การทำบัญชีสำหรับผู้รับเหมาก่อสร้าง (บุคคลธรรมดาไม่จดVAT)

การทำบัญชีสำหรับผู้รับเหมาก่อสร้าง (บุคคลธรรมดาและไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม)

                 เขียนตอนนี้ขึ้นมาเพื่อผู้ประกอบกิจการรับเหมาก่อสร้าง เหตุผลเพราะหลังจากได้ทำงานกับผู้รับเหมาก่อสร้างมาสักระยะ พบปัญหาของผู้รับเหมาคือทำงานจบแล้วทำไมถึงไม่มีเงินเหลือ ไม่ทราบกำไรต้นทุนที่แท้จริงในงานที่ทำ ไม่เข้าใจระบบภาษีที่ถูกหักไว้แล้วนำไปยื่นภาษียังไงส่วนใหญ่เลยไม่ได้ยื่นภาษีปรากฏสรรพากรมีการตรวจสอบและโดนภาษีย้อนหลังเลยก็มาก ทำงานเสร็จแล้วจะต้องเก็บข้อมูลยังไง  ต้องเตรียมตัวสำหรับงานใหม่ยังไง ขอสรุปกระบวนการสำหรับการจัดการสำหรับกิจการรับเหมาก่อสร้างเฉพาะที่เป็นบุคคลธรรมดาและไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หากคุณเป็นผู้รับเหมาก่อสร้างไม่ว่าจะเป็น งานรั้ว งานไฟฟ้า ระบบประปา  งานติดตั้ง ฯลฯ  ถ้าทำให้ถูกต้องก็ไม่มีอะไรต้องกลัวนะคะเรามาเริ่มกันเลย

ก่อนเริ่มงาน

1. รับใบเสนอจ้างงานจากลูกค้า ก่อนเซ็นกลับควรขอใบรายการแสดงปริมาณงาน (BOQ)   และแบบแปลน  เพื่อนำมาตรวจสอบกับรายการแบบก่อสร้างแบบ เพื่อประมาณราคาต้นทุนก่อสร้าง  รวมถึงตรวจสอบข้อกำหนด และระยะเวลาก่อสร้างและเงื่อนไขอื่นๆ ตามที่ลูกค้ากำหนด ให้ละเอียด ถ้าพบข้อสงสัยก็ให้รีบคุยกับลูกค้าขอต่อรองราคา และถ้าหากต้องซื้อวัสดุอุปกรณ์เอง ให้ขอลูกค้าระบุให้สัญญานี้สามารถเบิกล่วงหน้าเพื่อเป็นค่าเตรียมงาน (อย่างน้อย30%ของค่างาน) ถ้าเป็นไปได้ เพื่อให้มีกระแสเงินสดหมุนเวียน

2. เข้าไปดูหน้างาน ถ่ายรูป  วัดพื้นที่  เพื่อนำมาวางแผนงาน

3. กรณีที่ 1 ไม่สามารถตกลงราคากันได้  ยกเลิกงานเสนอราคา  กรณีที่ 2 ลูกค้ารับราคาและเงื่อนไข ก็ให้สรุปรายละเอียดราคาสุดท้ายและเงื่อนไขส่งให้ลูกค้า

4. ลูกค้านัดเซ็นสัญญาจ้างและแจ้งเริ่มงาน ให้ขอรับสำเนาสัญญา (กรณีเป็นลูกค้าทั่วไปให้นำเราเตรียมแบบฟอร์มสัญญาไปให้ลูกค้าเซ็นพร้อมขอสำเนาบัตรประชาชนของลูกค้า  

 ระหว่างก่อสร้าง

1. จัดทำแผนงานก่อสร้าง  เช่น เตรียมวัสดุอุปกรณ์  เตรียมเอกสารใบขออนุญาตต่างๆ   เตรียมคนงาน  เตรียมเครื่องมือเครื่องจักร ตั้งเป้าหมายการทำงาน เพื่อจัดคนให้เข้ากับงานกำหนดงานที่ต้องทำให้ได้ในแต่ละวัน กำหนดวันที่ทำงานจบ

2. ทำงานตามแผนงานที่กำหนดไว้ เปรียบเทียบแผนที่ได้ประมาณการไว้กับการทำงานจริงในแต่ละวันว่าทำได้ตามแผนหรือไม่ หากต่ำกว่าแผนให้รีบหาสาเหตุว่าเพราะอะไรปรับปรุงและแก้ไข จดบันทึก อย่าลืมจดบัญชีค่าใช้จ่ายในแต่ละวันลงในสมุดบัญชี ถ้าทำหลายงาน/โครงการ ให้บันทึกแยกค่าใช้จ่าย โดยใช้ดินสอเขียนที่บิลไว้ซื้อมาสำหรับงานไหน แล้วนำบิลมาลงบัญชีปะหน้าเวลาเก็บเอกสารทำดัชนีแยกให้ชัดเจน

3. ในแต่ละขั้นตอนที่ทำงานให้ถ่ายรูปงานระหว่างก่อสร้างให้ครบและตรงตาม BOQ เมื่อทำงานถึงกำหนดที่สามารถให้เบิกค่างานได้ เช่นในสัญญาอาจระบุว่า ให้เบิกได้ 2 งวด เมื่อทำงานจบตามที่ระบุในสัญญา  ก็ให้ทำเรื่องขอส่งมอบงานงวด 1 เพื่อขอเบิกเงิน จัดทำใบแจ้งหนี้(2ใบต้นฉบับ/คู่ฉบับ) พร้อมรูปภาพประกอบ  เมื่อได้รับเช็คค่างานหรือลูกค้าโอนเงิน ให้ออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า วัน เดือน ปี ที่ออกให้ต้องตรงกับวันที่ได้รับเงิน (ให้ระบุที่ใบเสร็จรับเงิน “กรณีรับเป็นเช็ค ใบเสร็จรับเงินจะสมบูรณ์เมื่อขึ้นเงินได้ตามเช็คแล้วเท่านั้น) จำนวน 2 ใบ (ต้นฉบับและคู่ฉบับ)  ต้นฉบับใบเสร็จให้ลูกค้าสำเนาผู้รับเหมาเก็บไว้เพื่อประกอบบัญชีและอย่าลืมขอใบหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีลูกค้าหักไว้ (ต้องได้มา 2 ใบ ใบที่1เก็บเข้าแฟ้มและบันทึกไว้ในแบบฟอร์มที่ให้มานี้ ดาวน์โหลด และใบที่2นำไปแนบกับสำเนาใบเสร็จตอนเรารับเงิน)  แล้วนำเช็คเข้าบัญชี เก็บสำเนาใบนำฝาก(1)แนบกับสำเนาใบเสร็จรับเงิน(2) สำเนาใบแจ้งหนี้(3) ลงบัญชีรายการรับเงินเก็บเข้าแฟ้ม      ก็เป็นการจบขั้นตอนงวด1  เมื่อเราลงรายการบัญชีรายรับ-รายจ่าย ครบในแต่ละวัน เมื่อจบงวด1 เราก็สามารถทราบในเบื้องต้นว่าเราเดินทางมาถึงตรงนี้เรามีกำไร(ขาดทุน)เบื้องต้นเท่าไรแล้ว ข้อดีของการทำบัญชีอีกข้อคือเมื่อลูกค้าหักเงินที่นอกเหนือจากที่เราลงบัญชีไว้เราก็สามารถทักท้วงได้ทันท่วงที 

4. เมื่อทำงานจบทำเหมือนข้อ 3  เพิ่มเติมคือประเมินผลงานสรุปงาน เคลียร์ของถ้าพบว่ามีของเหลือที่ซื้อมาสำหรับงานนั้นๆ ให้คิดราคาของ ให้นำไปหักออกจากต้นทุนงาน ก็จะได้ตัวเลข กำไร(ขาดทุน) ที่แท้จริง (อย่าลืมเก็บข้อมูลสต็อกสินค้าคงเหลือ)  ถ้าให้ดีให้ผู้รับเหมาทำต้นทุนมาตรฐานไว้ (ตัวเลขมาจากผลงานที่ทำได้ในแต่ละวัน) เพื่อกำหนดทิศทางสำหรับงานโครงการถัดไป เพื่อพัฒนาปรับปรุงงานของเราสม่ำเสมอ อย่าลืมว่ามีผู้รับเหมาในตลาดที่ทำงานเหมือนเราจำนวนมาก หากลูกค้าจะเลือกเราหรือบอกต่อ ต้องทำผลงานให้มีประสิทธิภาพ งานเร็ว เรียบร้อย แล้วเสร็จและส่งมอบได้ก่อนหรือทันเวลา สุขทั้งผู้ให้และผู้รับ แค่นี้ผู้รับเหมาก็สามารถเดินบนเส้นทางนี้ได้อย่างสง่างาม อาจดูโม้หน่อยๆ แต่คือเรื่องจริงนะ

การจัดการเรื่องภาษี

–          กิจการรับเหมาก่อสร้างคืองานบริการซึ่งจะต้องมีการหักภาษีที่ถูกหักไว้ เรียกว่า “หนังสือรับรองการหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ตามมาตรา 50ทวิ ตามประมวลรัษฎากร” ใบที่ 1 ที่เราเก็บไว้ตอนรับเงิน ถึงเวลาต้องนำมาใช้ตอนยื่นภาษีกลางปี(ภ.ง.ด.94) และยื่นภาษีปลายปี (ภ.ง.ด.90)    

–          ให้นำรายการที่เราได้รายรับที่เราได้บันทึกไว้ตอนรับเงินครึ่งปี ตั้งแต่เดือน มกราคม – มิถุนายน  นำไปยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วยแบบ ภงด.94  หักค่าใช้จ่ายเหมา 70%  หลังหักค่าใช้จ่ายนั้นไปหักค่าลดหย่อนที่มีสิทธิหักเหลือเงินได้ก่อนภาษีสุทธิเท่าไร เอาไปคำนวณภาษี  แล้วนำมาหักกับใบหัก ณ ที่จ่ายที่ถูกหักไว้ หากมีภาษีที่ต้องชำระเพิ่ม ก็ให้ชำระเพิ่มเลย แต่หากภาษีที่ถูกหักไว้มากกว่าภาษีที่ต้องชำระก็ยังไม่มีสิทธิ์ขอคืนต้องรอปลายปีก่อน (รายละเอียดการกรอกแบบให้อ่านเพิ่มเติมคำแนะนำที่มีให้ในแบบยื่นภาษี)

–          สิ้นปียื่นแบบภาษี ภงด.90  นำบัญชีที่เราได้สรุปรายได้ที่เกิดขึ้นในปีภาษีทั้งปีนำมาคำนวณแล้วหักค่าใช้จ่ายตามเปอร์เซ็นที่กฏหมายกำหนด (หักค่าใช้จ่ายเหมา 70% )   แล้วหักด้วยค่าลดหย่อนเหลือเท่าไรนำไปคำนวณภาษี

ได้ยอดภาษีเป็นเงินเท่าไร แล้วนำมาหักกับใบหัก ณ ที่จ่ายที่ถูกหักไว้ ค่อยนำภาษีครึ่งปีที่จ่ายไปแล้วมาหักออกก็จะเป็นภาษีที่ต้องจ่ายเพิ่มปลายปี 

เอกสารที่เกี่ยวข้อง

(1)  เอกสารแนบตอนส่งมอบงาน / ขอเบิกเงิน กับลูกค้า (แจ้งหนี้)

         1.1. ใบแจ้งหนี้

         1.2. ใบส่งมอบงาน

         1.3. รูปภาพประกอบ

         1.4. สำเนาบัตรประชาชน

 (2).  เอกสารที่ต้องนำไปให้ลูกค้าตอนรับเงิน

         1.ใบเสร็จรับเงิน 2 ฉบับ (ต้นฉบับให้ลูกค้า สำเนาเราเก็บไว้)

         2  ขอใบหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ถูกหักไว้ จากลูกค้า(ภ.ง.ด.3)  (ถ้ามี)

         3. เช็คหรือเงินสด นำฝากธนาคาร

 เอกสารที่ต้องเก็บเข้าแฟ้มไว้

1. ต้นฉบับหนังสือรับรองการหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ที่ได้รับจากลูกค้า

2. สำเนาใบเสร็จรับเงิน / ใบนำฝากธนาคาร / คู่ฉบับสัญญา  เย็บเข้าเล่มเป็นชุดๆ สำหรับงานนั้นๆ ปะหน้าด้วยใบสรุป

ข้อสำคัญ

1. ต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย ตามแบบฟอร์มที่ให้มา และยอดต้องตรงกับ Statement  

2. อย่ามีประวัติผิดชำระหนี้้

3. สัญญาจ้างงานทั้งหมด  เก็บรายละเอียดผลงานที่ผ่านมา อย่าลืมเก็บ

4. อย่าลืมทำสต็อกสินค้าคงเหลือ

บทความโดย : http://www.isstep.com