ประโยชน์ของการจัดทำงบประมาณทางการเงินก็เพื่อช่วยให้ผู้บริหารและเจ้าของธุรกิจสามารถวางแผนทางการเงินได้ เพราะเงินเป็นเรื่องสำคัญในการทำธุรกิจ ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการที่มีความรู้ ความสามารถและบริหารงานได้ดีมักชอบวางแผนงานล่วงหน้าเพื่อเพิ่มการขาย เพิ่มบุคลากรในแผนกต่าง ๆ และเพื่อการขยายงานด้านการผลิตและค้นหาวิธีการลดต้นทุนของกิจการด้วย การเขียนแผนงานล่วงหน้าจะถูกบันทึกเป็นตัวเลขไว้ในงบประมาณที่ตั้งไว้ เพราะงบประมาณเป็นแผนงานที่แสดงออกมาในรูปของตัวเงินที่ได้ผ่านการพิจารณาและตัดสินใจอย่างรอบคอบแล้ว การใช้งบประมาณตามแผนงานที่ตั้งไว้ก็เพื่อใช้ในการดำเนินกิจกรรมที่เขียนไว้ในแผนปฏิบัติงานของแผนกต่างๆให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ในช่วงระยะเวลาหนึ่งตามงบประมาณ เช่น งบประมาณการลงทุนโครงการก่อสร้างอาคารสำนักงาน ในงบประมาณนั้นก็จะแสดงจำนวนเงินที่ต้องลงทุนและบอกถึงที่มาของแหล่งเงินทุน นอกจากนั้นในงบประมาณยังแสดงรายจ่ายเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการลงทุนตามโครงการที่ได้วางแผนไว้ ในระยะเวลาตามที่งบประมาณกำหนด
การจัดทำงบประมาณจะถูกจัดทำพร้อมกับแผนปฏิบัติงานประจำปี ซึ่งกิจการขนาดเล็กอาจไม่จำเป็นต้องจัดทำงบประมาณให้ครบทุกฝ่ายก็ได้ ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่ต้องการลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายของกิจการควรจัดทำงบประมาณทางการเงินโดยเฉพาะงบประมาณกำไรขาดทุน เพื่อวางแผนการขายโดยการตั้งเป้าหมายของรายได้ และวางแผนการผลิตโดยใช้เป้าหมายการขายเป็นตัวหลัก ส่วนค่าใช้จ่ายในการบริหารและการขายก็ควรนำมาใส่ในงบประมาณให้ครบโดยใช้ข้อมูลค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในอดีตมาเป็นตัวเริ่มต้นและพยากรณ์ว่าเมื่อยอดขายเพิ่มขึ้นค่าใช้จ่ายและต้นทุนจะเพิ่มขึ้นตามอัตราส่วนเดียวกับยอดขายหรือไม่ เช่น เราตั้งเป้าหมายว่าปีหน้ายอดขายจะเพิ่มขึ้นร้อยละ 20 ก็หาข้อมูลในอดีตว่าควรให้มีค่าใช้จ่ายประเภท เงินเดือน ค่าเดินทาง ค่าประชาสัมพันธ์ซึ่งเป็นส่วนเกี่ยวข้องกับการขายเพิ่มขึ้นผันแปรตามยอดขายเท่าใดจึงเหมาะสม การตั้งงบประมาณอาจใช้ตัวเลขที่ใกล้เคียงกับตัวเลขในอดีตมาใช้และจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมพร้อมทั้งอาจเลือกรายการค่าใช้จ่ายบางรายการที่ยังสามารถลดลงได้อีกตั้งงบประมาณที่ลดลดลงเพื่อลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายได้ ผู้จัดทำงบประมาณควรศึกษาก่อนว่าค่าใช้จ่ายใดที่ยังสามารถลดลงได้อีก เช่น ค่าไฟฟ้าสำนักงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลืองสำนักงาน ค่าโทรศัพท์ ค่าเดินทาง เป็นต้น หากเราไม่ได้จัดทำงบประมาณไว้เลยก็ทำให้ไม่ทราบว่าควรจะไปลดค่าใช้จ่ายรายการใดดี สำหรับการจัดทำงบประมาณต้นทุนการผลิตก็ใช้วิธีการเดียวกันโดยหาสัดส่วนของวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตและศึกษาว่ามีรายการวัตถุดิบใดที่ยังสามารถลดลงได้อีกโดยปรึกษากับฝ่ายผลิตว่ามีความเป็นได้เพียงใดในการลดต้นทุนผลิตได้บ้าง ซึ่งต้นทุนที่ลดลงได้นั้น ให้ผู้บริหารนำมาใส่ในงบประมาณของปีต่อไปเพื่อใช้ควบคุมการเบิกจ่ายค่าวัตถุดิบให้ได้ตามงบประมาณนั้น การตั้งงบประมาณที่ต่ำลงนี้จะทำให้ฝ่ายผลิตหาแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพของการผลิตให้เพิ่มขึ้นอีกด้วย ขอยกตัวอย่างการจัดทำงบประมาณกำไรขาดทุนดังนี้
จากตัวอย่างงบประมาณด้านบน ทำให้ผู้บริหารสามารถควบคุมยอดขาย ต้นทุนผลิต และค่าใช้จ่ายให้อยู่ในงบประมาณที่ตั้งไว้และเมื่อถึงปี 2560 ฝ่ายบัญชีก็จะเพิ่มช่องตัวเลขที่เกิดขึ้นจริง (Actual) ใส่เข้าไปเพื่อนำไปเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้ว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่และมีความแตกต่างกันแค่ไหน ดังนี้
จากตัวอย่างการจัดทำงบประมาณและใส่ตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงในไตรมาสแรกของปี 2560 ทำให้ผู้บริหารทราบว่ายอดขายต่ำกว่างบประมาณที่ตั้งไว้ 209,396 บาท (ช่องความแตกต่าง Variance) แปลว่าขายได้น้อยลงในขณะที่ต้นทุนวัตถุดิบใช้ไปเกือบจะเท่ากับงบประมาณที่ตั้งไว้เพียงแต่ใช้ไปน้อยกว่างบประมาณเพียง 2,280 บาท กรณีเช่นนี้ผู้บริหารจะต้องรีบติดตามหาสาเหตุโดยคุยกับผู้จัดการฝ่ายขายและผู้จัดการฝ่ายผลิตเพื่อหาทางแก้ไขยอดขายที่ตกลงในขณะที่ค่าวัตถุดิบลดลงเพียงเล็กน้อย
การลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายด้วยการจัดทำงบประมาณมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารจะต้องติดตามตัวเลขจริงเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้อย่างใกล้ชิดและหาแนวทางการแก้ปัญหาพร้อมทั้งผลักดันฝ่ายต่างๆให้ช่วยกันลดค่าใช้จ่ายทั้งการผลิตและค่าใช้จ่ายในการบริหารอย่างจริงจังและเป็นระบบ การวิเคราะห์ผลแตกต่างงบประมาณและตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงก็เพื่อควบคุมและทำให้บริษัทบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ การจัดทำการวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณกับตัวเลขจริงที่เกิดขึ้นควรจัดทำทุก 1 เดือนหรือ 3 เดือน ก็เพื่อติดตามการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน ความแตกต่างนี้เราเรียกว่า Variance อาจจะไม่บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ (unfavorable) หรือบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ (favorable) ก็ได้
บทความโดย : https://bsc.dip.go.th
