สาเหตุหลักที่ทำให้ธุรกิจ SMEs เก็บข้อมูลต้นทุนคลาดเคลื่อน
ในโลกของการดำเนินธุรกิจ (โดยเฉพาะธุรกิจ SMEs) ข้อมูลทางการเงินที่ใช้ประกอบการตัดสินใจถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญที่จะประสบความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ เพราะข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่ค่อนข้างถูกต้องแม่นยำ ย่อมทำให้การตัดสินใจมีคุณภาพและความถูกต้องแม่นยำมากยิ่งขึ้น
ข้อมูลทางการเงินอันดับต้นๆ ที่เจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs ให้ความสนใจในการบริหารงาน คือ ข้อมูลเกี่ยวกับต้นทุน ทั้งนี้เพราะต้นทุนเป็นหัวใจสำคัญในการกำหนดราคาของสินค้า/บริการ และยังเป็นองค์ประกอบในการคำนวณกำไรขั้นต้น และกำไรจากการดำเนินงานอีกด้วย
คำนวณต้นทุนผิดทิศทางการบริหารเปลี่ยน
การคำนวณกำไรจากการดำเนินงานมีสูตรง่ายๆ ใครๆ ก็รู้ในการคำนวณ ดังนี้
กำไรจากการดำเนินงาน = รายได้ (ขาย/บริการ) – ต้นทุน (ขาย/บริการ) – ค่าใช้จ่าย (ขาย/บริการ)
จะเห็นได้ว่าหากข้อมูลที่นำมาใช้ในการคำนวณถูกต้องทั้งหมด แน่นอนกำไรจากการดำเนินงานย่อมถูกต้องสะท้อนถึงผลการดำเนินงานอย่างแท้จริง ซึ่งเจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs สามารถนำมาใช้วิเคราะห์ปรับปรุงการทำงานได้อย่างถูกต้อง
แต่ในทางตรงข้ามหากข้อมูลเฉพาะต้นทุนมีความไม่ถูกต้อง (ซึ่งอาจมาจากการเก็บข้อมูลไม่ครบถ้วน) เช่นนี้ย่อมส่งผลให้กำไรจากการดำเนินงานบิดเบือนไปได้ เมื่อผู้บริหารนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจการดำเนินงาน ก็ย่อมผิดพลาดคลาดเคลื่อนไปได้ (เหมือนมีเข็มทิศที่ไม่แม่นยำ การเดินทางก็ไม่อาจถึงที่หมายได้)
สาเหตุที่ทำให้ธุรกิจ SMEs ส่วนใหญ่เก็บข้อมูลต้นทุนคลาดเคลื่อน
1. จัดเก็บต้นทุนไม่เป็นระเบียบ และบันทึกต้นทุนแต่เฉพาะค่าใช้จ่ายที่มีใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินเท่านั้น ขณะที่ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการผลิต/จัดหาสินค้า/บริการ ที่จ่ายจริงแต่ไม่มีใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินไม่ได้นำมารวมคำนวณเป็นต้นทุนประกอบการตั้งราคาสินค้า
2. ไม่ยอมกำหนดเงินเดือนให้แก่เจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs หรือมีการกำหนดเงินเดือนให้แก่เจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs แต่มีจำนวนเงินที่ต่ำว่าที่เบิกใช้จริงอย่างมาก ทั้งนี้เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
3. จัดสรรค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดซื้อหรือขายสินค้า ไปเป็นต้นทุนของสินค้าไม่เป็น หรือจัดสรรค่าใช้จ่ายดังกล่าวแล้ว แต่มากไปหรือน้อยไป ไม่มีเกณฑ์การจัดสรรที่เหมาะสม
4. การบันทึกข้อมูลสินค้าคงเหลือไม่ครบถ้วน หรือไม่มีการบันทึกข้อมูลสินค้าคงเหลือเลย (สินค้าคงเหลือในที่นี้ หมายถึง สินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ วัตถุดิบคงเหลือ งานระหว่างทำคงเหลือ และวัสดุคงเหลือทุกประเภท ที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจ)
แนวทางปฏิบัติเพื่อให้ข้อมูลประกอบการคำนวณต้นทุนที่ครบถ้วน
1. หลักในการพิจารณาว่าค่าใช้จ่ายใด ควรถือเป็นต้นทุนของการผลิต/จัดสรรสินค้า/บริการ ให้พิจารณาว่าเงินทุกบาทที่จ่ายออกไปสำหรับการผลิต/จัดหาสินค้า/บริการ ถือว่าเป็นต้นทุนที่ต้องมารวมคำนวณทั้งสิ้น (แต่ทั้งนี้ไม่รวมค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs นะ)
โดยเฉพาะส่วนของค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ควรมีการบันทึกรายการบัญชีแยกไว้ต่างหาก โดยใช้ใบสำคัญรับเงิน หรือสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน หรือสำเนาใบถอนเงินจากธนาคาร เพื่อจ่ายชำระค่าใช้จ่ายนั้นเป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี
การทำเช่นนี้นอกจากจะช่วยให้เก็บรวบรวมข้อมูลต้นทุนครบถ้วนแล้ว ยังช่วยให้เจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs จะได้ทราบว่ามีเงินที่จ่ายออกไปโดยไม่มีใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เป็นจำนวนมากน้อยเพียงใด ซึ่งเหล่านี้ถือว่าเป็นการเสียโอกาสทางภาษี ซึ่งจะได้เกิดการบริหารจัดการเรื่องวิธีการจัดซื้อสินค้าใหม่ให้เกิดประโยชน์ทางภาษีให้สอดคล้องกับเงินที่จ่ายออกไปจริงๆ
2. เจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs ส่วนใหญ่มักนำเงินของกิจการไปใช้จ่ายส่วนตัว เพราะถือว่าเป็นเงินที่ตนเองนำมาลงทุน แต่ในแง่ธุรกิจควรแยกเงินใช้สอยส่วนตัวออกจากเงินของกิจการ และควรตั้งเงินเดือนให้กับตนเองเพื่อเป็นค่าตอบแทนในการบริหารงาน โดยควรกำหนดเงินเดือนให้เท่ากับที่มีการนำเงินไปใช้สอยส่วนตัวจริง
ในทางปฏิบัติที่พบเจ้าของกิจการ/ผู้บริหาร ธุรกิจ SMEs มักตั้งเงินเดือนให้ต่ำว่าความเป็นจริง ทั้งนี้เพื่อประหยัดภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา แต่เบิกถอนเงินสูงกว่าอัตราเงินเดือน การกระทำเช่นนี้ส่งผลให้เกิดปัญหาเบื้องต้นกับกิจการ คือ เสียโอกาสทางภาษีนิติบุคคล และข้อมูลต้นทุนที่นำไปใช้ในการบริหารงานคลาดเคลื่อน อีกทั้งยังก่อปัญหาให้สมุดบัญชีแยกประเภทเงินฝากธนาคาร กับเงินฝากธนาคารจริงมีความแตกต่างกัน ซึ่งอาจทำให้เจ้าหน้าที่สรรพากรประเมินภาษีย้อนหลังได้
3. เกณฑ์การจัดสรรค่าใช้จ่ายตามหลักการบัญชีต้นทุน จะใช้เกณฑ์ที่สอดคล้องกับกิจกรรมที่ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายนั้น หรือตัวเลขที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ในการจัดสรรต้นทุน แต่ทั้งนี้ให้คำนึงในเรื่องต้นทุนการจัดหาข้อมูลมากกว่าประโยชน์ที่จะได้รับจากข้อมูลนั้นด้วย (Cost over benefits) คือถ้าในการเก็บข้อมูลปริมาณกิจกรรมบางอย่างต้องใช้แรงงานและเวลามาก เพื่อวิเคราะห์ในเรื่องที่ใช้หลักการประมาณการแล้วผลต่างไม่คลาดเคลื่อนมากนัก ก็ให้เลือกวิธีการประมาณการที่ใช้แรงงานและเวลาน้อยกว่า ตัวอย่างของเกณฑ์การจัดสรรที่นิยมนำมาใช้จัดทำข้อมูลต้นทุน ได้แก่ สัดส่วนของราคาซื้อ สัดส่วนปริมาณการซื้อ จำนวนชั่วโมงที่ใช้ในการผลิต จำนวนชั่วโมงที่ให้บริการ สัดส่วนจำนวนหน่วยสินค้า เป็นต้น
4. ควรจัดให้มีการบันทึก ตรวจนับ และปรับปรุง รายละเอียดสินค้าคงเหลือ แต่ละรายการที่มีอยู่ในโกดังสินค้าให้ถูกต้อง ตรงกับสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริง เพื่อประโยชน์ในการคำนวณหาต้นทุนขาย หรือต้นทุนการผลิตสินค้า ได้อย่างถูกต้องมากที่สุด (ที่ใช้คำนี้เพราะสินค้าคงเหลือเป็นข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำตลอดเวลานั้นเป็นเรื่องที่ยากมากในทางปฏิบัติ)
แนวทางการปฏิบัติ 4 ข้อข้างต้นนี้มีรายละเอียดปลีกย่อยในทางปฏิบัติมากมาย และมีรูปแบบรายงานมาตรฐานที่นิยมใช้กันในการเก็บข้อมูลของแต่ละเรื่อง ซึ่งแน่นอนย่อมต้องอาศัยแรงงานและเวลาในการจัดเก็บข้อมูล (มีต้นทุนในการจัดเก็บจัดทำข้อมูล) แต่อย่างไรก็ดียืนยันได้ว่ามีประโยชน์ต่อเจ้าของกิจการ/ผู้บริหารธุรกิจ SMEs ในการบริหารงานอย่างแน่นอน (โปรดติดตามบทความเกี่ยวกับต้นทุนในบทความต่อๆไป)
บทความโดย : http://thaiaccwriter.com
