สถานะเอกสาร แต่ละสถานะะจะช่วยในการจำแนกเอกสารอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ท่านได้ทราบและสามารถทำการค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่ายยิ่งขึ้น รวมถึงการเรียกดูรายงานตามสถานะเอกสารต่างๆ ได้เช่นกัน ซึ่งแต่ละสถานะเอกสารมีความหมายดังต่อไปนี้

       1. Draft คือ เอกสารที่ผู้ใช้ยังบันทึกไม่สมบูรณ์ ที่สามารถบันทึกเพิ่มเติมภายหลังได้

       2. Open คือ เอกสารที่สร้างขึ้นมาใหม่ โดยไม่มีการกำหนดผู้อนุมัติเอกสาร

       3. Wait Approve คือ เอกสารที่รอการอนุมัติ จากผู้มีสิทธิอนุมัติเอกสาร

       4. Inprocess คือ เอกสารที่รอการอนุมัติ จากผู้มีสิทธิอนุมัติเอกสาร กรณีที่มีผู้อนุมัติหลายท่าน

       5. Approve คือ เอกสารใบเสนอราคาที่ผ่านการอนุมัติ จากผู้มีสิทธิอนุมัติเอกสาร สามารถอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายได้ทันที

       6. Not Approve คือ เอกสารใบเสนอราคาที่ไม่ผ่านการอนุมัติ จากผู้มีสิทธิอนุมัติเอกสาร จะไม่สามารถอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายได้

       7. Partial คือ เอกสารใบเสนอราคาที่มีการอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายบางส่วนเรียบร้อยแล้ว

       8. Close คือ เอกสารใบเสนอราคาที่มีการอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายเรียบร้อยแล้ว

       9. Hold คือ เอกสารใบเสนอราคาที่ถูกพักการใช้งานเอกสารชั่วคราว

       10. Cancel คือ เอกสารใบเสนอราคาที่ถูกยกเลิกใบเดิมและทำใบใหม่แทน ซึ่งใบใหม่จะแก้ไขได้เฉพาะชื่อลูกค้าและที่อยู่เท่านั้น จะไม่สามารถอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายได้

       11. Clear คือ เอกสารใบเสนอราคาที่ถูกอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายบางส่วนเรียบร้อยแล้ว และผู้ใช้ต้องการยกเลิกรายการที่เหลือ
       12. Inactive คือ เอกสารใบเสนอราคาที่ถูกยกเลิก และไม่สามารถแก้ไขได้
      13. Instead คือ คือ ใบกำกับภาษีที่ได้ออกไปแล้ว หลังจากนั้นได้รับการร้องขอจากลูกค้า ซึ่งใบที่ออกไปก่อนหน้านี้สูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุด ให้ผู้ประกอบการออกใบที่ได้รับการร้องขอจากผู้ซื้อสินค้า โดยให้มีข้อความระบุไว้ในที่ที่เห็นเด่นชัดว่า เป็นใบแทน