หลักการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

           ก่อนที่จะศึกษาถึงการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปนั้น ก่อนอื่นต้องมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับหลักการบันทึกบัญชีเสียก่อน ซึ่งหลักการบันทึกบัญชีมีอยู่ด้วยกัน 2 หลักการ คือ

1. หลักการบัญชีเดี่ยว (Single-entry book-keeping) เป็นหลักการบันทึกบัญชีอย่างง่ายเพียงแค่จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเท่านั้นเอง เช่น นาย ก.นำเงินมาลงทุน 100,000 บาท ก็บันทึกไปเลยว่า นาย ก.นำเงินมาลงทุน 100,000 บาท ซึ่งการบันทึกบัญชีแบบนี้ถึงแม้ว่าจะง่าย แต่จะไม่ให้ประโยชน์อะไรมากนัก เช่นหากเจ้าของกิจการต้องการทราบว่าจนถึงปัจจุบันกิจการมีผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร ก็จะไม่สามารถทราบได้ ดังนั้นหลักการบัญชีเดี่ยวจึงเป็นหลักการบัญชีที่ไม่นิยมใช้และถือเป็นหลักการบัญชีที่ไม่สมบูรณ์แบบ
2. หลักการบันทึกบัญชีคู่ (Double-entry book-keeping) เป็นหลักการบัญชีที่สมบูรณ์แบบ และเป็นหลักการบัญชีที่ใช้กันโดยทั่วไป รวมถึงเป็นหลักการบัญชีที่ใช้ในการศึกษาวิชาบัญชีต่าง ๆ อีกด้วย ดังนั้นในหนังสือเล่มนี้จะใช้อธิบายถึงการบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่เท่านั้น

หลักการบันทึกบัญชีคู่ เป็นหลักการบันทึกบัญชีที่มีหลักที่สำคัญก็คือ รายการค้าทุกรายการที่เกิดขึ้นเมื่อทำการวิเคราะห์แล้วจะต้องนำไปบันทึกบัญชี 2 ด้านเสมอ คือ ด้านเดบิต กับด้านเครดิต

1. ด้านเดบิต (Debit) หรือมักจะใช้ตัวย่อว่า Dr คือด้านซ้ายของสมการบัญชี ดังนั้นด้านเดบิตจึงเป็นด้านที่ใช้บันทึกรายการบัญชีที่ทำให้ด้านซ้ายของสมการบัญชีเพิ่มขึ้นหรือรายการบัญชีที่ทำให้ด้านขวาของสาการบัญชีลดลง คือ การเพิ่มขึ้นของสินทรัพย์ การลดลงของหนี้สิน และการลดลงของส่วนของเจ้าของ
2. ด้านเครดิต (Credit) หรือมักจะใช้ตัวย่อว่า Cr คือด้านขวาของสมการบัญชี ดังนั้นด้านเครดิตจึงเป็นด้านที่ใช้บันทึกรายการบัญชีที่ทำให้ด้านขวาของสมการบัญชีเพิ่มขึ้นหรือรายการบัญชีที่ทำให้ด้านซ้ายของสมการบัญชีลดลง คือ การลดลงของสินทรัพย์ การเพิ่มขึ้นของหนี้สิน และการเพิ่มขึ้นของส่วนของเจ้าของ

สรุปหลักการบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่

            เมื่อเข้าใจถึงหลักการบันทึกบัญชีโดยเฉพาะอย่างยิ่งหลักการบัญชีคู่แล้ว ต่อไปจะได้อธิบายถึงการบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่ในสมุดรายวันทั่วไป

รายการค้าที่บันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ

1. รายการเปิดบัญชี (Opening Entry) เป็นการบันทึกรายการแรกในสมุดรายวันทั่วไป ซึ่งอาจจะเกิดจากการที่มีการลงทุนครั้งแรก หรือเมื่อมีการเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่
2. รายการปกติของกิจการ (Journal Entry) เป็นการบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นหลังจากมีการการลงทุนหรือเริ่มระยะเวลาบัญชีใหม่แล้ว ในแต่ละวันโดยการบันทึกรายการค้าปกติของกิจการจะบันทึกโดยเรียงตามลำดับก่อนหลังของการเกิดรายการค้า

บทความโดย : http://coursewares.mju.ac.th