บัญชี ‘สินค้าคงเหลือ’ เป็นบัญชีหนึ่งที่ค่อนข้างควบคุมลำบากนักในทางปฎิบัติ เพราะรายละเอียดมากเหลือเกิน และว่ากันว่าเมื่อใดก็ตามที่ ‘เจ้าหน้าที่กรมสรรพากร’ เรียกตรวจสอบบัญชีดังกล่าว ก็มักจะเจอเหตุการณ์ที่ สินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริง ไม่ตรงกับตัวเลขในบัญชีอยู่ร่ำไป และนำไปสู่การเสียเบี้ยปรับทางภาษีในที่สุด
ธุรกิจประเภท ‘ซื้อมาขายไป’ และ ‘ผลิตสินค้าเพื่อขาย’ ดูจะเป็นธุรกิจที่ผมยกตัวอย่างให้คุณเห็นภาพได้ดีที่สุดครับ เพราะอย่างไรเสียก็จะต้องมี ‘สินค้าคงเหลือ’ อยู่กับธุรกิจอย่างแน่นอน ซึ่งในทางบัญชีนั้น สามารถที่จะให้คำจำกัดความของ ‘บัญชีสินค้าคงเหลือ’ ว่า หมายถึง
- วัตถุดิบ หมายถึง วัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตสินค้าสำหรับกรณี ‘ธุรกิจผลิตสินค้า’
- งานระหว่างทำ หมายถึง สินค้าที่อยู่ระหว่างการผลิตแต่ยังเสร็จไม่สมบูรณ์
- สินค้าสำเร็จรูป หมายถึง สินค้าที่ผลิตเสร็จแล้วและรอการขาย / สินค้าที่ซื้อมาเพื่อรอการจำหน่าย
- อะไหล่/วัสดุสิ้นเปลือง หมายถึง วัสดุสิ้นเปลืองต่างๆที่ไว้ใช้งาน เช่น วัสดุสำนักงาน และ วัสดุโรงงาน เป็นต้น
และด้วยเหตุที่สินค้าคงเหลือของแต่ละกิจการ ก็แตกต่างกันออกไป ทั้งขนาด รูปร่าง ใหญ่ เล็ก ต่างกัน ทำให้การควบคุมและจัดเก็บอาจเกิดข้อผิดพลาดได้โดยง่ายหากไม่มีการวางแผนการควบคุมไว้อย่างรัดกุม เราจะลองมาดูวิธีการควบคุมสินค้าคงเหลือกันครับว่าจะทำได้อย่างไรบ้าง
1. เมื่อได้รับสินค้าจะต้องมีบุคคลากรของหน่วยงานฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งที่แยกจากฝ่ายบัญชี ฝ่ายคลังสินค้าหรือฝายจัดซื้อ ทำหน้าที่ในการตรวจนับและตรวจสอบสินค้าที่ได้รับ
2. จากนั้นต้องมีการออกใบรับสินค้าซึ่งมีสำเนาส่งไปยังส่วนงานต่างๆเพื่อเก็บไว้เป้นหลักฐานโดยส่วนงานที่เกี่ยวข้องได้แก่ แผนกคลังสินค้า, แผนกบัญชี, แผนกจัดซื้อ และแผนกที่ทำการตรวจรับสินค้า
3. มีผู้ควบคุมสินค้าคงเหลือสำหรับการเบิกจ่าย โดยเป็นผู้รักษากุญแจและมีหัวหน้างานคอยควบคุมอีกชั้นหนึ่ง
4. การนำของออกจากคลังสินค้าจะต้องมีใบเบิก /ใบส่งของหรือ ใบกำกับภาษี ทุกครั้ง
5. ตรวจสอบข้อมูลทางบัญชีอย่างสม่ำเสมอ ทั้งการรับสินค้าเข้าหรือจ่ายออกจากคลังสินค้า โดยทำ ‘การตรวจนับสินค้า’ และควรทำมากกว่า 1 ครั้งต่อปี โดยการตรวจนับดังกล่าวจะต้องประกอบไปด้วยเจ้าหน้าที่ 2 ส่วนงานคือ ‘แผนกคลังสินค้า’ ที่รับผิดชอบโดยตรงในการควบคุมพร้อมๆ ไปกับ ‘แผนกบัญชี’ หรือแผนกอื่นๆไปพร้อมๆ กันเพื่อเป็นการตรวจสอบยืนยันกันทั้ง 2 ส่วนงาน โดยบุคคลากรทั้ง 2 ส่วนงานจะต้องลงนามในรายงานการตรวจนับด้วย และต้องจัดทำรายละเอียดของการตรวจนับดังกล่าวด้วย เช่น สรุปจำนวนหน่วยและจำนวนเงินของสินค้าที่ตรวจนับได้ รวมทั้งรายการแยกราคาต่อหน่วย ประเภทของสินค้า และยอดรวมทั้งสิ้น
6. ในกรณีที่สินค้าคงเหลือ มีตำหนิ ชำรุด หรือเสียหาย จะต้องทำการตรวจสอบและจัดทำรายงาน จำนวน ประเภท และความเสียหายที่เกิดขึ้นทันที
7. หากมีการตรวจนับสินค้าและพบว่าสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงไม่ตรงกับตัวเลขทางบัญชีที่ได้บันทึกไว้จะต้องทำรายงานถึงผลแตกต่างดังกล่าวของตัวเลขและขออนุมัติผู้บริหารเพื่อทำการปรับปรุงตัวเลขให้สินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงเท่ากับตัวเลขที่ปรากฏทางบัญชี และนอกจากนี้จะต้องทำการตรวจสอบถึงสาเหตุที่ทำให้ตัวเลขดังกล่าวเกิดความแตกต่างด้วยเพราะอาจเกิดจากการทุจริตภายในองค์กรได้
8. รายงานสินค้าคงเหลือที่ต้องจัดทำได้แก่ สินค้าหมุนเวียนช้า, สินค้าล้าสมัย, สินค้าเกินปริมาณสูงสุดและน้อยกว่าจุดต่ำสุดที่กำหนดไว้ และสินค้าชำรุด
ทั้งนี้ การตรวจนับสินค้ากิจการจะต้องมีวิธีปฏิบัติในการควบคุม ดังนี้
- การกำหนดเลขที่ของเอกสารเกี่ยวกับการรับและจ่ายว่าเป็นการรับหรือการผลิตในช่วงเวลาใดเพื่อป้องกันการบันทึกซ้ำซ้อน
- แยกสินค้าหมุนเวียนช้า ล้าสมัยและชำรุดออกจากสินค้าปกติให้เห็นชัดเจน
- รายการตรวจนับมีเลขที่และบอกสถานที่ตรวจนับ
- มีการสอบทานการตรวจนับ โดยเจ้าหน้าที่ที่ไม่เกี่ยวกับสินค้าหรือบัญชีสินค้า
- สินค้าที่ตรวจนับแล้วมีการทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันการนับซ้ำ
- กรณีสินค้ารับคืนจากลูกค้าต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ที่ได้รับมอบอำนาจในเรื่องนี้โดยเฉพาะและทำการแจ้งฝ่ายขายและฝ่ายบัญชี เพื่อให้ลงบัญชีสินค้าทันที
- สินค้าที่ตัดจากบัญชีแล้วเพราะชำรุด ล้าสมัย เมื่อมีการนำออกนอกคลังสินค้าจะต้องมีการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรเช่นเดียวกับสินค้าปกติ
- เศษวัสดุและผลพลอยได้เมื่อขายออกไปจะมีวิธีปฏิบัติดังนี้
1. มีการอนุมัติโดยกรรมการผู้จัดการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
2. มีการออกใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานการรับเงิน
3. ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชีหรือสมุห์บัญชีตรวจสอบหลักฐานการรับเงินและจำนวนเงินที่ได้รับ
ทั้งนี้การควบคุม ‘สินค้าคงเหลือ’ อาจแตกต่างกันไปแต่ละธุรกิจ ขึ้นอยู่กับ ‘ลักษณะ’ และ ‘ประเภทของสินค้า’ แต่การควบคุมดังกล่าว หากท่านสามารถปฏิบัติได้กว่าครึ่งของทั้งหมดก็สามารถที่จะป้องกันการทุจิรตและควบคุมสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงให้มีจำนวนหน่วยและจำนวนเงินได้ตรงกับข้อมูลทางบัญชีได้มากที่สุด
แหล่งที่มา : Link
