สมุดรายวันเฉพาะเป็นสมุดรายวันข้นต้นประเภทหนึ่ง เหมาะสำหรับกิจการที่มีรายการค้าเกิดขึ้นจำนวนมาก กิจการแต่ละแห่งจะมีสมุดรายวันเฉพาะกี่เล่มก็ขึ้นอยู่กับลักษณะการดำเนินงานของกิจการนั้นว่ามีความจำเป็นที่จะต้องใช้กี่เล่ม แต่รายการค้าใดที่มีรายการน้อย รายการก็จะบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป
สมุดรายวันเฉพาะที่นิยมใช้กันมาก มีดังนี้
1. สมุดรายวันซื้อ บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
2. สมุดรายวันขาย บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
3. สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด บันทึกรายการส่งคืนสินค้าหรือได้รับส่วนลด กรณีที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
4. สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด บันทึกรายการรับคืนสินค้าหรือให้ส่วนลด กรณีที่ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
5. สมุดรายวันเงินสดรับ บันทึกรายการรับเงินสด
6. สมุดรายวันเงินสดจ่าย บันทึกรายการจ่ายเงินสด
7. สมุดเงินสด บันทึกรายการรับและจ่ายเงินสด
ส่วนรายการใดที่บันทึกในสมุดรายวันเฉพาะไม่ได้ ก็ให้บันทึกในสมุดรายวันทั่วไป
ประโยชน์ของสมุดรายวันเฉพาะ
1. รายการค้าที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง และเป็นประเภทเดียวกันจะถูกจัดเรียงลำดับไว้ในสมุดรายวันเล่มเดียวกัน เพื่อประหยัดเวลาในการบันทึกบัญชี
2. ประหยัดเวลาในการผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เพราะเวลาผ่านบัญชีไม่ต้องผ่านทุกวันเหมือนสมุดรายวันทั่วไป แต่จะใช้ยอดรวมผ่านทุกสิ้นเดือน หรือทุก 15 วัน
3. เพื่อให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดีในการป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้น โดยแบ่งแยกหน้าที่ในการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันเฉพาะแต่ละประเภท
บัญชีคุมยอด และบัญชีแยกประเภทย่อย
ธุรกิจซื้อขายสินค้าจะมีรายการซื้อขายสินค้าที่เป็นเงินสดและเป็นเงินเชื่อจำนวนมาก โดยเฉพาะในการซื้อขายสินค้าเป็นเงินเชื่อจะทำให้ธุรกิจมีเจ้าหนี้การค้า และลูกหนี้การค้ามากมาย
ธุรกิจจึงต้องเปิดบัญชีแยกประเภทสำหรับเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้าแต่ละรายเรียกว่า บัญชีแยกประเภทย่อย ส่วนบัญชีเจ้าหนี้การค้า และบัญชีลูกหนี้การค้าซึ่งเป็นบัญชีรวมยอดเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ของกิจการทั้งหมด เรียกว่า บัญชีคุมยอด
ในธุรกิจซื้อขายสินค้าเมื่อเกิดรายการเกี่ยวกับเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ จะต้องผ่านบัญชีแยกประเภททั้งบัญชีคุมยอด และบัญชีแยกประเภทย่อยของลูกหนี้หรือเจ้าหนี้แต่ละราย บัญชีคุมยอดนี้จะแสดงในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปรวมกับบัญชีแยกประเภททั่วไปกับบัญชีอื่นๆ และยอดคงเหลือในบัญชีย่อยแต่ละรายรวมกันจะต้องเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีคุมยอด
ลักษณะของบัญชีย่อยมีลักษณะเหมือนกับบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีย่อยจะนิยมแสดงแบบยอดคงเหลือเพราะสามารถทราบยอดคงเหลือได้ทันที
สมุดรายวันซื้อ
สมุดรายวันซื้อเป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น ถ้าเป็นการซื้อสินค้าเป็นเงินสดก็จะต้องบันทึกในสมุดเงินสดจ่าย และถ้าเป็นการซื้อสินทรัพย์อื่นเป็นเงินเชื่อก็จะต้องบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป การอ้างอิงหน้าสมุดรายวันซื้อใช้อักษรย่อ “ซ”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันซื้อ และการผ่านรายการ
1. บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อตามใบกำกับสินค้าโดยบันทึกวันเดือนปี วันที่ในใบกำกับสินค้า ชื่อเจ้าหนี้ เงื่อนไขในการชำระเงิน และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันซื้อ
2. ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อแต่ละรายการไปด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันซื้อ และลงเลขหน้าของสมุดรายวันซื้อ (ซ.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันซื้อ แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเดบิตของบัญชีซื้อ (การบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด) หรือบัญชีสินค้าคงเหลือ (การบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง) และทางด้านเครดิตของบัญชีเจ้าหนี้การค้าพร้อมทั้งอ้างอิงถึงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านบัญชี (511/211) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันซื้อและเลขที่หนน้าของสมุดรายวันซื้อ (ซ.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีซื้อหรือบัญชีสินค้าคงเหลือ และบัญชีเจ้าหนี้การค้า
สมุดรายวันขาย
สมุดรายวันขายเป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น ส่วนการขายสินค้าเป็นเงินสดจะต้องบันทึกในสมุดรายวันเงินสดรับ การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันขายใช้อักษรย่อ “ข”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันขาย และการผ่านรายการ
1. บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อตามใบกำกับสินค้าโดยบันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบกำกับสินค้า ชื่อ และจำนวนเงินที่ปรากฏอยู่ในใบกำกับสินค้า ในช่องที่กำหนดไว้ในสมุดรายวันขาย
2. ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อแต่ละรายการไปด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันขาย และลงเลขหน้าของสมุดรายวันขาย (ข.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันขาย แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเครดิตของบัญชีขาย (การบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด) หรือบัญชีสินค้าคงเหลือ (การบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง) และทางด้านเดบิตของบัญชีลูกหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงถึงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านบัญชี (411/112) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันขาย และเลขที่หน้าของสมุดรายวันขาย (ข.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีขาย และบัญชีลูกหนี้การค้า
สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด
สมุดรายวันส่งคืนและส่วนลดเป็นสมุดที่ใช้สำหรับบันทึกการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดเนื่องจากสินค้าที่ส่งมาชำรุด หรือไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ กรณีส่งคืนสินค้าหรือได้รับส่วนลดที่ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด ใช้อักษรย่อ “สค.” ถ้าส่งคืนสินค้าและได้รับเป็นเงินสดจะบันทึกในสมุดเงินสดรับ
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด และผ่านรายการ
1. บันทึกรายการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดตามใบลดหนี้จากลูกค้าหรือใบลดหนี้จากผู้ขาย บันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบลดหนี้ ชื่อเจ้าหนี้ และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด
2. ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการส่งคืนหรือได้รับส่วนลดแต่ละรายการไปด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด และลงเลขหน้าของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (สค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปด้านเครดิตของบัญชีส่งคืนและส่วนลด และทางด้านเดบิตของบัญชีเจ้าหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านรายการ (211/512) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด และเลขหน้าของสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด (สค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีส่งคืนและส่วนลดและบัญชีเจ้าหนี้การค้า
สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด
สมุดรายวันรับคืนและส่วนลด เป็นสมุดที่ใช้สำหรับบันทึกการรับคืนหรือให้ส่วนลดแก่ลูกค้าที่ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ เนื่องจากสินค้าที่ส่งมาชำรุด หรือไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ แต่ถ้ารับคืนสินค้าที่ลูกค้าซื้อเป็นเงินสดและจ่ายเงินสดจะบันทึกในสมุดเงินสดจ่าย การอ้างอิงหน้าในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลดใช้อักษรย่อ “รค.”
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และผ่านรายการ
1. บันทึกรายการรับคืนหรือให้ส่วนลดตามใบลดหนี้จากลูกค้าหรือใบลดหนี้จากลูกค้า บันทึกวันเดือนปี เลขที่ใบลดหนี้ ชื่อลูกหนี้ และจำนวนเงินลงในสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด
2. ทุกสิ้นวันให้ผ่านรายการรับคืนหรือให้รับส่วนลดแต่ละรายการไปด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย P ในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และลงเลขหน้าของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (รค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นเดือนรวมยอดคงเหลือในช่อง “จำนวนเงิน” ของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปด้านเดบิตของบัญชีรับคืนและส่วนลด และทางด้านเครดิตของบัญชีลูกหนี้การค้า พร้อมทั้งอ้างอิงบัญชีแยกประเภทที่ผ่านรายการ (412/112) ไว้ใต้จำนวนเงินรวมของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด และเลขหน้าของสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด (รค.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีรับคืนและส่วนลดและบัญชีลูกหนี้การค้า
บัญชีเงินฝากธนาคาร
กิจการส่วนใหญ่จะใช้บริการของธนาคาร ไม่ว่าจะเป็นการรับเงินหรือจ่ายเงิน การรับเงินอาจจะรับเป็นเช็คหรือเงินสด แล้วนำไปฝากธนาคารไว้เพื่อความปลอดภัย และยังได้ดอกเบี้ยอีกด้วย ส่วนในการจ่ายเงินนั้นกิจการส่วนใหญ่จะจ่ายเป็นเช็คเพื่อความสะดวกและปลอดภัย ดังนั้นในบัญชีเงินสดของกิจการนั้นจึงไม่ได้หมายถึงเฉพาะเงินสดในมือเท่านั้น แต่ยังหมายรวมถึงเงินฝากธนาคารด้วย
การบันทึกบัญชีกรณีกิจการได้รับหรือจ่ายเป็นเช็ค มีดังนี้
กรณีรับเช็คแล้วนำไปฝากธนาคารทันทีในวันที่รับ บันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต เงินฝากธนาคาร xxx
เครดิต ลูกหนี้การค้า/ขาย xxx
กรณีรับเช็คแล้วยังไม่นำไปฝากธนาคารในวันที่รับ บันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต เงินสด xxx
เครดิต ลูกหนี้การค้า/ขาย xxx
กรณีจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นเช็ค บันทึกบัญชีดังนี้
เดบิต ค่าใช้จ่ายต่างๆ xxx
เครดิต เงินฝากธนาคาร xxx
สมุดเงินสด
สมุดเงินสด เป็นสมุดรายวันขั้นต้นที่ใช้สำหรับบันทึกรายการทั้งรับเงินสดและจ่ายเงินสดไว้ในเล่มเดียวกัน ซึ่งเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีรายการเกี่ยวกับการรับเงินสดและจ่ายเงินสดไม่มากนักในแต่ละงวดบัญชี สมุดเงินสดเป็นทั้งสมุดรายวันขั้นต้น และสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปของบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร ดังนั้นเมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชีก็จะต้องหายอดคงเหลือยกไปของบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร เช่นเดียวกับสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป
วิธีการบันทึกบัญชี และการผ่านบัญชีในสมุดเงินสด
1. บันทึกรายการเกี่ยวกับการรับและจ่ายเงินสด โดยบันทึก คำอธิบายรายการ จำนวนเงินในช่องเงินสดหรือช่องเงินฝากธนาคารทางด้านเดบิต ถ้าเป็นการรับเป็นเงินสดหรือเช็ค และบันทึกทางด้านเครดิต ถ้าเป็นรายการจ่ายเป็นเงินสดหรือจ่ายเป็นเช็ค
ถ้าเป็นกรณีรับชำระหนี้หรือจ่ายชำระหนี้ ได้รับส่วนลดจากผู้ขายหรือให้ส่วนลดเงินสดกับผู้ซื้อให้บันทึกจำนวนเงินเท่าที่รับหรือจ่ายจริงในช่องเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร ส่วนที่เป็นส่วนลดให้บันทึกในช่องส่วนลดรับหรือส่วนลดจ่าย กรณีที่เป็นสมุดเงินสด 3 ช่อง
2. ผ่านรายการที่บันทึกไว้ทางด้านเดบิตของสมุดเงินสดไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องในวันที่เกิดรายการนั้นๆ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีในช่อง “อ้างอิง” ของสมุดเงินสดและเลขหน้าของสมุดเงินสด (งส.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภททั่วไป
3. ผ่านรายการที่บันทึกไว้ทางด้านเครดิตของสมุดเงินสดไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องในวันที่รายการนั้นเกิดขึ้น
4. กรณีรายการที่เกี่ยวข้องกับการนำเงินฝากธนาคาร และถอนเงินจากธนาคารทำดังนี้
4.1 เมื่อมีการนำเงินสดฝากธนาคาร จะบันทึกในสมุดเงินสด โดยเดบิตเงินฝากธนาคาร และเครดิตเงินสด รายการนี้จะไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เพราะบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคารอยู่ในสมุดเล่มเดียวกัน ให้ใส่อักษร C ในช่อง “อ้างอิง” ซึ่งหมายถึงรายการที่อยู่ตรงข้ามกัน
4.2 เมื่อมีการถอนเงินจากธนาคารจะบันทึกในสมุดเงินสดโดยเดบิตเงินสด และเครดิตเงินฝากธนาคาร และรายการนี้ก็ไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทเช่นเดียวกัน แต่ให้ใส่อักษร C ในช่อง “อ้างอิง”
5. ทุกสิ้นเดือนรวมยอดในแต่ละช่องของสมุดเงินสด และหาผลต่างทางด้านเดบิตและเครดิต เพื่อหายอดคงเหลือยกไปของสมุดเงินสด ซึ่งก็คือยอดคงเหลือของบัญชีเงินสดและบัญชีเงินฝากธนาคาร
สมุดรายวันเงินสดรับ
สมุดรายวันเงินสดรับ เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการค้าทุกรายการที่ได้รับเป็นเงินสด
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันเงินสดรับและการผ่านรายการ
1. บันทึกรายการรับเงินสด โดยการบันทึกวันเดือนปี คำอธิบายรายการ จำนวนเงินในช่องเดบิต เงินสด เงินฝากธนาคารหรือส่วนลดจ่ายกรณีรับชำระหนี้และให้ส่วนลด และช่องเครดิตบัญชีต่างๆ ซึ่งในที่นี้จะมีช่องเครดิตเฉพาะบัญชีลูกหนี้การค้า และบัญชีขาย ซึ่งเป็นรายการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ส่วนรายการรับเงินจากแหล่งอื่น ให้บันทึกจำนวนเงินในช่อง “บัญชีอื่นๆ” พร้อมชื่อบัญชีที่เครดิตในช่อง “ชื่อบัญชี”
2. ทุกสิ้นวันผ่านรายการรับชำระเงินสดจากลูกหนี้การค้าแต่ละรายการไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย “P” ในช่อง “อ้างอิง” ของช่องเครดิตบัญชีลูกหนี้การค้า ในสมุดเงินสดรับและลงเลขหน้าของสมุดเงินสดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นวันผ่านรายการที่อยู่ในช่อง “บัญชีอื่นๆ” ไปยังบัญชีแยกประเภทนั้นๆ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีในช่อง “อ้างอิง” ในสมุดเงินสดรับ และลงเลขหน้าของสมุดเงินสดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทนั้นๆ ยกเว้นบัญชีที่ปรากฏอยู่ในช่องบัญชีอื่นๆ คือ บัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร ซึ่งเกิดจากการนำเงินฝากธนาคารและถอนเงินจากธนาคาร ไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เนื่องจากรายการทั้ง 2 ประเภทต้องบันทึกทั้งในสมุดเงินสดรับ และสมุดเงินสดจ่าย แต่ให้ใส่เครื่องหมาย C ในช่อง “อ้างอิง” ในบัญชีทั้ง 2 เล่ม หมายถึง ให้ดูรายการที่อยู่ตรงข้ามกัน
4. ทุกสิ้นเดือนให้รวมยอดคงเหลือในช่อง เงินสด เงินฝากธนาคาร และส่วนลดจ่าย แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ และรวมยอดคงเหลือในบัญชีลูกหนี้การค้าและบัญชีขาย แล้วผ่านจำนวนเงินไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีไว้ใต้ช่องยอดรวมในแต่ละช่องของสมุดเงินสดรับและเลขหน้าของสมุดเงินสดรับ (สร.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่สำหรับยอดรวมเครดิตในช่องบัญชีอื่นๆ ไม่ต้องผ่านรายการในวันสิ้นเดือนอีก เพราะในแต่ละรายการได้ผ่านไปยังบัญชีแยกประเภทในตอนสิ้นวันแล้ว
สมุดรายวันเงินสดจ่าย
สมุดรายวันเงินสดจ่าย เป็นสมุดที่ใช้บันทึกรายการค้าทุกรายการที่ได้จ่ายเงินสด
วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันเงินสดจ่าย และการผ่านรายการ
1. บันทึกรายการจ่ายเงินสด โดยการบันทึกวันเดือนปี คำอธิบายรายการ จำนวนเงินในช่องเครดิต เงินสด เงินฝากธนาคารหรือส่วนลดรับกรณีจ่ายชำระหนี้และได้รับส่วนลด และช่องเดบิตบัญชีต่างๆ ซึ่งในที่นี้จะมีช่องเดบิตเฉพาะบัญชีเจ้าหนี้การค้า และบัญชีซื้อ ซึ่งเป็นรายการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ส่วนรายการจ่ายเงินจากแหล่งอื่น ให้บันทึกจำนวนเงินในช่อง “บัญชีอื่นๆ” พร้อมชื่อบัญชีที่เดบิตในช่อง “ชื่อบัญชี”
2. ทุกสิ้นวันผ่านรายการจ่ายชำระหนี้ เจ้าหนี้การค้าแต่ละรายการไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า พร้อมทั้งทำเครื่องหมาย “P” ในช่อง “อ้างอิง” ของช่องเดบิตบัญชีเจ้าหนี้การค้า ในสมุดเงินสดจ่ายและลงเลขหน้าของสมุดเงินสดจ่าย (สจ.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทย่อยเจ้าหนี้การค้า
3. ทุกสิ้นวันผ่านรายการที่อยู่ในช่อง “บัญชีอื่นๆ” ไปยังบัญชีแยกประเภทนั้นๆ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีในช่อง “อ้างอิง” ในสมุดเงินสดจ่าย และลงเลขหน้าของสมุดเงินสดจ่าย (สจ.1) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภทนั้นๆ ยกเว้นบัญชีที่ปรากฏอยู่ในช่องบัญชีอื่นๆ คือ บัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร ซึ่งเกิดจากการนำเงินฝากธนาคารและถอนเงินจากธนาคาร ไม่ต้องผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท เนื่องจากรายการทั้ง 2 ประเภทต้องบันทึกทั้งในสมุดเงินสดรับ และสมุดเงินสดจ่าย แต่ให้ใส่เครื่องหมาย C ในช่อง “อ้างอิง” ในบัญชีทั้ง 2 เล่ม หมายถึง ให้ดูรายการที่อยู่ตรงข้ามกัน
4. ทุกสิ้นเดือนให้รวมยอดคงเหลือในช่อง เงินสด เงินฝากธนาคาร และส่วนลดจ่าย แล้วผ่านจำนวนเงินรวมไปทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ และรวมยอดคงเหลือในบัญชีเจ้าหนี้การค้าและบัญชีซื้อ แล้วผ่านจำนวนเงินไปทางด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทเหล่านี้ พร้อมทั้งลงเลขที่บัญชีไว้ใต้ช่องยอดรวมในแต่ละช่องของสมุดเงินสดจ่ายและเลขหน้าของสมุดเงินสดจ่าย (สจ.) ในช่อง “อ้างอิง” ของบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่สำหรับยอดรวมเดบิตในช่องบัญชีอื่นๆ ไม่ต้องผ่านรายการในวันสิ้นเดือนอีก เพราะในแต่ละรายการได้ผ่านไปยังบัญชีแยกประเภทในตอนสิ้นวันแล้ว
การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป
รายการค้าบางประเภทที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก และไม่สามารถที่นำไปบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้ก็จะนำมาบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป รายการเหล่านี้ได้แก่
1. รายการรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อ และให้ส่วนลดกรณีที่ไม่มีสมุดรายวันรับคืนและส่วนลด
2. รายการส่งคืนสินค้าที่ซื้อเป็นเงินเชื่อและได้รับส่วนลดกรณีที่ไม่มีสมุดรายวันส่งคืนและส่วนลด
3. รายการซื้อขายสินทรัพย์เป็นเงินเชื่อ
4. รายการซื้อขายสินทรัพย์และรับจ่ายเป็นตั๋วเงิน
5. รายการเบิกสินค้าไปใช้ส่วนตัว
6. รายการปรับปรุงบัญชี และเปิดบัญชี เป็นต้น
รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้
ทุกๆ สิ้นเดือนหรือสิ้นงวดบัญชีกิจการควรที่จจะจัดทำรายละเอียดลูกหนี้ และเจ้าหนี้ขึ้นเพื่อให้ทราบว่า ในวันสิ้นงวดกิจการมีลูกหนี้และเจ้าหนี้ค้างชำระทั้งหมดกี่รายเป็นจำนวนเท่าใด และเป็นการพิสูจน์ความถูกต้องของบัญชีคุมยอด และบัญชีแยกประเภทย่อย
ตัวอย่างรายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้จากตัวอย่างเดิม
บริษัท ผจง จำกัด
รายละเอียดลูกหนี้การค้า
วันที่ 31 มกราคา 25x1
ลำดับที่
ชื่อ
จำนวนเงิน
1
2
รวม
บริษัท สีมา จำกัด
ห้างจอมทอง
77,000
18,800
95,800
ยอดรวมของรายละเอียดลูกหนี้จำนวน 95,800 บาท จะเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีลูกหนี้การค้า
บริษัท ผจง จำกัด
รายละเอียดเจ้าหนี้การค้า
วันที่ 31 มกราคา 25x1
ลำดับที่
ชื่อ
จำนวนเงิน
1
2
รวม
บริษัท โรซี่ จำกัด
ร้านสาคร
120,000
10,000
130,000
ยอดรวมของรายละเอียดเจ้าหนี้จำนวน 130,000 บาท จะเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีเจ้าหนี้การค้า
บทความโดย : http://www.chumphon2.mju.ac.th
