บัญชีโคตรง่าย

ในช่วงเศรษฐกิจขาลง ผลประกอบการมีแนวโน้มถดถอย การหมุนเวียนของสินทรัพย์เพื่อทำรายได้เฉื่อยลง บริษัทใช้เวลานานขึ้นในการขายสินค้าและเก็บเงิน ลูกหนี้ผัดผ่อน ผิดนัดชำระหนี้ ทำให้บัญชีลูกหนี้เพิ่มขึ้น กระแสเงินสดไม่คล่องตัว ส่งผลทางลบในงบการเงิน มีหนี้เสียเพิ่มขึ้น อาการทั้งหลายเหล่านี้ จะปรากฎให้เห็นในงบการเงินซึ่งเป็นสิ่งสะท้อนถึงฐานะการเงิน ผลการดำเนินงาน

เพื่อให้การจัดทำงบทดลองมีความสะดวกรวดเร็วและง่ายขึ้น กิจการควรหายอดคงเหลือด้วยดินสอดำ (Pencil Footing) ของบัญชีต่างๆ เพื่อจัดทำงบทดลองยอดบัญชี (Account Balance) คือ ผลต่างระหว่างยอดรวมเดบิตและยอดรวมเครดิตในแต่ละบัญชีแยกประเภท การหายอดคงเหลือด้วยดินสอดำในบัญชีแยกประเภทต่างๆ อาจคำนวณและแสดงให้เห็นได้ ดังต่อไปนี้ 1. รวมยอดในช่องจำนวนเงินเดบิต แล้วเขียนตัวเลขที่รวมได้ด้วยดินสอดำลงในช่องจำนวนเงินนั้น ให้ชิดกับเส้นบรรทัดสุดท้ายของบรรทัดต่อมา

เมื่องบทดลองมียอดรวมเดบิตเท่ากับยอดรวมเครดิต (In Balance) ถือว่างบทดลองลงตัว แต่ถ้างบทดลองไม่ลงตัว (Out Balance) จะต้องตรวจสอบหาข้อผิดพลาด วิธีหาข้อผิดพลาด ให้เริ่มต้นจากสิ่งสุดท้ายที่ได้กระทำมาแล้วในงบทดลอง แล้วตรวจย้อนขึ้นไปตามลำดับ ก็จะได้พบข้อผิดพลาดที่จุดใดจุดหนึ่ง ซึ่งเป็นสาเหตุทำให้งบทดลองไม่ลงตัว

รูปแบบบัญชีแยกประเภทที่นิยมใช้ มี 2 รูปแบบ คือ 1.บัญชีแยกประเภททั่วไปแบบมาตรฐาน มีลักษณะเป็นแบบตัวที (T) ในภาษาอังกฤษโดยแบ่งออกเป็น 2 ด้าน คือ ด้านซ้ายมือ เรียกว่า ด้านเดบิต ด้านขวามือ เรียกว่า ด้านเครดิต ประเภทของบัญชีแยกประเภทแบ่งออกได้ดังนี้ 1.1 บัญชีประเภทสินทรัพย์ (Assets) หมายถึง บัญชีแสดงสินทรัพย์ที่กิจการเป็นเจ้าของแยกตามประเภทสินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้าคงเหลือ บัญชีวัสดุสำนักงาน บัญชีเครื่องใช้สำนักงาน บัญชีธนาคาร บัญชีที่ดิน เป็นต้น 1.2 บัญชีประเภทหนี้สิน (Liabilities ) หมายถึง บัญชีที่แสดงมูลค่าของหนี้สินที่กิจการต้องชำระให้กับบุคคลภายนอก เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ธนาคาร บัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย บัญชีตั๋วเงินจ่าย เป็นต้น 1.3 บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ (Owner’s Equity) หมายถึง บัญชีแสดงส่วนของเจ้าของที่เพิ่มหรือลดลง ได้แก่ - บัญชีทุน กิจการดำเงินสด สินทรัพย์ และหนี้สินมาลงทุน ทำให้ทุนเพิ่ม - บัญชีรายได้ เมื่อมีรายได้เกิดขึ้น ทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น - บัญชีค่าใช้จ่าย เมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง - บัญชีถอนใช้ส่วนตัว เมื่อนำเงินสดหรือสินทรัพย์ไปใช้ส่วนตัว ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง

งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) เพื่อตรวจสอบหาสาเหตุว่ายอดเงินคงเหลือในบัญชีธนาคารไม่ตรงกับสมุดเงินฝาก สาเหตุที่ทำให้ยอดคงเหลือไม่เท่ากัน 1. เช็คที่กิจการจ่ายไปแล้วแต่ผู้รับยังไม่ได้นำมาขึ้นเงินธนาคาร (Outstanding Check) 2. เกิดจากกิจการได้นำเงินฝากธนาคารแล้ว แต่ธนาคารยังไม่บันทึกเข้าบันบัญชีของกิจการ 3. เกิดจากเงินฝากระหว่างทาง 4. ค่าใช้จ่ายที่ธนาคารคิดเอากับกิจการและได้หักบัญชีแล้ว แต่กิจการยังไม่ทราบ 5. เกิดจากเช็คที่ธนาคารไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้

วงจรบัญชี หมายถึง ลำดับขั้นตอนการจัดทำบัญชี การบันทึกเอกสารรายการค้าลงในสมุดรายวัน และการสรุปผลรายงานทางการเงินแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี วัตถุประสงค์ให้ได้ผลการดำเนินงานและสถานะทางการเงิน ทำให้กิจการได้นำมาใช้ในการวิเคราะห์ตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ว่าแต่วงจรบัญชีหรือที่เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าวัฏจักรทางการบัญชี มีวิธีการจัดทำและบันทึกรายการอย่างไร อะไรบ้างไปดูกันค่ะ

การบันทึกบัญชีด้วยวิธีนี้ เหมาะสำหรับกิจการร่วมค้าที่มีรายการค้าจำนวนมาก และมีระยะเวลาการดำเนินงานค่อนข้างยาว โดยจะมีการเปิดสมุดบัญชีของกิจการร่วมค้าขึ้นมาชุดหนึ่งโดยเฉพาะ เพื่อทำการจดบันทึกรายการค้าของกิจการร่วมค้า ซึ่งการจัดทำบัญชีของกิจการร่วมค้า จะปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีเช่นเดียวกับกิจการทั่วไป มีผู้ทำหน้าที่ในการจดบันทึกรายการบัญชีสำหรับการร่วมค้า จะมีการแต่งตั้งให้ผู้ร่วมค้าคนอื่นๆ รวมไปถึงผู้จัดการจะจดบันทึกรายการบัญชีในสมุดบัญชีของตนเองเฉพาะรายการที่เกี่ยวข้องกับตนเองเท่านั้น

การจัดทำงบพิสูจน์ยอดบัญชีเดินสะพัดสำนักงานใหญ่และสาขา เช่นเดียวกับงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร ระหว่างสำนักงานใหญ่และสาขา ไม่ได้มีเพียงเงินสด ที่ยอดอาจไม่ตรงกัน แต่ยังมีรายการอื่นๆที่อาจไม่ตรงกันด้วย เช่น สินค้าคงเหลือ ค่าใช้จ่าย การเก็บหนี้ ที่จ่ายและเก็บแทนกัน การทำงบการเงินรวมในกรณีที่ยอดดุลของบัญชีสาขาและบัญชีสำนักงานใหญ่ไม่ตรงกัน สาเหตุที่รายการในบัญชีระหว่ากันมียอดดุลไม่เท่ากัน

กาาจัดทำงบการเงินรวม สำนักงานใหญ่จะต้องตัดบัญชีที่ไม่มีผลต่อการตัดสินใจ ดังนี้ 1.ตัดบัญชีเดินสะพัดระหว่างกัน Dr. เดินสะพัดสำนักงานใหญ่ xx Cr. เดินสะพัดสาขา xx

คิดราคาสินค้าในราคาสูงกว่าทุน วิธีนี้มักใช้เมื่อสำนักงานใหญ่ไม่ต้องการให้สาขาทราบต้นทุนแท้จริงของสินค้า แต่ก็ยังมิใช่ราคาขาย ส่งผลให้ต้นทุนสินค้าที่สาขารับจากสำนักงานใหญ่สูง กว่าที่ควรจะเป็น ฉะนั้นกำไรขาดทุนที่สาขาแจ้งมาจึงต้องปรับปรุงให้เป็นกำไรขาดทุนที่แท้จริงก่อน จึงจะนำมารวมกับกำไรขาดทุนของสำนักงานใหญ่ได้ จะมีวิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับกำไรในสินค้า (ส่วนที่เกินกว่าราคาทุน) 2 วิธีคือ - เปิดบัญชีสินค้าส่งไปสาขา-กำไร - เปิดบัญชีสำรองกำไรในสินค้าที่สาขา