เวลาไปซื้อสินค้า/บริการจากร้านค้าเล็กๆ หรือร้านค้าที่ไม่ได้จดทะเบียนอย่างถูกต้อง เมื่อเราจ่ายเงินซื้อสินค้า/บริการจากร้านค้าเหล่านั้น ทางร้านจะออกเอกสาร “บิลเงินสด” บางครั้งอาจจะมีการแนบนามบัตรร้านค้า หรือไม่ก็ใช้วิธีการประทับตรายางที่มีชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ของร้านค้า
เอกสารหลักฐานที่ทางสรรพากรให้การยอมรับ สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ควรจะมีลักษณะดังนี้
– ชื่อ และที่อยู่ของผู้ขาย
– ชื่อ และที่อยู่ของผู้ซื้อ
– หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือ หมายเลขประจำตัวประชาชน
– รายละเอียดสินค้าหรือบริการ และจำนวนเงิน
– เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
ซึ่งโดยทั่วไปแล้วเอกสารบิลเงินสดจะไม่มีข้อมูลที่ครบถ้วนตามลักษณะข้างต้น ทำให้ไม่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท แต่อย่างไรก็ตามทางสรรพากรก็ช่วยออกเป็นแนวทางการปฏิบัติกรณีที่ผู้ขายออกเอกสารบิลเงินสด เพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท ดังนี้
– จัดทำเอกสารใบรับเงิน ซึ่งจะต้องมีการระบุชื่อผู้รับเงิน ที่อยู่ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/หมายเลขบัตรประชาชน วันเดือนปีที่จ่ายเงิน รายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน และลายเซ็นผุู้รับเงิน
– กรณีเป็นบุคคลธรรมดาควรแนบเอกสารสำเนาบัตรประชาชน พร้อมเซ็นรับรอง
– ควรใช้วิธีการโอนเงินให้กับผู้ขาย กรณีที่มียอดค่าใช้จ่ายสูง พร้อมเอกสาร Payslip หรือหลักฐานการจ่ายชำระเงิน
– กรณีเป็นค่าบริการ จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย พร้อมออกใบรับรองหัก ณ ที่จ่ายให้ผู้ถูกหัก และนำเงินภาษีที่หักไว้นำส่งกรมสรรพากร
บทความโดย : http://www.asiasmartconsulting.co.th
