BLOG myAccount Cloud

บัญชีที่ทำกันโดยทั่วไป ได้แก่ บัญชีเงินเดือน (payroll) การออกใบกำกับสินค้า (invoice) บัญชีลูกหนี้ (account receivable) การรับเงิน (cash receipts) บัญชีเจ้าหนี้ (account payable) การพิมพ์เช็คและหักบัญชี (check writing and reconciliation) เป็นต้น การทำบัญชีเงินเดือนนั้น เดิมมักจะเป็นงานที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นงานแรกของธุรกิจต่างๆ เพราะจะได้ทดลองการใช้คอมพิวเตอร์ โดยไม่มีผลกระทบกระเทือนแต่อย่างใดกับลูกค้า เมื่อพนักงานคุ้นเคย และยอมรับการใช้คอมพิวเตอร์ จึงค่อยขยายงานไปด้านอื่นๆ ขั้นตอนแรกของการทำบัญชีเงินเดือนก็คือ การจัดทำแฟ้มข้อมูลหลักว่า มีใครเป็นพนักงานบ้าง อยู่ที่ใด อัตราเงินเดือนเท่าใด หักภาษีและอื่น ๆ เท่าใด ต่อจากนั้นทุกงวดจะต้องแจ้งให้คอมพิวเตอร์ทราบว่า มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่ เช่น ผู้ใดเข้าหรือออก ผู้ใดทำงานนอกเวลา และผู้ใดลาหยุดเกินกำหนดจนต้องหักเงินเดือน แล้วคอมพิวเตอร์ก็จะคำนวณเงินเดือน เงินหักต่างๆ แล้วพิมพ์รายการ พิมพ์เช็ค และพิมพ์รายงานสรุปต่างๆ ได้

การจ่ายเงินจะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าแผนกของแต่ละแผนกที่เกิดรายจ่ายเจ้าหนี้จะต้องตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ ให้ถูกต้องและครบถ้วนก่อนทำใบสำคัญจ่ายและให้มีการหมุนเวียนสับเปลี่ยนหน้าที่บ้าง และกำาหนดอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจน

ในอดีต ภาพของนักบัญชีคือบุคคลที่ไม่ค่อยสมาคมกับใครเพราะวันทั้งวันเคร่งเครียดกับการ เดบิท เครดิต ตัวเลข บางครั้งใช้เวลาทั้งวันเพื่อจะควานหาตัวเลขที่ขาดหายจากบัญชีไปเพียงบาทสองบาท เพื่อให้ปิดงบลงตัว แต่ในวันนี้เมื่อรูปแบบของการทำบัญชีได้เปลี่ยนไปสู่ การบัญชีเพื่อการจัดการ ก็เลยส่งผลให้นักบัญชีมีพัฒนาการไปไกลจากจุดเดิมเป็นอย่างมาก เพราะเมื่อเร็วๆ นี้ ได้มีการสำรวจความคิดเห็นของนักบัญชี ในสหรัฐอเมริกาและพบว่ามีการปรับตัวในด้านต่างๆ มากมาย จึงนำมาเล่าสู่กันฟัง ดังต่อไปนี้

รายงานทางการเงิน รายงานทางการเงินหรือที่รู้จักคุ้นเคยกันว่า “งบการเงิน” เป็นรายงานที่จัดทำตามรอบระยะเวลาบัญชี เพื่อแสดงถึงฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันสิ้นงวดและแสดงผลประกอบการของกิจการในรอบระยะเวลาบัญชีนั้น รวมทั้งการเปิดเผยข้อมูลทางการเงินที่เกี่ยวข้อง ตามกฎหมายผู้บริหารต้องนำส่งงบการเงินปีละ 1 ครั้งให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากระทรวงพาณิชย์ ข้อมูลที่นำส่งกระทรวงพาณิชย์นั้นถือเป็นข้อมูลสาธารณะ กิจการจึงต้องจัดทำรายงานทางการเงินโดยปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป

โปรแกรมบัญชีสำหรับผู้บริหารรุ่นใหม่ ผู้บริหารรุ่นใหม่จะใช้โปรแกรมบัญชีช่วยในการทำงาน โดยใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่บันทึกลงไปในโปรแกรม ถูกนำมาประมวลผลและสรุปเป็นรายงานเพื่อวางแผนในการดำเนินธุรกิจ ตัวอย่างเช่น อยากรู้ว่าเดือนสิงหาคม ของทุกปี ยอดขายของบริษัทฯ เราเป็นอย่างไร ก็สามารถเป็นเรียกดูข้อมูลยอดขายของเดือนสิงหาคม ของปีก่อนๆ ถ้ายอดขายในเดือนนี้ไม่ดี ก็จะวางแผนงานกระตุ้นการขายไว้ล่วงหน้า หรือ หากต้องการลงทุนในเดือนหน้า ก็จะดูยอดลูกหนี้คงค้างว่ามีใครบ้าง และมียอดค้างชำระอยู่เท่าไร รวมไปถึงยอดยอดค้างชำระที่ต้องชำระให้กับเจ้าหนี้มีใครบ้าง ยอดชำระเท่าไร คล้ายกับการพยากรณ์หรือคาดการเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น แต่มีข้อมูลที่ช่วยรองรับการตัดสินใจ ซึ่งจะช่วยให้แผนงานรัดกุมมากขึ้น การจะนำข้อมูลทางธุรกิจเหล่านี้มาช่วยในการดำเนินธุรกิจ คงจะไม่ใช่แค่เพียง 1-2 เดือน แต่จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลย้อนหลังอย่างน้อย 2 ปี เพื่อใช้เปรียบเทียบกับปีปัจจุบัน หรือ ให้เห็นแนวโน้มของธุรกิจว่าเป็นอย่างไร การตัดสินใจนำ โปรแกรมบัญชี มาใช้ในวันนี้ ถือว่าเป็นการเริ่มต้นการสะสมข้อมูลอันมีค่าของธุรกิจที่ไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ และ เป็นข้อมูลแห่งความเป็นจริงเฉพาะของกิจการเราเท่านั้นคนอื่นจะเอาไปใช้ก็ไม่ได้

ธุรกิจที่มีการควบคุมภายในที่ดีควรจะใช้ระบบใบสำคัญสั่งจ่าย เพื่อควบคุมรายการจ่ายเงินโดยกำหนดให้มีการจ่ายด้วยเช็ค นอกจากการจ่ายเงินจำนวนเล็กน้อยให้จ่ายด้วยเงินสดย่อย ซึ่งมีแผนกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเงินสดจ่าย

เครื่องบันทึกเงินสดและกำหนดให้ผู้มีหน้าที่ถือกุญแจโดยเฉพาะ และเปิดเครื่องเพื่อนำเทปภายในเครื่องไปตรวจสอบเมื่อสิ้นวันแต่ละวัน และเงินที่ได้รับในแต่ละวันนำฝากธนาคารทันทีและนำสำเนาใบสำเนาฝากแนบไว้กับรายงานการรับเงินประจำวัน

เงินสดรับผ่านไปแยกประเภท การลงรายการในสมุดเงินสดรับอาจใช้รายละเอียดจากใบเสร็จรับเงินแต่ละใบก็ ได้แต่ถ้าในวันหนึ่งมีการรับเงินหลายรายการควรสรุปยอดใบเสร็จรับเงินทั้งหมดลงในรายการรับเงินประจำวันและใช้ยอดรวมจากรายงานนี้ไปลงในสมุดเงินสดรับ

ลูกหนี้การค้าถือเป็นหัวใจหลักตัวหนึ่งที่กระทบกับสภาพคล่องของธุรกิจ ถ้าธุรกิจบริหารจัดการลูกหนี้การค้าไม่ดี ขายของเป็นเงินเชื่อแล้วไม่สามารถเก็บเงินได้ ต้องแทงลูกหนี้การค้าเป็นหนี้สูญ ธุรกิจมีปัญหาเงินขาดมือ ต้องไปกู้หนี้ยืมสินเพิ่มเพื่อหมุนเงิน สุดท้ายจะส่งผลกระทบมายังนักลงทุนที่อาจไม่ได้รับเงินปันผลในปีนั้นเนื่องจากบริษัทมีเงินสดขาดมือ ดังนั้นในฐานะนักลงทุนเราควรเลือกลงทุนกับบริษัทที่มีความสามารถในการจัดการหนี้สินที่ดีจะทำให้ถือหุ้นได้อย่างกินอิ่มนอนหลับ

การวางแผนออมเงินและลงทุน คือ กระบวนการในการจัดการทรัพย์สิน เพื่อคาดหวังมูลค่าที่จะเพิ่มขึ้นในอนาคต การวางแผนการลงทุนจะต้องคำนึงถึงปัจจัยหลัก คือ เรื่องของความเสี่ยง ซึ่งจำเป็นต้องสอดคล้องระดับความเสี่ยงที่ลูกค้ายอมรับได้