันมีค่าของธุรกิจที่ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ และ เป็นข้อมูลแห่งความเป็นจริงเฉพาะของกิจการเราเท่านั้นคนอื่นจะเอาไปใช้ก็ไม่ได้
จริงๆ แล้ว โปรแกรมบัญชีไม่ได้ทำบัญชีแต่เพียงอย่างเดียว แต่ผลพลอยได้จากการบันทึกข้อมูลลงในโปรแกรม ช่วยให้ทราบถึงข้อมูลในการทำธุรกิจได้อย่างครบถ้วน อาทิ ประวัติการขาย รายละเอียดใบกำกับแต่ละใบ ฯลฯ แล้วแต่จะเรียกข้อมูลใดขึ้นมาตรวจสอบ อย่างเช่น ในส่วนของกิจการที่มีการจำหน่ายสินค้า โปรแกรมจะช่วยการติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้า โดยการดูปริมาณสินค้าที่ขายออกไปในแต่ละเดือน มีแนวโน้มสูงขึ้น หรือ ต่ำลง ก็จะช่วยในการตัดสินใจสั่งซื้อสินค้ามาสต็อกไว้ได้อย่างเหมาะสม ไม่มีสินค้าค้างสต็อกมากจนเกินไป ซึ่งมีผลไปถึงเรื่องเงินทุนที่ไปค้างอยู่ที่ตัวสินค้า ไม่ได้นำไปหาประโยชน์เพื่อให้ก่อเกิดรายได้ทางอื่นขึ้นมาแทน ทำให้เสียโอกาสทางธุรกิจ หรือ หากจะต้องการระบายสินค้า ก็จะดูราคาต้นทุนเฉลี่ยของสินค้าแต่ละตัว เพื่อกำหนดราคาขายที่เหมาะสมได้อย่างถูกต้อง บางกิจการมีลูกหนี้จำนวนมาก อาจไม่ได้ติดตามการชำระเงินจากลูกหนี้ทำให้กิจการเสียรายได้ส่วนนั้น โปรแกรมบัญชีจะเข้ามาช่วยตรวจสอบและติดตาม เพื่อนำรายได้นั้นกลับเข้ามาในกิจการ ซึ่งจะช่วยความผิดพลาดในการทำงานได้เป็นอย่างมาก
โปรแกรมบัญชีก็เปรียบเสมือนเป็นอุปกรณ์สำนักงานชิ้นหนึ่ง ที่จำเป็นจะต้องมีไว้ใช้ในสำนักงาน เป็นผู้ช่วยผู้บริหารที่สามารถสั่งการและเรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้ทันทีตลอดเวลา เพราะในยุคนี้เป็นยุคแห่งข้อมูล การจะตัดสินใจทำอะไรก็จะต้องมีข้อมูลมารองรับการทำงานนั้นๆ อย่างเพียงพอ เพื่อไม่ให้เกิดการลงทุนผิดพลาด และเสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น และวันนี้ท่านได้เริ่มต้นสะสมข้อมูลธุรกิจของท่านแล้วหรือยัง
บทความโดย : http://www.businesssoft.com
