เอกสารรับเงิน และเอกสารจ่ายเงินเป็นเอกสารที่ถูกจัดทำขึ้นเพื่อออกเอกสารแทนบุคคลภายนอก ในกรณีที่หลักฐานหรือเอกสารการรับ หรือการจ่ายที่บุคคลภายนอกได้ออกให้กับกิจการไม่สมบูรณ์
เอกสารรับเงิน จ่ายเงินเป็นเอกสารที่มีความสำคัญต่อการทำบัญชีอยู่ไม่น้อย เพราะฝ่ายบัญชีจะต้องนำไปใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชี หรือยื่นกับกรมสรรพากรในอนาคต สำหรับนักบัญชีมือใหม่หรือบุคคลทั่วไปอาจจะยังไม่มั่นใจว่าเอกสารรับ และจ่ายเงินนั้นคืออะไร เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลาต่อจากนี้เราก็มาดูว่าเอกสารรับเงิน จ่ายเงินคืออะไร และเหตุใดทำไมเราจะต้องออกเอกสารรับ และจ่ายเงิน
เอกสารรับเงินเป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับเงินตามที่ตกลงกันไว้แล้ว แต่ในบางครั้งการที่คุณจ่ายออกไปเอกสารการรับเงินที่คุณควรจะได้กลับไม่มี หรือไม่ได้รับมา ซึ่งแต่ละกรณีนั้นจะส่งผลเสียต่อการทำบัญชีของคุณอย่างแน่นอน โดยกรณีที่มักจะเกิดขึ้นบ่อยๆ คือ
เอกสารการจ่ายเงินหรือใบรับรองจ่ายถือว่าเป็นเอกสารที่มีความคล้ายคลึงกับเอกสารรับเงินแต่จะต่างกันตรงที่เอกสารจ่ายเงินผู้มีหน้าที่จัดทำคือคนที่ทำการจ่ายเงิน ซึ่งเอกสารนี้ถือเป็นอีกหนึ่งเอกสารที่มีความสำคัญทางการทำบัญชีหากเกิดการซื้อขายเพื่อนำสินค้า และบริการมาสร้างประโยชน์ให้กับกิจการจริง
แต่ไม่มีหลักฐานของใบรับเงินที่ผู้ขายสินค้าและบริการควรออกให้กับผู้ซื้อเพื่อนำมาเป็นหลักฐานทางการบัญชี หรือหลักฐานยื่นส่งกรมสรรพากร เอกสารการจ่ายเงินจะเป็นตัวช่วยที่ดีที่ทำให้คุณสามารถพิสูจน์ได้ว่าเกิดการใช้จ่ายจริง แต่การออกเอกสารจ่ายเงินมักเกิดความผิดพลาดได้บ่อย โดยเฉพาะกรณีต่อไปนี้
ก่อนจบบทความนี้ข้อย้ำอีกครั้งว่าเอกสารรับเงิน และเอกสารจ่ายเงินเป็นเอกสารที่ถูกออกขึ้นมาเพื่อแทนเอกสารจากบุคคลภายนอกที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งมีความแตกต่างจากใบสำคัญจ่าย ใบสำคัญรับที่อาจจะมีชื่อเรียกคล้ายๆ กันแต่รูปแบบการใช้งานนั้นแตกต่างกันอยู่ไม่น้อย
บทความโดย : https://smemove.com
