ในการทำงบการเงินนั้น นิยมใช้เกณฑ์ในการกำหนดและในแม่บทการบัญชีระบุไว้ 2 แบบคือ
1.เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basic) เป็นการบันทึกรายการค้าต่างๆ ให้อยู่ในระยะเวลาที่เกิดขึ้นในงวดของบัญชีนั้นๆ โดยค่าใช้จ่ายหรือรายได้จะรับเป็นเงินสดหรือไม่ต้องการ โดยหลักที่ว่ามีความเป็นไปได้อย่างแน่นอนแล้วว่าจะได้รับผลประโยชน์ในเชิงเศรษฐกิจในอนาคต สามารถวัดมูลค่านั้นได้
เอาง่ายๆ คือหลักเกณฑ์ที่ว่านี้ให้หลักของเวลาเป็นหลัก โดยไม่คำนึงถึงเงินสดว่าจะได้รับหรือไม่ก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นรายได้หรือค่าใช้จ่ายจะต้องอยู่ในงวดบัญชีนั้น เกณฑ์ดังกล่าวจึงสามารถที่จะค้างได้เพราะไม่ได้จ่ายเป็นเงินสดนั้นเอง
ตัวอย่าง จ่ายค่าเช่าอาคารในวันที่ 1 ตุลาคม 12,000 บาทซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายในระยะเวลา 1 ปี
รายการค้าตามตัวอย่างหมายถึงเราได้จ่ายเงินให้กับเจ้าของไปแล้ว 12,000 บาท แต่พอถึงเวลาสิ้นงวดหรือสินปี ซึ่งในเกณฑ์คงค้าง ในเดือนธนวาคม แสดงว่าเราจ่ายไปเป็นค่าเช่า 3 เดือน ตุลาคม – ธันวาคม เท่านั้น ส่วนที่เหลือยังไม่ได้จ่ายจึงเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้านั้น
ข้อดีของเกณฑ์นั้นมีข้อดีคือ ให้ข้อมูลที่เกิดขึ้นหรือเหตุการณ์โดยใช้เวลาเป็นหลักทำให้ได้ข้อมูลเทียบกับระยะเวลาที่แท้จริงกับเงินสดของกิจการทั้งที่จะได้จ่ายและได้รับในอนาคต
2.เกณฑ์เงินสด (Cash Basic) เป็นการบรรทุกรายการค้าโดยไม่คำนึงถึงเวลา แต่จะบันทึกทั้งหมดเมื่อได้จ่ายหรือได้รับเงินสดเท่านั้น
ตัวอย่าง รับค่าบริการทำความสะอาดมา 30,000 บาทเป็นค่าใช้บริการในระยะ 1 ปี โดยได้รับในวันที่ 1 กันยายนเกณฑ์เงินสดก็จะรับรู้ว่าเป็นรายได้ทันที 30,000 ในปีนั้นทั้งหมดเลย โดยไม่ค้างไว้ในปีต่อไป
ดังนั้นแล้วการใช้เกณฑ์เงินสดหากคำนวณรายได้ค่าใช้จ่ายเพื่อให้ได้กำไร- ขาดทุนั้นจะไม่สามารถได้ยอดที่ตรงในระยะเวลาที่เป็นจริง จึงทำให้บางงดมีกำไรน้อย บางงวดมีกำไรมากจึงไม่ค่อยนิยมใช้กัน เกณฑ์คงค้างจะอยู่ในระยะเวลาที่ถูกต้องกว่าโดยจะต้องทำการปรับปรุงหลังจากที่ได้งบทดลองแล้ว
บทความโดย : http://www.accountclub.net
