สถานะเอกสาร แต่ละสถานะะจะช่วยในการจำแนกเอกสารอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ท่านได้ทราบและสามารถทำการค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่ายยิ่งขึ้น รวมถึงการเรียกดูรายงานตามสถานะเอกสารต่างๆ ได้เช่นกัน ซึ่งแต่ละสถานะเอกสารมีความหมายดังต่อไปนี้

สถานะเอกสารมีทั้งหมด 11 สถานะ ได้แก่

• Draft คือ เอกสารที่ผู้ใช้ยังบันทึกไม่สมบูรณ์ ที่สามารถบันทึกเพิ่มเติมภายหลังได้
• Open คือ เอกสารที่สร้างขึ้นมาใหม่ โดยไม่มีการกำหนดผู้อนุมัติเอกสาร
• Wait Approve คือ เอกสารที่รอการอนุมัติ จากผู้มีสิทธิอนุมัติเอกสาร
• Inprocess คือ เอกสารที่รอการอนุมัติ จากผู้มีสิทธิอนุมัติเอกสาร กรณีที่มีผู้อนุมัติหลายท่าน
• Approve คือ เอกสารใบเสนอราคาที่ผ่านการอนุมัติ จากผู้มีสิทธิอนุมัติเอกสาร สามารถอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายได้ทันที
• Not Approve คือ เอกสารใบเสนอราคาที่ไม่ผ่านการอนุมัติ จากผู้มีสิทธิอนุมัติเอกสาร จะไม่สามารถอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายได้
• Partial คือ เอกสารใบเสนอราคาที่มีการอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายบางส่วนเรียบร้อยแล้ว
• Close คือ เอกสารใบเสนอราคาที่มีการอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายเรียบร้อยแล้ว
• Hold คือ เอกสารใบเสนอราคาที่ถูกพักการใช้งานเอกสารชั่วคราว
• Cancel คือ เอกสารใบเสนอราคาที่ถูกยกเลิก จะไม่สามารถอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายได้
• Clear คือ เอกสารใบเสนอราคาที่ถูกอ้างอิงไปเปิดเอกสารใบสั่งขายบางส่วนเรียบร้อยแล้ว และผู้ใช้ต้องการยกเลิกรายการที่เหลือ