เจ้าหนี้การค้าคือ เงินที่กิจการค้างชำระค่าสินค้าหรือบริการที่ได้ซื้อมาเพื่อขายหรือผลิตตามปกติ เจ้าหนี้เหล่านี้เป็นบริษัทหรือบุคคลที่เขาให้เครดิตการค้าเรานั่นเอง เนื่องจากการแข่งขันที่สูงผู้ขายสินค้าหรือ supplier ที่เราซื้อสินค้าเป็นประจำก็อยากให้เครดิตเพื่อจูงใจให้เป็นลูกค้าประจำระยะเวลาการให้เครดิตมักจะประมาณ 1-3 เดือน ในช่วงเวลาที่เรายังไม่ได้ชำระเงินให้กับsupplier รายใดเราจะบันทึกบัญชีว่าเขาเป็นเจ้าหนี้การค้าเรา การได้เครดิต(ซื้อเชื่อ)จากเจ้าหนี้การค้าดีกว่าการได้เงินกู้ระยะสั้นจากธนาคารเพราะเครดิตจากเจ้าหนี้การค้าไม่มีดอกเบี้ยเลยแต่การกู้เงินอย่างไรก็ต้องเสียดอกเบี้ยแน่นอน หากกิจการใดที่มีการซื้อขายกับผู้ขายวัตถุดิบ (supplier)จำนวนมากจำเป็นต้องบริหารจัดการให้ดีเพื่อไม่ให้มีปัญหาขาดสภาพคล่องเพราะต้องจ่ายเงินพร้อมกันและปัญหาต้องเสียเครดิตทางการค้ากับเจ้าหนี้ด้วย
1. สร้างระบบเจ้าหนี้การค้าเพื่อควบคุมการชำระเงิน
กิจการขนาดกลางควรมีระบบบัญชีเจ้าหนี้เพื่อบริหารจัดการหนี้ที่ต้องชำระให้มีประสิทธิภาพโดยระบบนี้อยู่ในเป็นระบบโปรแกรมสำเร็จรูปของบัญชี ระบบนี้จะเชื่อมต่อตั้งแต่การจัดซื้อจนได้รับสินค้าซึ่งจะมีการบันทึกถึงระยะเวลาของเจ้าหนี้แต่ละรายที่มีกำหนดชำระเพื่อเตือนทางบัญชีให้เตรียมเช็คชำระเงิน นอกจากนั้นแล้วระบบเจ้าหนี้ยังเก็บประวัติรายการซื้อขายของเจ้าหนี้แต่ละรายรวมทั้งราคาที่จัดซื้อแต่ละครั้งทำให้ช่วยในการวางแผนการจัดซื้อและชำระเงินได้ สำหรับกิจการเล็กไม่มีระบบบัญชีโปรแกรมสำเร็จรูปก็ออกแบบบัญชีเจ้าหนี้การค้าเองด้วยการใช้ Excel ในการออกแบบตารางเพื่อควบคุมการชำระเงินและแยกเจ้าหนี้แต่ละรายได้
2. กำหนดนโยบายการชำระเงินกับ Suppliers
กิจการที่เป็นนิติบุคคลควรวางนโยบายการวางบิลและจ่ายเงินแก่ผู้ขายสินค้า, ขายวัตถุดิบและผู้ขายของให้บริษัททุกรายจะต้องวางบิลได้เดือนละ 2 ครั้งโดยกำหนดวันที่วางบิลแน่นอน และกำหนดวันรับเช็คที่วางบิลเดือนละ 2 ครั้งเช่นกันอาจเป็นคนละวันกับวันวางบิลหรือเป็นวันเดียวกันก็ได้ เหตุผลที่ต้องกำหนดวันที่ชัดเจนก็เพื่อพนักงานบัญชีการเงินไม่ต้องทำงานทุกวันในการรับวางบิลหรือจ่ายเช็ค ส่วนวันที่ชำระเช็คก็ให้กำหนดเพียง 2 ครั้งต่อเดือนก็พอเพื่อให้กิจการวางแผนการจัดหาเงินได้ง่ายเพราะถ้ามีการจ่ายเงินทุกวันก็จะเป็นปัญหาการหาเงินทุนมาหมุนเวียนไม่ทัน
3. การกำหนดวันที่ชำระเงินที่ทำให้กิจการไม่มีปัญหาขาดสภาพคล่อง
ควรชำระเช็คเพียงเดือนละ 2 ครั้งและเลือกวันที่อยู่ช่วงเวลาที่กิจการจะได้รับเงินจากลูกหนี้การค้าหรือเป็นช่วงที่ไม่ต้องมีภาระการชำระค่าใช้จ่ายมากนัก การกำหนดวันชำระเงินหรือวันรับเช็คของผู้ขายไม่ควรตรงกับวันที่กิจการต้องชำระเงินจำนวนมาก เช่นวันที่จ่ายเงินเดือนหรือค่าแรงงาน, วันที่ต้องจ่ายค่าไฟฟ้าควรเลือกวันที่กิจการมีเงินสดหรือช่วงเวลาที่ขายดีของเดือนเพื่อจะได้ไม่มีปัญหาขาดสภาพคล่องด้วย
4. เจรจาต่อรองกับเจ้าหนี้การค้าเมื่อมีโอกาสที่จะได้เครดิตเทอมที่ยาวขึ้น
การที่กิจการได้รับเครดิตเทอมที่ยาวขึ้นก็จะทำให้มีสภาพคล่องที่ดีขึ้น หากซื้อขายกันไปเรื่อยๆเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารก็ควรขอเงื่อนไขที่ดีขึ้นไปเรื่อยๆ เช่นเคยได้รับเครดิตเทอมนาน 1 เดือนก็อาจขอเพิ่มเป็นนาน 45 วันเป็นต้น สำหรับการขอส่วนลดเงินสดจากเจ้าหนี้การค้าก็ควรขอเมื่อกิจการมีเงินสดเหลือโดยการใช้วิธีเจรจาต่อรองว่าหากกิจการจะจ่ายสดทันทีเมื่อซื้อของรอบนี้จะช่วยลดให้อีก 2% ได้ไหมเพราะจะทำให้ต้นทุนสินค้าลดลงด้วย
5. วางแผนการชำระเงินให้กับเจ้าหนี้การค้า
ให้มีระยะเวลาที่ยาวกว่าการให้เครดิตเทอมลูกหนี้การค้า กิจการใดที่ได้เครดิตเทอมจากเจ้าหนี้ยาวกว่าให้เครดิตเทอมลูกหนี้จะทำให้ไม่ต้องหาเงินทุนหมุนเวียนมาใช้และยังไม่มีต้นทุนดอกเบี้ยสำหรับการกู้เงินเพื่อมาหมุนเวียนด้วย ยกตัวอย่างธุรกิจปุ๋ย มักจะได้เครดิตเทอมจากผู้ขายประมาณ 6 เดือนเมื่อขายสินค้าให้เกษตรกร หรือเจ้าของสวน ซึ่งมีเครดิตให้ไม่เกิน 45 วันทำให้ไม่ต้องจัดหาเงินทุนหรือเงินกู้มาใช้ในการซื้อสินค้าเลยหากวางแผนการขายให้มีสินค้าคงคลังที่เหมาะสมไม่มากเกินไปจะทำให้มีกำไรสูงขึ้น ดังนั้นผู้ประกอบการควรเจรจาขอเครดิตเทอมจากเจ้าหนี้การค้าให้ใกล้เคียงกับระยะเวลาที่ต้องให้เครดิตลูกหนี้เพื่อรักษาสภาพคล่องและลดความเสี่ยงด้วย
การบริหารเจ้าหนี้การค้าไม่ใช่การต่อรองจนไม่ชำระหนี้ และเสียเครดิตทางการค้าในที่สุด หลายคนบอกว่าให้จ่ายหนี้ให้ช้ารับหนี้ให้เร็วถึงจะดีแต่การจ่ายหนี้ให้ช้าอาจไม่ใช่วิธีรักษาเครดิตการค้าก็ได้เพราะจะกลายเป็นมีชื่อเสียงว่าเป็นคนเหนียวหนี้ไม่ยอมชำระ เมื่อผู้ขายใหม่ทราบถึงมีพฤติกรรมเหนียวหนี้นี้แล้วก็อาจจะขายในราคาที่แพงขึ้นก็ได้จึงควรจ่ายหนี้ให้ตรงเวลาแต่ใช้การเจรจาต่อรองขอเครดิตเทอมที่ยาวขึ้นจะดีกว่า
