ลดค่าใช้จ่าย และปรับปรุงการใช้จ่ายด้วยเครื่องมือจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์

ใครที่ต้องการซอฟต์แวร์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์?

สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจก่อนว่าอะไรคือสิ่งที่ทำให้องค์กรต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยทั่วไปแรงจูงใจที่นำไปสู่การปรับใช้ระบบอัตโนมัติก็คือการลดค่าใช้จ่ายที่สูงและปัญหาที่เกิดจากกระบวนการขอซื้อ และการอนุมัติด้วยมือ จากผลการวิจัยตลาดที่ดำเนินการโดย PayStream Advisors ที่บอกให้องค์กรต่างๆ เลือก 3 เหตุผลสำคัญที่ทำให้พวกเขาติดตั้งซอฟต์แวร์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของพวกเขา ซึ่งพบว่าองค์กรส่วนใหญ่ต้องการระบบอัตโนมัติเพื่อทำให้กระบวนขอเสนอซื้อไปจนถึงการจัดซื้อจัดจ้างเป็นไปอย่างคล่องตัว สามารถมองเห็นการใช้จ่ายได้ดีขึ้น มีความปลอดภัยมากขึ้น และการลดการสูญเสียจากการฉ้อโกง หรือการใช้จ่ายนอกรีตนอกรอย รวมถึงลดค่าใช้จ่ายโดยรวมในการจัดซื้อจัดจ้าง รูปด้านล่างจะช่วยให้เห็นภาพรวมของเหตุผลที่องค์กรรู้สึกว่าจำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์

 องค์กรส่วนใหญ่ใช้เครื่องมือด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์ในการทำให้กระบวนการขอซื้อ และจัดซื้อจัดจ้างเป็นไปอย่างคล่องตัว

รายได้ และประเภทอุตสาหกรรมก็มีผลต่อการที่บริษัทต่างๆ เลือกเครื่องมือด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วยเช่นเดียวกัน  ส่วนใหญ่ขององค์กรที่ซื้อเครื่องมือด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นธุรกิจในตลาดระดับกลางขึ้นไป ซึ่งมีรายได้ต่อปีระหว่าง  500 ล้านเหรียญไปจนถึง 2 พันล้านเหรียญ  และองค์กรขนาดใหญ่  ที่มีรายได้ต่อปีมากกว่า  2 พันล้านเหรียญ องค์กรเหล่านี้มีขนาดใหญ่พอที่ความไร้ประสิทธิภาพของพวกเขาอาจก่อให้เกิดการสูญเสียค่าใช้จ่ายมากเกินไป และมักแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในวงกว้างด้วยมือ นอกจากนี้องค์กรในอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าทางอ้อมเป็นจำนวนมาก เช่น การดูแลสุขภาพ  อุดมศึกษาการบริการระดับมืออาชีพ และบริการทางการเงินก็มีแนวโน้มที่จะใช้ซอฟต์แวร์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าบริษัทด้านผลิตหรือค้าปลีก นี่เป็นเพราะองค์กรในอุตสาหกรรมเหล่านี้มีคำสั่งซื้อสินค้าโดยตรงเป็นจำนวนมาก และมักจะนำระบบแหล่งที่มาไปจนถึงการชำระเงินแบบองค์รวมมาใช้งานมากขึ้น – ระบบที่ทำงานด้านการจัดหา และการจัดการสัญญา  ที่สามารถบูรณาการกับซอฟต์แวร์ห่วงโซ่อุปทานและโลจิสติกได้ง่าย

องค์กรที่มีขนาดเล็กและอยู่ในตลาดที่ต่ำกว่าระดับกลาง หรือที่มีรายได้ต่อปีน้อยกว่า  500 ล้านเหรียญ มักจะมีหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างที่มีขนาดเล็กกว่า  ถ้าพวกเขามีแผนกแยกออกมาต่างหาก ปัญหาของกระบวนการทำงานของพวกเขามักจะแยกแยะได้ง่ายกว่าของบริษัทขนาดใหญ่หลายพันล้านดอลลาร์ และสามารถควบคุมได้ง่ายกว่า ดังนั้นการลงทุนในเครื่องมือด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นตัวเลือกที่ไม่สอดคล้องกับงบประมาณของพวกเขา หรือพวกเขาตระหนักว่าพวกเขาจะได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนที่สูงกว่าจากการใช้เครื่องมืออัตโนมัติอื่นๆ เช่นซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้  แต่ก็มีข้อยกเว้นสำหรับกฎข้อนี้ ยกตัวอย่างเช่น องค์กรขนาดเล็กจะมีจุดที่ทำให้เกิดปัญหาทางการเงินมากกว่าจากค่าใช้จ่ายของกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพที่สูงมากกว่าบริษัทขนาดใหญ่ที่มีรายได้มากเป็นทุนสำรอง อย่างไรก็ตามแนวโน้มของตลาดโดยรวมแสดงให้เห็นว่าเครื่องมือด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์มักจะถูกนำไปใช้มากขึ้นในองค์กรที่อยู่ในตลาดขนาดกลางระดับบน และระดับองค์กรขนาดใหญ่

แต่บางครั้งขนาดก็ไม่ได้เป็นเพียงตัวแปรในการตัดสินใจว่าบริษัทควรจะปรับใช้เครื่องมือด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่ แต่ยังขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมและโครงสร้างของบริษัทด้วย สมาชิกภายในที่มีอิทธิพลต่อการส่งเสริมความคิดริเริ่มในการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในการจัดซื้อจัดจ้างโดยปกติแล้วมักจะเป็นประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (ซีเอฟโอ) และประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้อจัดจ้าง (ซีพีโอ) ถึงแม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้เป็นผู้ใช้งานระบบเหล่านี้โดยตรงก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับผลกระทบมากที่สุดจากการไร้ประสิทธิภาพของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต้องเป็นพนักงานอาวุโส เช่น ผู้จัดการสำนักงาน (ผู้อนุมัติใบขอเสนอซื้อ) และผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ ทั่วทั้งองค์กร (ผู้ออกใบขอเสนอซื้อ) อย่างไรก็ตามในท้ายที่สุดก็จะขึ้นอยู่กับผู้มีอำนาจตัดสินใจระดับที่สูงขึ้นไปว่าจะเห็นคุณค่าของซอฟต์แวร์ และทำให้การปรับใช้เดินหน้าต่อไปได้จริง  หากผู้บริหารเหล่านี้ไม่เห็นมูลค่าต่อราคาของระบบเหล่านี้ในระยะยาว หรือถ้าธุรกิจของพวกเขายังไม่พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างก็จะเจอกับปัญหาดังเช่นที่เป็นอยู่ในปัจจุบันต่อไป

เมื่อไหร่ที่บริษัทพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง?

PayStream Advisors พบว่าบริษัทส่วนใหญ่กำลังมองหาเครื่องมือด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีสภาพแวดล้อมและลักษณะทางธุรกิจที่คล้ายกัน ซึ่งทำให้พวกเขาเหมาะสมและพร้อมสำหรับการนำซอฟต์แวร์มาใช้งาน  ตัวอย่างเช่น บางส่วนขององค์กรเหล่านี้จะอยู่ในขั้นตอนสำคัญของการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี:  พวกเขามักจะอยู่ในขั้นตอนของการย้ายจากซอฟต์แวร์แบบติดตั้งใช้งานในสถานที่ไปสู่คลาวด์พร้อมกับระบบการเงินหลังบ้านส่วนใหญ่ของพวกเขา องค์กรเหล่านี้จะมีการประเมินแอพพลิเคชั่นทางธุรกิจบนคลาวด์หลายตัวพร้อมกันเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงแบบองค์รวม เครื่องมือด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์บนคลาวด์ที่ทันสมัยคือหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญในการเปลี่ยนแปลงระบบหลังบ้านและมักจะถูกรวมอยู่ในโครงการริเริ่มเหล่านี้

ปัจจัยอีกอย่างหนึ่งก็คือฐานของซัพพลายเออร์ขององค์กร หลังจากทำงานด้วยมือ และกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่พัฒนาขึ้นมาเองภายในมาเป็นเวลาหลายปี ท้ายที่สุดหลายองค์กรก็พบว่าข้อมูลรายชื่อผู้ขายและรายละเอียดในการติดต่อไม่ได้รับการปรับปรุง ซึ่งมักทำให้การจัดซื้อจัดจ้างเป็นไปอย่างไร้ประสิทธิภาพได้ง่ายเพราะนั่นเป็นวิธีที่มักทำกันอยู่ในบริษัท ด้วยการจัดซื้อจัดจ้างบนคลาวด์ องค์กรต่างๆ สามารถเข้าถึงเครือข่ายซัพพลายเออร์ออนไลน์ที่มีมากมายหลายพันรายได้ นอกจากนี้พวกเขายังมีการเข้าถึงเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพสำรับซัพพลายเออร์ที่ช่วยให้พวกเขาปรับปรุงข้อมูลรายชื่อผู้ค้า  สร้างรายละเอียดการติดต่อที่มีประโยชน์ต่อการแข่งขันมากขึ้น และได้ประโยชน์จากการมองเห็นราคาของสินค้าในตลาดปัจจุบันได้มากขึ้น

กรณีที่มักจะพบบ่อยว่าองค์กรยอมรับความจำเป็นต้องใช้งานซอฟต์แวร์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์สถานะปัจจุบันของฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างของพวกเขาที่กำลังขยายตัวออกไปในการกำหนดขอบเขตของความเสียหายที่เกิดจากกระบวนการทำด้วยมือ พวกเขามีแนวโน้มที่จะยังใช้ตัวเลขเหล่านี้กับราคาของเครื่องมือด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์ และในกรณีส่วนใหญ่ พวกเขาพบว่ามีความเป็นไปได้ที่จะประหยัดเงินจากการนำระบบอัตโนมัติที่ทำงานได้รวดเร็ว และลดค่าใช้จ่ายจากตัวของซอฟต์แวร์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์เอง องค์กรเหล่านี้ได้ตระหนักว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นวิธีเดียวที่จะก้าวไปข้างหน้า และว่าซอฟต์แวร์ด้านการจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ไม่ได้เป็นสิ่งหรูหราราคาแพง แต่เป็นความจำเป็นในทางยุทธศาสตร์

PayStream Advisors มีความเชี่ยวชาญด้านการช่วยให้องค์กรประเมินสถานะด้านการจัดซื้อจัดจ้างทั้งในปัจจุบันและอนาคตของพวกเขาบนพื้นฐานของความคิดริเริ่มแบบอัตโนมัติทั้งก่อนและหลังการจัดซื้อจัดจ้าง

บทความโดย : https://www.pantavanij.com