การที่จะทำการบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ ให้ละเอียดและเป็นระเบียบเรียบร้อยสะดวกแก่การจัดทำรายงานเพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงและค้นหาภายหลังนั้น ควรจัดบัญชีต่าง ๆ ให้เป็นหมวดหมู่และกำหนดเลขที่สำหรับหมวดหมู่บัญชีไว้ใน “ผังบัญชี” (Chart of Account)
หมวดบัญชี คือ การรวบรวมสิ่งที่เหมือนกันเข้าไว้ในหมวดเดียวกัน และมีความหมายเหมือนกัน เช่น รถยนต์ เงินสด เป็นสิ่งที่กิจการครอบครอง ก็จะถือเป็นสินทรัพย์ของกิจการ แต่ถ้าเป็นเจ้าหนี้ เงินกู้ ก็จะถือว่าเป็นหนี้สินของกิจการเพราะมีภาระผูกพันในอนาคต เป็นต้น
การจัดหมวดหมู่ของบัญชี แบ่งเป็น 5 หมวด ได้แก่
1. หมวดสินทรัพย์
2. หมวดหนี้สิน
3. หมวดส่วนของเจ้าของ (ทุน)
4. หมวดรายได้
5. หมวดค่าใช้จ่าย
ผังบัญชี คือ การจัดบัญชีและกำหนดเลขที่บัญชีให้เป็นหมวดหมู่การจำแนกแล้วแต่กิจการจะดำเนินในการจัดหมวหมู่ เพื่อใช้ในการอ้างอิงเมื่อผ่านรายการ จากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไป สามารถแก้ไขปรับปรุงได้ตามความเหมาะสมในแต่ล่ะที่
เลข 1 สำหรับหมวดสินทรัพย์
เลข 2 สำหรับหมวดหนี้สิน
เลข 3 สำหรับหมวดส่วนของเจ้าของ
เลข 4 สำหรับหมวดรายได้
เลข 5 สำหรับหมวดค่าใช้จ่าย
บทความโดย : http://www.mindphp.com
