การจัดหมวดบัญชีและผังบัญชี

       การที่จะทำการบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ ให้ละเอียดและเป็นระเบียบเรียบร้อยสะดวกแก่การจัดทำรายงานเพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงและค้นหาภายหลังนั้น ควรจัดบัญชีต่าง ๆ ให้เป็นหมวดหมู่และกำหนดเลขที่สำหรับหมวดหมู่บัญชีไว้ใน “ผังบัญชี” (Chart of Account)

       หมวดบัญชี คือ การรวบรวมสิ่งที่เหมือนกันเข้าไว้ในหมวดเดียวกัน และมีความหมายเหมือนกัน เช่น รถยนต์ เงินสด เป็นสิ่งที่กิจการครอบครอง ก็จะถือเป็นสินทรัพย์ของกิจการ แต่ถ้าเป็นเจ้าหนี้ เงินกู้ ก็จะถือว่าเป็นหนี้สินของกิจการเพราะมีภาระผูกพันในอนาคต เป็นต้น

การจัดหมวดหมู่ของบัญชี แบ่งเป็น 5 หมวด ได้แก่

       1. หมวดสินทรัพย์

       2. หมวดหนี้สิน

       3. หมวดส่วนของเจ้าของ (ทุน)

       4. หมวดรายได้

       5. หมวดค่าใช้จ่าย

       ผังบัญชี คือ การจัดบัญชีและกำหนดเลขที่บัญชีให้เป็นหมวดหมู่การจำแนกแล้วแต่กิจการจะดำเนินในการจัดหมวหมู่ เพื่อใช้ในการอ้างอิงเมื่อผ่านรายการ จากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไป สามารถแก้ไขปรับปรุงได้ตามความเหมาะสมในแต่ล่ะที่

       เลข 1 สำหรับหมวดสินทรัพย์

       เลข 2 สำหรับหมวดหนี้สิน

       เลข 3 สำหรับหมวดส่วนของเจ้าของ

       เลข 4 สำหรับหมวดรายได้

       เลข 5 สำหรับหมวดค่าใช้จ่าย

วิธีการ Generate ผังบัญชีเริ่มต้นตามประเภทธุรกิจในโปรแกรมบัญชี myAccount Cloud?

       1. ผู้ใช้เข้าไปที่ระบบ Setting > GL > Generate รหัสบัญชี

       2. ระบบจะแสดงหน้าต่าง Generate GL Account ขึ้นมา ให้ผู้ใช้เลือกประเภทธุรกิจที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม “Save” เพื่อให้ระบบประมวลผลข้อมูล

       3. เมื่อระบบ Generate ผังบัญชีเรียบร้อยแล้วจะแสดงข้อความแจ้งเตือน ดังรูป ให้กดปุ่ม "OK"

       4. สามารถตรวจสอบผังบัญชีที่ระบบประมวลผลมาให้ โดยเข้าไปที่ Setting > GL > รหัสบัญชี