วงจรบัญชี หมายถึง ลำดับขั้นตอนการจัดทำบัญชี การบันทึกเอกสารรายการค้าลงในสมุดรายวัน และการสรุปผลรายงานทางการเงินแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี วัตถุประสงค์ให้ได้ผลการดำเนินงานและสถานะทางการเงิน ทำให้กิจการได้นำมาใช้ในการวิเคราะห์ตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ว่าแต่วงจรบัญชีหรือที่เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าวัฏจักรทางการบัญชี มีวิธีการจัดทำและบันทึกรายการอย่างไร อะไรบ้างไปดูกันค่ะ

การบันทึกบัญชีด้วยวิธีนี้ เหมาะสำหรับกิจการร่วมค้าที่มีรายการค้าจำนวนมาก และมีระยะเวลาการดำเนินงานค่อนข้างยาว โดยจะมีการเปิดสมุดบัญชีของกิจการร่วมค้าขึ้นมาชุดหนึ่งโดยเฉพาะ เพื่อทำการจดบันทึกรายการค้าของกิจการร่วมค้า ซึ่งการจัดทำบัญชีของกิจการร่วมค้า จะปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีเช่นเดียวกับกิจการทั่วไป มีผู้ทำหน้าที่ในการจดบันทึกรายการบัญชีสำหรับการร่วมค้า จะมีการแต่งตั้งให้ผู้ร่วมค้าคนอื่นๆ รวมไปถึงผู้จัดการจะจดบันทึกรายการบัญชีในสมุดบัญชีของตนเองเฉพาะรายการที่เกี่ยวข้องกับตนเองเท่านั้น

การจัดทำงบพิสูจน์ยอดบัญชีเดินสะพัดสำนักงานใหญ่และสาขา เช่นเดียวกับงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร ระหว่างสำนักงานใหญ่และสาขา ไม่ได้มีเพียงเงินสด ที่ยอดอาจไม่ตรงกัน แต่ยังมีรายการอื่นๆที่อาจไม่ตรงกันด้วย เช่น สินค้าคงเหลือ ค่าใช้จ่าย การเก็บหนี้ ที่จ่ายและเก็บแทนกัน การทำงบการเงินรวมในกรณีที่ยอดดุลของบัญชีสาขาและบัญชีสำนักงานใหญ่ไม่ตรงกัน สาเหตุที่รายการในบัญชีระหว่ากันมียอดดุลไม่เท่ากัน

กาาจัดทำงบการเงินรวม สำนักงานใหญ่จะต้องตัดบัญชีที่ไม่มีผลต่อการตัดสินใจ ดังนี้ 1.ตัดบัญชีเดินสะพัดระหว่างกัน Dr. เดินสะพัดสำนักงานใหญ่ xx Cr. เดินสะพัดสาขา xx

คิดราคาสินค้าในราคาสูงกว่าทุน วิธีนี้มักใช้เมื่อสำนักงานใหญ่ไม่ต้องการให้สาขาทราบต้นทุนแท้จริงของสินค้า แต่ก็ยังมิใช่ราคาขาย ส่งผลให้ต้นทุนสินค้าที่สาขารับจากสำนักงานใหญ่สูง กว่าที่ควรจะเป็น ฉะนั้นกำไรขาดทุนที่สาขาแจ้งมาจึงต้องปรับปรุงให้เป็นกำไรขาดทุนที่แท้จริงก่อน จึงจะนำมารวมกับกำไรขาดทุนของสำนักงานใหญ่ได้ จะมีวิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับกำไรในสินค้า (ส่วนที่เกินกว่าราคาทุน) 2 วิธีคือ - เปิดบัญชีสินค้าส่งไปสาขา-กำไร - เปิดบัญชีสำรองกำไรในสินค้าที่สาขา

วิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสาขาสามารถทำได้ 3 วิธี คือ วิธีที่ 1 สำนักงานใหญ่บันทึกรายการค้าเกี่ยวกับสาขาเอง สำนักงานใหญ่จะเป็นฝ่ายเก็บบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสาขารวมหรือแยกจากรายการของสำนักงานใหญ่ โดยให้สาขาส่งเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นทั้งสิ้นมาให้สำนักงานใหญ่เพื่อบันทึกบัญชีโดยละเอียด การดำเนินงานของสาขาในลักษณะนี้คล้ายกับตัวแทน ใช้กับสาขาที่เพิ่งตั้งขึ้นใหม่ ยังมีรายการค้าไม่มาก และสำนักงานใหญ่ยังไม่ให้อิสระในการดำเนินงาน วิธีที่ 2. บันทึกบัญชีทั้งที่สำนักงานใหญ่และสาขา เมื่อสาขาบันทึกรายการค้าในสมุดบัญชีของสาขาแล้วจึงส่งรายงานให้สำนักงานใหญ่เพื่อให้สำนักงานใหญ่บันทึกบัญชีเช่นเดียวกัน จะทำให้สำนักงานใหญ่ทราบผลการดำเนินงานของสาขาโดยไม่ต้องรอให้สาขารายงาน แต่จะทำให้สิ้นเปลืองทรัพยากรในการดำเนินงาน ข้อดี ทันเวลา ซึ่งปัจจุบันสามารถทำได้โดยใช้ระบบออนไลน์ ระหว่างสำนักงานใหญ่และสาขา โดยใช้ระบบสารสนเทศ ข้อเสีย สิ้นเปลือง ซ้ำซ้อน ต้นทุนสูง วิธีที่ 3 สาขาบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นเองโดยสมบูรณ์ตามหลักบัญชีคู่ วิธีนี้เป็นวิธีที่นิยมมากที่สุด เมื่อสาขาบันทึกบัญชีตามรายการค้าที่เกิดขึ้น (โดยเปิดบัญชี "เดินสะพัดสำนักงานใหญ่") และทำการปิดบัญชีแล้ว จึงจัดทำงบการเงินของสาขา หลักจากนั้นจึงส่งงบทดลองให้สำนักงานใหญ่เพื่อให้สำนักงานใหญ่นำไปจัดทำงบการเงินรวม (โดยสำนักงานใหญ่จะเปิดบัญชี "เดินสะพัดสาขา") เพื่อแสดงฐานะการเงินและผลการดำเนินงานโดยรวมของสำนักงานใหญ่และสาขา การตัดบัญชีเพื่อจัดทำงบการเงินรวม เมื่อสำนักงานใหญ่ส่งสินค้าไปให้สาขาในราคาทุนมีหลักการตัดัญชี ดังนี้

งบการเงินรวม งบการเงินรวม หมายถึง งบการเงินของกลุ่มกิจการ (ซึ่งกลุ่มกิจการ หมายถึง บริษัทใหญ่และบริษัทย่อย ) ที่มีการนำเสนอสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าผู้ถือหุ้น รายได้ ค่าใช้จ่าย และกระแสเงินสดของบริษัทใหญ่และบริษัทย่อยเสมือนว่าเป็นของหน่วยงานทางเศรษฐกิจหน่วยงานเดียวกัน งบที่จัดเตรียมขึ้นนสาหรับบริษัทใหญ่และบริษัทย่อยเรียกว่า “งบการเงินรวม” (Consolidated financial statements) ซึ่งประกอบด้วยงบกาไรขาดทุนเบดเสร็จรวมงบกาไรสะสมรวมงบรวม และงบกระแสเงินสดรวม

การบัญชีด้านสำนักงานใหญ่ การบันทึกบัญชีสำหรับรายการที่เกี่ยวข้องกับสินค้าที่ส่งให้สาขา แยกเป็นแต่ละวิธีของการแจ้ง ราคาสินค้าที่ส่งให้สาขาทราบและ วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าดังนี้ - เมื่อส่งสินค้าให้สาขา ในราคาทุน การบันทึกบัญชีเป็นดังนี้

การบัญชีเกี่ยวกับสินค้าส่งไปให้สาขา การจัดส่งสินค้าของสำนักงานใหญ่ไปให้สาขาย สำนักงานใหญ่มีวิธีการแจ้งราคาแก่สาขาที่แตก ต่างกันขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละกิจการ ราคาสินค้าที่สำนักงานใหญ่แจ้งให้สาขาทราบอาจเป็นราคาใด ราคาหนึ่งดังนี้ 1) ราคาทุนของสำนักงานใหญ่ (Home Office Cost) เป็นวิธีที่มีแนวคิดว่ากำไรที่เกิดขึ้นเป็นผลการดำเนินงานของสาขาทั้งสิ้น สำนักงานใหญ่สามารถ นำกำไรขาดทุนที่สาขาแจ้งมารวมกันกับกำไรขาดทุนของสำนักงานใหญ่ได้เลยไม่ต้องปรับปรุงแต่ประการใด และ สินค้าคงเหลือของสาขาก็แสดงด้วยราคาทุนที่ได้มาแล้วซึ่งเป็นราคาที่เหมาะสมจึงไม่ต้องมีการปรับปรุง

ในการประกอบธุรกิจต่างๆ สิ่งที่ผู้ประกอบธุรกิจต้องการนอกจากความมั่นคงของกิจการแล้ว ธุรกิจยัง ต้องการความเจริญเติบโตของธุรกิจโดยการขยายกิจการให้ใหญ่ขึ้น มีสาขาเพิ่มมากขึ้นทั้งในประเทศและต่าง ประเทศ มีการกระจายสินค้าให้ถึงมือผู้บริโภคโดยผ่านตัวแทนการจัดจำหน่ายเโดยให้สิ่งจูงใจแก่ตัวแทนการ จำหน่ายที่เพียงพอเป็นการตอบแทน ซึ่งกลยุทธ์เหล่านี้มีการนำมาใช้ค่อนข้างแพร่หลายเพื่อความมั่นคงทางการเงิน และการเจริญเติบโตอย่างต่อเนื่อง