ใบขอซื้อ (PR) เป็นเอกสารที่เป็นฉบับแรกสุดในบริษัทขนาดใหญ่ก่อนที่จะได้รับการอนุมัติเพื่อทำเอกสารใบสั่งซื้อ ส่วนใบสั่งซื้อ (PO) หรือ ใบเสนอราคา เอกสารใบสั่งซื้อนี้ สามารถใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกิจได้เป็นอย่างดี หากการสั่งซื้อนั้นเกิดความล่าช้ากว่ากำหนด หรือ มีข้อโต้แย้งที่ทำสินค้าให้เราไม่ได้อย่างที่ตกลงกันไว้
วันนี้แอดมินจะพาทุกคนมารู้เอกสาร PR และ PO ทั้ง 2 เอกสารจะเกี่ยวกับกับการควบคุมภายในส่วนของการจัดซื้อจัดจ้าง โดยทั้ง 2 ชนิดเอกสารใช้งานแตกต่างกันดังนี้
PR (Purchase Requisition) หมายถึงใบขอซื้อจะเป็นเอกสารที่ใช้แผนกต่างๆ ในบริษัทแจ้งความประสงค์ว่าอยากจะซื้ออะไร โดยผู้ขอซื้อจะต้องใส่เหตุผลที่ต้องการซื้อว่าจะต้องนำมาใช้สำหรับทำอะไร และจะต้องให้หัวหน้าแผนกอนุมัติก่อนส่งไปให้แผนกจัดซื้อ เพื่อทำการจัดซื้อ
PO (Purchase Order) หมายถึงใบสั่งซื้อจะเป็นเอกสารที่แผนกจัดซื้อ ออกให้กับผู้ขายสินค้าหรือบริการ เพื่อแจ้งให้ผู้ขายสินค้าหรือบริการทราบว่าเราต้องการจะซื้อสินค้าหรือบริการอะไร ราคาเท่าไหร่ และมีเงื่อนไขการค้าเป็นอย่างไร และเมื่อเกิดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าและบริการเอกสารใบสั่งซื้อจะสามารถใช้เป็นหลักฐานในการขึ้นศาลหรือโต้แย้งกับผู้ขายได้
