การทำธุรกิจหลายคนมองหาแนวทาง การลดต้นทุน เพื่อเพิ่มโอกาสในการทำกำไรให้มากขึ้น หลายคนโฟกัสเรื่องนี้ไปที่การตลาดแต่หารู้ไม่ว่าหนึ่งในกระบวนการที่สำคัญและทำให้ลดต้นทุนได้แท้จริงนั้น การทำบัญชีมีส่วนสำคัญและจำเป็นต่อภาคธุรกิจเป็นอย่างมาก ในต่างประเทศเองระบบบัญชี(Accounting System) นั้นเป็นศาสตร์อย่างหนึ่งที่ทุกองค์กรต้องมีและคนทำธุรกิจต้องศึกษาวิธีการทำบัญชีอย่างละเอียดรวมถึงต้องมีหน่วยงานที่พร้อมให้การตรวจสอบเรื่องนี้ได้ โดยในสหรัฐอเมริกานั้นมีหลายองค์กรที่ให้ความรู้ในเรื่องนี้แก่ผู้ที่ต้องการเริ่มต้นทำธุรกิจ ซึ่งเราเห็นว่านักธุรกิจไทยหลายคนอาจมองข้ามเรื่องนี้หรือคิดว่าหน้าที่ของบัญชีมีแค่บันทึกรายรับรายจ่ายแต่แท้ที่จริงพลังของระบบบัญชีมีผลสำคัญต่อการอยู่รอดของการลงทุนเป็นอย่างมาก และต่อไปนี้คือ 7 ข้อคิดสำคัญที่บอกคุณได้ว่าทำไมบัญชีถึงมีบทบาทกับธุรกิจของคุณมากขนาดนั้น
1.เป็นการควบคุมหรือกำหนดขอบเขตการทำงาน (Controlling)
เพื่อให้ธุรกิจและการปฏิบัติงานเป็นไปตามแผนที่วางไว้ การวางระบบบัญชีมีส่วนคล้ายกับการวางแผนการทำงานเพราะเป็นการทำงานเพื่อให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายส่วนที่แตกต่างได้แก่ การวางระบบบัญชีเป็นการกำหนดการทำงานให้อยู่ในกรอบที่วางไว้เพื่อผลประกอบการหรือผลกำไร ส่วนการวางแผนงานคือการกำหนดทิศทางการทำงานให้รู้ว่าควรทำอะไรและทำอย่างไร
2.เป็นตัวช่วยในการประเมินผลธุรกิจ
ตัวเลขและข้อมูลจากระบบบัญชี คือตัวช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถประเมินผลธุรกิจได้ภายในช่วงระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง หรือทำให้วิเคราะห์ผลประกอบการได้อย่างรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ ป้องกันปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจได้อย่างทันเวลา
3.ลดต้นทุนและประหยัดค่าใช้จ่าย
การจัดทำบัญชีทำให้รู้ผลประกอบการ รู้รายละเอียดเกี่ยวกับรายรับรายจ่ายเพราะทุกครั้งที่มีการใช้จ่ายเงิน ตัวเลขและรายละเอียดค่าใช้จ่ายก็จะเคลื่อนไหวในระบบ หากไม่มีการจัดวางระบบบัญชีที่ดีก็จะไม่สามารถควบคุมค่าใช้จ่าย ไม่สามารถกำหนดราคาสินค้าที่ถูกต้องเหมาะสมได้โดยข้อนี้มีผลอย่างมากในการทำตลาดที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. ระบบบัญชีเป็นสัญญาณเตือนที่ดีกรณีธุรกิจเกิดปัญหา
ระบบบัญชีที่ไม่มีความเคลื่อนไหว คือสัญญาณเตือนว่าธุรกิจกำลังมีปัญหา ปัญหาในที่นี้เกิดขึ้นจากหลายกรณี เช่น สินค้าและบริการไม่มีการเคลื่อนไหวขายไม่ได้หรือขายไม่ออก หรือเกิดปัญหาทุจริตจากการทำงานที่ไม่มีการบันทึกข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน
5.ใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่ได้จากระบบบัญชี
ข้อมูลที่ได้จากระบบบัญชีช่วยให้ผู้บริหารหรือผู้ประกอบการตัดสินใจทางการเงินได้ เช่น เพิ่มการผลิต เพิ่มลดพนักงานให้เหมาะสมกับขนาดของธุรกิจหรือองค์กร จัดกิจกรรมส่งเสริมการตลาด หรือพัฒนาขยายธุรกิจ
6.ระบบบัญชีทำให้รู้สถานะขององค์กร
ระบบบัญชีที่ดีทำให้รู้สถานะที่แท้จริงขององค์กรธุรกิจจากระบบบัญชีสินทรัพย์ โดยเฉพาะสินทรัพย์ถาวรที่กิจการไม่ได้มีไว้ขายหรือเปลี่ยนเป็นสินค้าที่ขายได้ แต่มีไว้เพื่อใช้งานเช่น อาคารสำนักงาน ที่ดิน เครื่องจักร เครื่องมือ ฯลฯ หากผลประกอบการขาดทุน มูลค่าของสินทรัพย์เหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยให้ผู้ประกอบการนำมาประกอบการตัดสินใจปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารธุรกิจได้
7.ระบบบัญชีที่ดีคือการควบคุมและตรวจสอบอย่างเป็นระบบ
เช่น ตัวสินค้า เงินสด บิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงิน ควรแยกต่างห่างจากเจ้าหน้าที่ผู้จัดทำบัญชีเงินสดหรือจัดทำทะเบียนคุมสินค้า ทะเบียนคุมใบเสร็จหรือบิลเงินสด เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้นำสินทรัพย์เหล่านั้นไปใช้ในทางที่ไม่เป็นประโยชน์ โดยหาผู้รับผิดชอบหรือหาหลักฐานไม่ได้ ธุรกิจเมืองไทยหลายรายมองว่าระบบบัญชีเป็นต้นทุนที่ไม่จำเป็นและพยายามตัดลดหรือทำแบบขอไปที จึงอาจกลายเป็นอีกหนึ่งช่องโหว่สำคัญที่เมื่อเกิดปัญหาขึ้นมาทำให้หลายธุรกิจไม่รู้ตัวล่วงหน้าและหาทางแก้ไขไม่ทัน พลังของระบบบัญชีมีคุณค่ากว่าที่คิดมากหากคิดทำธุรกิจควรเรียนรู้และวางระบบบัญชีไว้เป็นปัจจัยแนวหน้าที่นอกจากลดต้นทุนได้ดียังมีส่วนช่วยในการทำให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
บทความโดย: http://www.thaismescenter.com
