วงจรซื้อ
เมื่อมีการซื้อสินค้า เอกสารที่กิจการจะได้รับใบกำกับภาษีซื้อเป็นชุด (ต้นฉบับ และ สำเนา)
1.ให้นำต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อที่ได้รับ มาจัดเรียงตามวันที่และใส่ลำดับเลขที่ใหม่ ดังนี้ เดือน…../ลำดับที่…….
2.ให้นำต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ มาจัดทำรายงานภาษีซื้อ (เตรียมยื่นนำส่งภาษี ภ.พ.30)
3.ในกรณีที่เป็นใบกำกับภาษีซื้อต้องห้าม เช่น ใบกำกับภาษีซื้อค่าอาหาร ซื้อขนม เป็นต้น ให้นำมาหักออกจากรายภาษีซื้อ
4.ในกรณีใบกำกับภาษีซื้อล่าช้า สามารถล่าช้าได้ 6 เดือน ถ้าได้รับในเดือนใด ให้นำมาจัดทำรายงานภาษีซื้อในเดือนนั้น โดยให้หมายเหตุไว้ที่ใบกำกับภาษีด้วยว่า ถือเป็นใบกำกับภาษีซื้อเดือน…….
5.เมื่อลงรายการภาษีซื้อแล้ว ให้นำต้นฉบับใบกำกับภาษีเก็บเข้าแฟ้มเป็นหลักฐาน โดยเรียงตามลำดับที่ในรายงานภาษีซื้อ
6.นำสำเนาใบกำกับภาษีซื้อ มาจัดทำใบตรวจรับพัสดุ
7.นำใบตรวจรับพัสดุ มาบันทึกรายการในสมุดรายวันซื้อ พอสิ้นเดือนจึงสรุปยอด
วงจรขาย
เมื่อมีการขายสินค้า ต้องจัดทำใบกำกับภาษีขายขึ้น ต้องมีต้นฉบับ และสำเนา (ต้นฉบับ = 1+ สำเนา 5 )
1.นำรายการขายสินค้ามาจัดทำใบกำกับภาษีขาย แล้วนำต้นฉบับใบกำกับภาษีขาย + สำเนา 1 ใบ ให้ลูกค้า
2.นำสำเนาใบกำกับภาษีขายมาจัดทำรายงานภาษีขาย
3.นำใบกำกับภาษีขายมาบันทึกรายการในสมุดรายวันขาย สิ้นเดือนสรุปยอด
4.นำใบกำกับภาษีขาย มาจัดทำบัญชีคุมสินค้าทางด้านรายจ่าย
5.สิ้นเดือนรวมยอดต้นทุนสินค้าที่ขายในบัญชีคุมสินค้า บันทึกต้นทุนขายในสมุดรายวันทั่วไป
วงจรรับ
เมื่อเราขายสินค้า ออกใบแจ้งหนี้ วางบิล เมื่อถึงกำหนดมีการรับชำระหนี้จากลูกค้า เราจะต้องออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า
1.นำต้นฉบับใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า
2.นำสำเนาใบเสร็จรับเงินมาจัดทำใบสำคัญรับเงิน
3.นำใบสำคัญรับมาบันทึกรายการในสมุดรายวันรับ สิ้นเดือนสรุปยอด
วงจรจ่าย
เมื่อเราสั่งซื้อสินค้ามาเพื่อขาย เจ้าหนี้มาวางบิล เมื่อถึงกำหนดจ่ายชำระหนี้ เราจะต้องนำใบรับสินค้า สำเนาใบกำกับภาษีซื้อมาจัดทำใบสำคัญจ่าย
1.เมื่อมีการจ่ายค่าจ้าง ค่าบริการ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย อัตราร้อยละ 3 และต้องออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (จัดทำ 4 ฉบับ) ต้นฉบับ+สำเนา 1 ใบให้ลูกค้า และ สำเนา 1 ใบให้นำมาแนบไว้กับใบสำคัญจ่าย ส่วนสำเนา 1 ใบเก็บเข้าแฟ้ม
2.ตั้งวงเงินสดย่อย (ผู้ที่ถือเงินสดย่อย เรียกว่า ผู้รักษาเงินสดย่อย) ให้จัดทำใบสำคัญจ่ายเพื่อตั้งวงเงินสดย่อย (ตามแต่จะกำหนด)
3.เมื่อผู้รักษาเงินสดย่อยนำรายการค่าใช้จ่ายมาเบิกชดเขยค่าใช้จ่าย (จะต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินมาแสดงด้วย) ให้จัดทำใบสำคัญจ่ายตามยอดค่าใช้จ่ายที่เกิด
4.เมื่อถึงกำหนดนำส่งภาษี เช่น ภ.ง.ด.1,ภ.ง.ด.3,ภ.ง.ด.53 (ภาษีหัก ณ ที่จ่าย) และ ภ.พ.30 (ภาษีซื้อภาษีขาย) ทำใบสำคัญจ่ายตามยอดเงินที่ต้องจ่าย โดยแนบใบแสดงรายการยื่นแบบ เมื่อมีการนำส่งเงินประกันสังคม ก็ทำเช่นเดียวกัน
5.การจ่ายเงินเดือน ต้องตั้งเงินเดือนค้างจ่าย และบันทึกค่าประกันสังคมในส่วนที่เป็นของนายจ้าง ซึ่งถือเป็นรายจ่ายของกิจการในสมุดรายวันทั่วไป คำนวณเงินเดือนที่ต้องจ่ายจริงหลังหักภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่าย และเงินประกันสังคมส่วนของลูกจ้าง แล้วจัดทำใบสำคัญจ่ายเงินเดือน
6. นำใบสำคัญจ่ายมาจัดเรียงตามวันที่ ใส่เลขที่เอกสาร
7. นำใบสำคัญจ่ายไปบันทึกรายการในสมุดรายวันจ่าย สิ้นเดือนสรุปยอด
บทความโดย : www.isstep.com
