บัญญัติ 10 ประการที่ต้องคำนึงในการวางระบบบัญชี

บางครั้งผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการอาจจะเกิดข้อข้องใจในการ วางระบบบัญชี และการควบคุมภายใน ว่า การวางระบบบัญชีจะก่อให้เกิดผลกระทบอย่างไรต่อกิจการ หรือก่อนที่จะทำการวางระบบบัญชีควรจะคำนึงถึงอะไรบ้าง เมื่อวางระบบแล้วควรจะได้อะไรบ้าง ต่อไปนี้เป็นบัญญัติ 10 ประการที่ ผู้วางระบบบัญชี ผู้บริหาร และเจ้าของกิจการ ควรจะต้องคำนึง และพิจารณาก่อนที่จะตัดสินใจ ทำการวางระบบบัญชีหรือจะทำการปรับปรุงใดๆ

1. อย่าทำการวางระบบบัญชีหรือปรับปรุงตามแฟชั่นหรือตามอย่างผู้อื่น โดยไม่มีความมุ่งมั่นและตั้งใจจริง เนื่องจากการวางระบบจะต้องมีความครบถ้วนถูกต้องของรายการที่เกิดขึ้น การกระทำการใดๆ ที่เป็นการหลีกเลี่ยงการบันทึกรายการบัญชีด้วยวัตถุประสงค์ใดๆ ก็ตามเป็นการเสี่ยงต่อความสูญเปล่าทั้ง ความพยายาม ความตั้งใจ เวลา และทรัพย์สินเงินทอง เนื่องจากจะได้ข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็นจริงเพื่อใช้ในการบริหารงาน

2. การวางระบบบัญชีที่ดีนั้นจะต้องมีการสอดคล้องไปกับธรรมชาติของการทำงาน และการดำเนินธุรกิจที่เป็นจริง ระบบต่างๆ ที่มีการสร้างขึ้นมาจะต้องไม่เป็นการขัดขวางต่อการดำเนินงาน ไม่ทำให้เกิดการผิดพลาดได้อย่างง่ายดาย และผู้ใช้งานข้อมูล ผู้บริหาร หรือเจ้าของกิจการ ควรจะรู้ความต้องการของตนเองก่อนที่จะให้ผู้วางระบบบัญชีทำการวางระบบบัญชี เพื่อที่จะให้การวางระบบสามารถรองรับความต้องการของผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการได้

3. ระบบบัญชีที่มีการควบคุมภายในอย่างดีเยี่ยมสามารถป้องกันการทุจริตอย่างได้ผลในทุกเรื่อง อาจไม่ใช่ระบบบัญชีที่ดีที่สุดเสมอไป แต่ระบบบัญชีที่ดีนั้นหมายถึง ระบบบัญชีที่มีความสอดคล้องกับการทำงานและมีการควบคุมภายในที่เหมาะสมกับ สภาพการดำเนินธุรกิจและขนาดของกิจการนั้นๆ รวมถึงจะต้องสอดคล้องต่อนโยบายในการดำเนินกิจการด้วย ดังนั้นระบบบัญชีที่เหมาะสมใช้งานได้ดีในกิจการแบบเดียวกันแห่งหนึ่ง อาจไม่สามารถใช้ได้ดีกับอีกแห่งหนึ่งก็ได้

4. ระบบบัญชีที่ดีจะต้องมีการเสนอรายงานตามระยะเวลาที่เหมาะสม การเสนอรายงานบางอย่างช้าเกินกว่าที่ควรจะเป็นแม้เพียงชั่วเวลาเดียว คุณค่าของรายงานอาจจะเหลือเท่ากับศูนย์ หรือรายงานที่มากเกินไปจะทำให้เกิดการสับสน และแบ่งแยกความสนใจในรายงานที่สำคัญไป

5. ควรเลิกเชื่อว่าระบบบัญชีและการทำงานต่างๆ ควรจะกำหนดหรือวางรูปแบบ มาจากฝ่ายบัญชีหรือนักบัญชี หรือ หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งเท่านั้น แต่การวางระบบบัญชีจำเป็นต้องใช้ศิลปและศาสตร์หลายแขนง ดังนั้น การวางระบบบัญชีที่ดีและเหมาะสมกับกิจการจะต้องเกิดจากการรวมตัวของแผนกต่างๆในบริษัท และนักบัญชีที่มีประสบการณ์ ทั้งบัญชีการเงิน บัญชีบริหาร บัญชีต้นทุน และบัญชีภาษีอากรผู้วางระบบบัญชีหรือฝ่ายบัญชีจะต้องเป็นผู้มีใจกว้าง ยอมรับคำแนะนำหรือ ข้อขัดแย้งจากผู้อื่นและจะต้องได้รับการยอมรับจากทุกๆ ฝ่ายโดยเฉพาะผู้บริหาร สามารถประสานงานและอธิบายเหตุผลต่างๆได้อย่างชัดเจน กรณีที่ฝ่ายบัญชีไม่มีคุณสมบัติเพียงพอ อาจต้องพึ่งพาบุคคลภายนอกที่มีคุณสมบัติมาชดเชย

6. ไม่มีระบบบัญชีใดที่สามารถใช้ได้ตลอดไปโดยไม่มีการปรับปรุงให้เหมาะสมตามระยะเวลา เมื่อมีการใช้งานไประยะเวลาหนึ่งจะมีการเรียนรู้ถึงจุดอ่อนต่างๆ ที่เกิดขึ้นโดยผู้ปฎิบัติงาน ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพของระบบลดลง ดังนั้นจึงควรมีการประเมินเป็นระยะๆ ว่าระบบบัญชีนั้นยังคงเหมาะสมที่จะใช้ในการปฎิบัติต่อไปหรือไม่ หรือถึงเวลาที่จะต้องทำการปรับปรุงให้เหมาะสม

7. ในสภาพการดำเนินธุรกิจปัจจุบันที่การแข่งขันสูง การลดขั้นตอนการดำเนินการเพื่อให้กิจการดำเนินธุรกิจ หรือสามารถบริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว อาจก่อให้เกิดการบกพร่องในการควบคุมภายในบางประการ ซึ่งการบกพร่อง หรือความจำเป็นในการแข่งขันนั้นๆ สามารถแก้ไขหรือทดแทนได้โดยใช้เทคโนโลยีและวิทยาการคอมพิวเตอร์มาช่วยอย่างได้ผล แต่ไม่ใช่ในทุกกรณี

8. การใช้ระบบเทคโนโลยีและวิทยาการคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ ที่จะช่วยในการทำงานและลดข้อบกพร่องบางประการควรคำนึงถึงความเหมาะสมและความคุ้มค่าของการลงทุนต่างๆ ด้วย

9. ไม่มีระบบบัญชีใดๆ ที่สำเร็จรูป เช่นเดียวกับซอฟแวร์บัญชีที่เหมาะสมกับทุกกิจการ ดังนั้นการวางระบบบัญชีจะต้องใช้เวลาในการติดตามผลและแก้ไขระบบบัญชีและเอกสารที่จัดทำในขั้นต้นให้เหมาะสมกับการทำงานของกิจการเพื่อให้พนักงานทำความเข้าใจและทดสอบการทำงานของระบบบัญชีอย่างน้อยหนึ่งไตรมาส หรือนานกว่านั้น ก่อนทำเป็นคู่มือระบบบัญชีเพื่อใช้ในการอ้างอิงต่อไป เนื่องจากสภาพการดำเนินธุรกิจในบางประเด็น ปัญหาอาจเกิดจากความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ข้อมูลหรือผู้บริหาร หรือเกิดจากสภาพการดำเนินธุรกิจที่เปลี่ยนไป หรือบางครั้งอาจเกิดปัญหาในรายละเอียดการปฎิบัติงานขึ้นภายหลัง ซึ่งอาจต้องมีการปรับปรุงระบบบัญชีและเอกสารให้เหมาะสม ซึ่งการปรับปรุง จะต้องมีการกระทำร่วมกับผู้ใช้ข้อมูลหรือผู้ปฎิบัติงาน

10. ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรจะมีการประเมินความเสี่ยงที่สามารถยอมรับได้ของการบกพร่องต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น ว่าสามารถรับได้ที่จุดใด เมื่อเทียบกับการลงทุนที่จะเกิดขึ้นรวมถึงความพึงพอใจจากลูกค้า ที่จะได้รับบริการที่เร็วขึ้น และการทำงานได้อย่างรวดเร็วของพนักงาน ถ้าประเมินแล้วมีความเสี่ยงมากกว่าที่ยอมรับได้อาจจะต้องมีการปรับปรุงแก้ไขระบบบัญชีและการควบคุมภายในใหม่